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Tâches

La gestion des tâches vous permet de définir des tâches récurrentes pour deux types de tâches :

  • Alerte : vous pouvez planifier une alerte fixe avec un intervalle de répétition.
  • Contact information reminder : un rappel est planifié pour les personnes qui n’ont pas confirmé leurs informations personnelles dans une période spécifiée. Cela s'applique à toutes les personnes d'un service qui ont enregistré une adresse e-mail sous "E-mail du compte utilisateur".

Paramètres de tâche

  • Name : il s’agit du nom de la tâche.
  • Joy Type : choisissez entre « Alerte » et « Contact Information Reminder ».
  • Department : il s’agit du département pour lequel cette tâche est disponible. Veuillez noter que pour le rappel de confirmation de contact, toutes les personnes, y compris l'unité organisationnelle subordonnée, seront notifiées si elles correspondent au délai fixé.
  • Execution range : il s’agit de la période pendant laquelle la tâche est active. Si le point de départ est obligatoire, il est possible de ne pas définir de fin.
  • Repeat interval : il s’agit de l’intervalle pendant lequel la tâche sera exécutée.
    • Toutes les x minutes (minimum 5 minutes)
    • Toutes les heures
    • Tous les jours
    • Toutes les semaines
    • Tous les mois
    • Personnalisé → « User defined period »

Propriétés de déclenchement des alertes

  • Alerte : ce paramètre permet de sélectionner le département et l’alerte souhaitée via une liste déroulante.
  • Alarm text : texte d’alerte utilisé pour le déclenchement correspondant.

Propriétés de confirmation des coordonnées

  • Seuil (jours) : les personnes qui n’ont pas confirmé leurs coordonnées recevront un rappel au cours de la période sélectionnée.
  • Reminder message : ce champ permet de saisir un texte personnalisé. Si ce champ reste vide, le texte par défaut sera envoyé.
Notez que seules les personnes disposant d'une adresse électronique et / ou d'un dispositif d'application seront notifiées. Si les deux sont configurés, le système contactera la personne sur les deux appareils. En fonction de la configuration du système, il est possible que, si aucune adresse électronique de compte n'est utilisée, le premier dispositif de messagerie de la liste des dispositifs soit notifié.
La notification sur ce dispositif de messagerie standard est uniquement destinée à la prise en charge du déploiement de l’application mobile. La personne ne peut pas confirmer les coordonnées sans l’application mobile ou l’adresse e-mail du compte.

Gestion des données de contact 

Mettre à jour régulièrement les informations de chaque personne peut représenter un effort considérable.  

C’est pourquoi vous pouvez notifier les personnes par e-mail ou message via l’application afin qu’elles mettent à jour leurs données de temps à autre. 

Les personnes qui ne disposent pas de compte ENS+ peuvent obtenir un mot de passe à usage unique pour mettre à jour leurs données de contact. 

Pour ce faire, allez dans « Gestion des tâches » dans la « Configuration des alarmes » et créez de « Nouveaux paramètres de tâche ». 

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Maintenant, entrez « Rappel des informations de contact » comme type de tâche dans le menu déroulant : 

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La notification peut être envoyée à l’ensemble de l’unité d’organisation ou à des personnes sélectionnées : 

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Vous pouvez personnaliser le message comme bon vous semble ou l’adapter à chaque personne grâce à des éléments de message intelligents (par exemple, le prénom, le nom de famille, le lien, etc.) 

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L’objet de l’e-mail sera automatiquement généré en fonction de la langue choisie. 

Le lien figurant dans l’e-mail mène directement à la page de la personne, ce qui lui permet de consulter et de modifier immédiatement ses données personnelles. 

La génération de message par défaut permet de rédiger rapidement un message : 

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