Réunions

Anita Wilknitz mis à jour de Anita Wilknitz

Le module Réunion de FACT24 CIM est conçu pour vous aider à préparer, planifier et mener des réunions directement dans FACT24 CIM.

Le module prend en charge l'intégralité du processus de réunion, de la création de modèles réutilisables et de l'invitation des participants à la planification des réunions récurrentes et à la tenue de la réunion.

Grâce au module Réunion, vous pouvez :

  • Créez à l'avance des modèles de réunion pour les formats de réunion récurrents ou standardisés.
  • Définissez le niveau de la réunion en sélectionnant Stratégique, Tactique ou Opérationnel.
  • Définissez le statut de la réunion sur Brouillon ou Publié.
  • Planifiez la réunion en précisant une date et une heure.
  • Intégrez-vous aux calendriers Microsoft pour synchroniser les invitations aux réunions.
  • Ajoutez un titre pour identifier clairement la réunion.
  • Spécifiez un lieu ou créez une réunion Microsoft Teams pour une participation virtuelle.
  • Ajoutez une description contenant les informations et le contexte pertinents.
  • Élaborer un ordre du jour pour structurer la réunion et préparer les sujets de discussion.
  • Invitez directement les participants à la réunion. Vous pouvez ajouter des utilisateurs, des contacts ou des groupes ENS+, mais il n'est pas possible d'ajouter des participants externes pour le moment.
  • Planifiez des réunions récurrentes pour les réunions et les routines régulières.
  • Tenez la réunion dans FACT24 CIM , en utilisant les informations et l'ordre du jour préparés.
L'intégration de Microsoft Calendar et Teams doit d'abord être activée pour votre organisation. Veuillez contacter votre représentant F24 pour activer cette fonctionnalité.

Toutes les réunions créées dans FACT24 CIM sont accessibles depuis la Vue d'ensemble des réunions, offrant ainsi un point central pour y accéder et les gérer.

Depuis l'aperçu de la réunion, vous pouvez :

  • Consultez toutes vos réunions en un seul endroit.
  • Accédez aux détails de la réunion , notamment la date, l'heure, le lieu, les participants, la description et l'ordre du jour.
  • Organisez la réunion directement depuis FACT24 CIM
  • Modifiez les détails de la réunion chaque fois que des changements sont nécessaires.
  • Ajouter des participants supplémentaires à une réunion existante
  • Ajoutez des pièces jointes pour chaque point de l'ordre du jour afin de fournir les documents pertinents et des informations complémentaires pour la réunion.
  • Ajoutez des tâches pour chaque point de l'ordre du jour afin de consigner et d'attribuer des actions de suivi directement au sein de la réunion.

  • Envoyez un compte rendu de réunion après la fin de celle-ci afin de partager les résultats et les informations pertinents avec les participants ou les autres parties prenantes.
  • Consignez la réunion dans le dossier de l'incident afin de garantir que la réunion et ses résultats soient documentés dans l'historique de l'incident.

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