Rapports en CIM
Rapports en CIM
Accédez aux Points de situation via l’élément de menu Modules.
Vous pouvez également cliquer sur Accéder aux derniers rapports sous l’en-tête Détails de l’incident > dans l’espace de travail de l’incident.
Le module Point de situation s’affiche sur le côté droit de l’écran.
Vue Liste
Les informations de la liste sont présentées dans des colonnes. Les types d’informations affichées dans la vue Liste, les en-têtes de colonne et l’ordre des colonnes peuvent varier d’une installation à l’autre. Voici les types d’informations qui peuvent être présentés dans la liste, avec leurs noms par défaut :
- Date – Date de la dernière mise à jour du rapport.
- Niveau – Indique les rôles qui peuvent accéder à ce rapport : stratégique, tactique et/ou opérationnel.
- Titre – Titre du rapport. Si le titre est généré automatiquement, le nom du modèle utilisé lors de la génération du rapport sera inclus dans le titre.
- Author – Nom de l’utilisateur qui a enregistré le rapport ou nom de l’organisation qui a envoyé le rapport.
- Flag – Les rapports marqués d’un indicateur comportent un indicateur qui remplace l’espace réservé dans la colonne Flag.
- Statut – Statut actuel dans le flux de documents. Les statuts disponibles dans les éléments de menu utilisant le flux de documents standard sont Brouillon, Open for comments, Sent to Approver et Approved/Not Approved.
Les fonctions disponibles pour chaque rapport sont accessibles en cliquant sur :
- Modifier () – Cliquez sur ce bouton pour modifier le rapport.
- Supprimer () – Cliquez sur ce bouton pour supprimer le rapport.
- Restaurer () – Cliquez sur ce bouton pour restaurer le rapport supprimé. Ce bouton n’est disponible que pour les rapports supprimés.
Pour trier les rapports du panneau en fonction de valeurs de colonne, cliquez sur l’en-tête de la colonne correspondante.
La barre Fonctions de la vue Liste contient les éléments suivants :
- Nouveau – Cliquez sur ce bouton pour ajouter un rapport. Pour plus de détails, voir Ajouter un rapport.
- Recherche – Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la barre de recherche. Pour plus de détails, voir Effectuer une recherche.
- Fonctions () – Pointez sur ce bouton pour ouvrir un menu contenant les commandes suivantes :
- Modèles – Cliquez sur ce bouton pour gérer les modèles du type de rapport utilisé dans l’élément de menu avec lequel vous travaillez.
- Imprimer – Cliquez sur ce bouton pour imprimer tous les rapports affichés dans la vue Liste.
- Recycle bin/Close recycle bin – Cliquez sur cette option pour basculer entre la corbeille et la liste des rapports qui ne sont pas supprimés.
Ajouter un nouveau rapport
Cliquez sur Nouveau dans la barre Fonctions.
Ce formulaire peut être rempli par les rôles de gestion de crise dans la fenêtre de droite.
Renseignez les attributs suivants pour le rapport :
- Niveau : indique les rôles qui peuvent accéder à ce rapport. Choisissez entre stratégique, tactique et opérationnel. Vous pouvez basculer entre plusieurs choix.
- Modèle : Point de situation est la valeur par défaut pour CIM starter, mais si votre CIM Administrateur a créé d’autres modèles, ils s’afficheront dans une liste déroulante ici.
- Statut : indique où ce rapport se trouve actuellement dans le flux de documents. Un brouillon n’est pas visible pour les autres utilisateurs. Avec l’option Open for comments, il est possible d’ouvrir le rapport aux commentaires des autres utilisateurs CIM Équipe de gestion de crise jusqu’à la date butoir définie dans le champ qui s’affiche. Sélectionnez Send to approver pour demander à quelqu’un de lire votre rapport et de l’approuver. Vous pouvez choisir les utilisateurs à informer lorsque vous appuyez sur le bouton Appliquer ou sur OK. Sélectionner Approuver pour approuver vous-même le rapport et notifier les utilisateurs souhaités.
- Numéro : choisissez la version de votre rapport que vous documentez. Vous ne pouvez jamais descendre en dessous du dernier rapport que vous avez enregistré.
- Valid from : date à laquelle vous avez rédigé le rapport.
- Cliquez sur View dans le coin supérieur droit pour obtenir la liste des rapports approuvés.
Le modèle par défaut comporte 7 champs pour remplir un point de situation :
- Aperçu de la situation
- Actions exécutées
- Planned actions
- Established Emergency organisations
- Management estimates
- Autres informations pertinentes
- Focus
Appuyez sur Pièces jointes pour ajouter un fichier à partir de l’archive de fichiers ou de votre ordinateur.
Appuyez sur OK pour enregistrer le rapport, qui se trouve maintenant dans la vue Liste.
Pour modifier le modèle ou en créer un nouveau en fonction de vos besoins, contactez votre CIM Administrateur.
Vue Détails du rapport
La barre Fonctions de la vue Détails affiche le titre du rapport et les commandes disponibles pour l’utilisateur actif. L’en-tête du rapport situé sous la barre Fonctions indique la date de la dernière mise à jour du rapport.
La barre Fonctions peut contenir les éléments suivants :
- Nouveau commentaire – Cette commande n’est disponible que lorsque le rapport est au statut Open for comments. Cliquez pour commenter le rapport en remplissant la zone de texte et en cliquant sur OK.
- Envoyer – Dans certaines installations, ce bouton est uniquement disponible pour les rapports approuvés. Pointez sur ce bouton pour ouvrir un menu contenant les commandes suivantes :
- Envoyer – Cliquez sur ce bouton pour envoyer le rapport en tant que message.
- Send as attachment (Word or PDF) – Cliquez sur ce bouton pour envoyer le rapport en tant que pièce jointe d’un message.
- Le bouton de fonction ( ) inclut les actions suivantes :
- Modifier – Cliquez sur ce bouton pour modifier un rapport.
- Approuver ou Decline – Ces commandes sont disponibles pour les utilisateurs autorisés lorsque le rapport se trouve à une étape du flux de documents qui nécessite une approbation ou un rejet. Approuver est la commande affirmative pour les rapports dans le flux de documents standard.
- Supprimer – Cliquez sur ce bouton pour supprimer le rapport.
- Imprimer – Cliquez sur ce bouton pour imprimer le rapport.
- Export to Word – Cliquez sur ce bouton pour exporter le rapport vers Word.
- Export to PDF – Cliquez sur ce bouton pour exporter le rapport dans un fichier PDF.
- View history – Cliquez sur ce bouton pour afficher l’historique du rapport.
La vue Détails peut afficher les informations suivantes sur le rapport sélectionné :
- Niveau : indique les niveaux (rôles des utilisateurs stratégiques, tactiques et opérationnels) qui peuvent accéder à ce rapport.
- Date : date à laquelle le rapport a été rédigé pour la première fois.
- Statut : statut actuel dans le flux de documents (par exemple, Open for comments, Sent for approval ou Approved). Disponible pour les rapports qui ne sont pas à l’état Brouillon. Si l’action est liée à des utilisateurs donnés, vous verrez les noms des utilisateurs invités (par exemple, lorsqu’un utilisateur a approuvé un rapport ou lorsqu’une invitation à commenter le rapport est envoyée à un utilisateur).
- Date butoir : statuts (Open for comments) ou (Sent to approver). Si la date butoir a été fixée au moment où le rapport a été rédigé, elle sera indiquée ici.
- Chapitres : titres et contenu de tous les chapitres du rapport.
- Author : prénom et nom de l’utilisateur qui a enregistré le rapport et date d’enregistrement du rapport.
- Dernière modification : date de la dernière mise à jour du rapport et personne qui a effectué la mise à jour.
- Pièces jointes : les liens vers les pièces jointes s’affichent sur le côté droit de la vue Détails.
- Commentaires : les rapports au statut Open for comments affichent tous les commentaires enregistrés à droite dans la vue Détails. Les commentaires ne sont pas disponibles lorsque le rapport change de statut, mais sont disponibles en mode Édition et dans l’historique du rapport.
