Archives des fichiers

Archives des fichiers

L'archive de fichiers est utilisée pour stocker, afficher et gérer les dossiers et les fichiers qui peuvent être utilisés dans CIM Essential. Dans l'archive de fichiers, vous pouvez organiser les fichiers en dossiers. Les dossiers et les fichiers sont soumis à un contrôle de version.

Les fichiers de l'archive de fichiers peuvent être de différents formats, par exemple des fichiers texte, des documents tels que des présentations, des plans et des feuilles de calcul, des fichiers image, des fichiers audio et des fichiers vidéo.

L'interface utilisateur de l'archive de fichiers se compose d'une barre de titre et de fonctions dans la partie supérieure, d'une arborescence qui affiche les dossiers de l'archive de fichiers, d'une vue en liste qui affiche les fichiers du dossier sélectionné dans l'arborescence et d'une vue détaillée qui affiche des informations sur le fichier actuellement sélectionné.

•   Vignette - Si le mode d'affichage actuel est la vue en liste, cliquez sur pour passer à la vue en vignette, dans laquelle les fichiers sont affichés sous forme d'icônes.
•   Vue en liste - Si le mode d'affichage actuel est la vue en miniature, cliquez sur pour passer à la vue en liste.
•   Ajouter un fichier - Cliquez sur ce bouton pour ajouter un fichier au dossier actuellement sélectionné dans l'arborescence. Cette fonction n'est disponible que pour les rôles Management et Admin.

L'arborescence

L'arborescence à gauche de la vue en liste et de la vue détaillée est une organisation hiérarchique du contenu de l'archive de fichiers. Elle fonctionne comme un menu dans lequel vous pouvez sélectionner un dossier pour afficher et travailler avec le contenu du menu.

L'arborescence peut contenir les éléments suivants :

  L'archive de fichiers est l'élément racine ou le point de départ de l'archive de fichiers. Cet élément est souvent appelé dossier racine, il est toujours affiché et ne peut pas être supprimé de l'archive de fichiers. Appuyez sur (Développer) pour afficher le contenu et voir les sous-dossiers ou les fichiers à l'intérieur du dossier. Cliquez sur (Masquer) pour ne voir le dossier que dans l'arborescence.

Dans la barre de fonctions au-dessus de l'arborescence, le bouton Fonctions () ouvre ce qui suit :

•   Ajouter un dossier - Cliquez sur ce bouton pour insérer un dossier dans le dossier actuellement sélectionné dans l'arborescence.
•   Modifier le dossier - Cliquez sur ce bouton pour modifier le dossier actuellement sélectionné dans l'arborescence.
•   Supprimer le dossier - Cliquez sur ce bouton pour supprimer le dossier actuellement sélectionné dans l'arborescence.

La vue en liste

La vue en liste affiche les fichiers et dossiers incorporés dans le dossier actuellement sélectionné dans l'arborescence. Pour afficher les fichiers ajoutés dans un dossier enfant, sélectionnez le dossier correspondant dans l'arborescence.

Dans la vue en liste, les fichiers d'un dossier sélectionné dans l'arborescence peuvent être affichés de la manière suivante :

• Pour un fichier qui a au moins une version approuvée, la dernière version approuvée (la plus récente) est affichée. Si plusieurs versions sont en attente d'approbation, un astérisque (*) s'affiche à côté de l'état de la version.
• Pour un fichier qui n'a pas de versions approuvées, la première version est affichée, quel que soit son statut dans un flux de documents. S'il y a plusieurs versions, un astérisque (*) est affiché à côté du statut de la version. Ces fichiers ne sont disponibles que pour l'utilisateur qui a ajouté le fichier ou pour les utilisateurs sélectionnés comme coauteurs.

Dans la vue en liste, les détails de chaque fichier sont affichés sous la forme d'une ligne dans la liste. Les informations sur les fichiers sont organisées en colonnes :

• Titre - Le nom du fichier et une icône indiquant le type de fichier.
• Taille du fichier - La taille du fichier en octets (b), kilo-octets (KB) ou méga-octets (MB).
• Créé - La date et l'heure auxquelles la version du fichier a été ajoutée à l'archive des fichiers.
• Dernière modification - date et heure de la dernière (ou des dernières) modification(s) apportée(s) au fichier.
• État - L'état de la version du fichier dans un flux de documents, Brouillon, Approuvé ou Expiré.

Fonctions :

•   (Créer une nouvelle version) - Cliquez sur cette option pour modifier les informations du fichier et ajouter une autre version. Si une version a quitté le statut de "brouillon", elle ne peut pas être éditée ou modifiée. Pour y apporter des modifications, vous devez créer une autre version.
•   (Supprimer) - Cliquez sur ce bouton pour supprimer le fichier concerné. Ce bouton n'est disponible que pour les fichiers qui ne sont pas soumis à la gestion des documents.
•   (URL vers le fichier) - Cliquez dessus pour ouvrir une boîte de dialogue contenant l'hyperlien vers le fichier et le copier.

Ajouter des fichiers

La boîte de dialogue permettant d'ajouter des fichiers à un dossier d'archives de fichiers contient deux onglets : Télécharger un seul fichier et Télécharger plusieurs fichiers.

Comment télécharger un fichier et l'ajouter au dossier d'archivage des fichiers :

1. Sélectionnez dans l'arborescence le dossier dans lequel le fichier doit être déposé.
2. Cliquez sur Ajouter un fichier dans la barre d'outils de la vue en liste.
3. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'onglet Télécharger un seul fichier.
4. Cliquez sur le bouton et, dans la fenêtre de l'explorateur de fichiers qui s'ouvre, sélectionnez le fichier à télécharger et cliquez sur Ouvrir.
5. Une fois le fichier téléchargé et son chemin affiché dans la boîte de dialogue, remplissez les champs et sélectionnez les paramètres du fichier dans la boîte de dialogue.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer et fermer la boîte de dialogue.

La boîte de dialogue d'ajout d'un fichier unique, Upload single file, contient les éléments suivants :

• -Bouton - Cliquez pour sélectionner un fichier (obligatoire). Le fichier à télécharger doit être enregistré localement et accessible.
• Titre - Saisissez le nom qui doit être affiché comme titre du fichier. Si ce champ n'est pas rempli et reste vide, le nom du fichier sera affiché comme titre.
• Description - Rédigez une description de fichier. Ce champ contient des fonctions de formatage de texte, d'ajout d'hyperliens et de création de listes. Ce champ n'est pas disponible dans l'onglet "Télécharger plusieurs fichiers".
• Mots clés - Saisissez un ou plusieurs mots qui peuvent aider à identifier les fichiers lors de la recherche dans les archives de fichiers. Séparez les mots-clés par des espaces réguliers [ ] ou des virgules [,].
• Propriétaire - La possession du fichier est uniquement à titre d'information et n'a aucune influence sur les droits de l'utilisateur.

ATTENTION ! Si vous ajoutez un fichier à un dossier qui contient déjà un fichier avec le même nom, le fichier que vous ajoutez au dossier sera ajouté et le dossier contiendra plusieurs fichiers avec le même nom.

La boîte de dialogue d'ajout de fichiers contient les éléments suivants :

• Statut - Avant que la version ne soit enregistrée pour la première fois, les options de ce champ sont placées au statut de "brouillon". Seuls les utilisateurs qui ont ajouté le dossier ou le fichier ou qui disposent de droits administratifs peuvent le consulter. Lorsqu'un brouillon a été enregistré, vous pouvez sélectionner Approuvé.
• Version - Comme il s'agit de la première version des fichiers, la première version est la seule option disponible.
• VerCasesdatum - Définissez une date VerCases pour la version des fichiers. Si une VerCasesdatum est définie, la version expirée reçoit le statut Expired si la VerCasesdatum est dépassée.
• Auteur (champ obligatoire) - Choisissez la personne qui sera la principale responsable du contenu de la version et de la maintenance du contenu. Votre nom d'utilisateur est présélectionné dans ce champ. Vous pouvez choisir une autre personne comme auteur.
• Co-auteurs - Cliquez dans ce champ et sélectionnez une ou plusieurs personnes qui peuvent consulter et modifier la version des champs, de manière similaire à la personne sélectionnée dans le champ Auteur. Les co-auteurs reçoivent les mêmes notifications que l'auteur.

ATTENTION : si vous choisissez une autre personne comme auteur ou co-auteur, vous n'aurez pas accès à cette version des fichiers si vous les enregistrez comme brouillon.

Ainsi, vous téléchargez plusieurs fichiers en même temps dans l'archive de fichiers :

1. Dans la boîte de dialogue Ajouter un fichier, cliquez sur l'onglet Télécharger plusieurs fichiers.
2. Dans l'onglet Télécharger plusieurs fichiers, remplissez les champs et sélectionnez les propriétés pour les fichiers.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter des fichiers sous le champ Sélectionner des fichiers.
4. Dans la fenêtre de l'explorateur de fichiers qui s'ouvre, sélectionnez les fichiers dans le dossier de stockage et cliquez sur le bouton Ouvrir ou Sélectionner. Les fichiers à télécharger s'affichent sous forme de lignes dans une liste. Les fichiers à télécharger doivent être enregistrés au même endroit.
5. Dans la boîte de dialogue, sous la liste des fichiers à ajouter, cliquez sur le bouton Démarrer le téléchargement pour commencer à télécharger les fichiers. Une fois les fichiers téléchargés, l'état de traitement des fichiers dans la file d'attente d'importation de fichiers affiche le signe OK en vert sur la ligne correspondant à chaque fichier.
6. Si vous souhaitez ajouter d'autres fichiers, cliquez sur Télécharger plusieurs fichiers et répétez les étapes précédentes.
7. Cliquez sur Fermer pour enregistrer et fermer la boîte de dialogue.

ATTENTION ! Lors de l'ajout simultané de fichiers via l'onglet Télécharger plusieurs fichiers, les champs Description, Mots-clés et Propriétaire ne sont pas disponibles et n'apparaissent pas dans l'onglet. Ces propriétés peuvent être modifiées individuellement pour un fichier une fois qu'il a été ajouté à l'archive de fichiers.

Ajouter un dossier

1. Sélectionnez dans l'arborescence le dossier dans lequel le nouveau dossier doit être intégré.
2. Cliquez sur Ajouter un dossier dans la barre d'outils au-dessus de l'arborescence.
3. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, remplissez les champs et sélectionnez Paramètres.
4. Cliquez sur OK pour enregistrer le dossier et fermer la boîte de dialogue Ajouter un dossier.

La boîte de dialogue peut contenir les éléments suivants :

• Nom du dossier - Le titre du dossier affiché dans la structure du dossier (arborescence).
• Dossier parent - Sélectionnez un dossier parent pour le nouveau dossier. Lorsque la fenêtre Ajouter un dossier s'ouvre, ce champ contient le nom du dossier actuellement sélectionné dans l'arborescence. Vous pouvez modifier le nom du dossier parent en sélectionnant un autre nom dans la liste déroulante. Si vous ne disposez pas de droits d'utilisateur administratifs pour l'archive de fichiers, vous ne pouvez pas ajouter de dossiers directement dans le dossier racine.
• Organisation : - Sélectionnez l'organisation qui doit avoir accès à ce dossier. Par défaut, votre propre organisation est sélectionnée. Si la zone d'administration le permet, vous pouvez modifier cette sélection.
• Contrôle d'accès - Cette matrice montre les droits d'utilisateur qui peuvent être attribués à chaque rôle. Les lignes de la matrice correspondent aux rôles dans l'installation et au rôle Tout le monde. Les colonnes de la matrice correspondent aux droits d'utilisateur. Si vous attribuez un droit d'utilisateur au rôle Tout le monde, ce droit d'utilisateur est disponible pour tous les utilisateurs, indépendamment des rôles qui ont déjà été attribués aux utilisateurs.

Lorsque vous ajoutez un dossier, celui-ci hérite automatiquement des droits d'utilisateur de son dossier parent. Tous les droits d'utilisateur définis pour un dossier parent et ses dossiers enfants peuvent être annulés si le dossier est déplacé ou si la matrice de permissions est modifiée manuellement.

La vue détaillée

Dans la partie inférieure de l'écran, les détails du fichier sélectionné sont affichés dans deux champs et une barre de fonctions :

• Un champ sur la gauche affiche les propriétés du fichier :
• • Infos sur le fichier - Affiche les propriétés définies pour le fichier dans l'archive de fichiers, par exemple le titre, l'état, le numéro de version, l'auteur, le nom du fichier, la taille (largeur et hauteur), le nombre de visites, la date à laquelle le fichier a été téléchargé dans l'archive de fichiers et la date de création de la version du fichier.
  • Gestionnaire de documents - Affiche les propriétés définies pour le fichier s'il est soumis au gestionnaire de documents. Cliquez sur pour accéder aux fonctions de la barre d'outils.
• Un champ sur la droite affiche un aperçu du fichier ou une icône pour le type de fichier. Pour afficher le fichier dans une autre fenêtre, cliquez sur l'aperçu du fichier ou sur l'icône du type de fichier.

Barre de fonction

Les rôles CIM-Management et Administrateur peuvent ajouter des fichiers et créer de nouvelles versions des fichiers dans des dossiers et les déléguer à d'autres utilisateurs. Un utilisateur sélectionné comme auteur ou co-auteur d'une version peut :

• Afficher et modifier la version si elle a le statut de "projet".
• Créer une nouvelle version
• Envoyer une version à une étape du flux de documents qui suit l'étape Conception.

La dernière version approuvée s'affiche dans la vue détaillée. S'il n'y a pas de version approuvée, c'est la dernière version qui s'affiche.

Créer une nouvelle version

1. Cliquez sur le bouton Modifier () correspondant au fichier dans la vue en liste.
2. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, les champs sont automatiquement remplis avec les informations de la version sélectionnée. Modifiez les informations dans les champs et sélectionnez les paramètres.
3. Sous Version, sélectionnez le numéro de version (version secondaire ou principale) dans la liste déroulante.
4. Pour remplacer la version actuelle par un autre fichier, cochez la case Télécharger un nouveau fichier et cliquez sur Parcourir... dans les champs alors disponibles.
5. Dans la fenêtre de l'explorateur de fichiers qui s'ouvre, sélectionnez le fichier à télécharger et cliquez sur Ouvrir.
6. Une boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle vous pouvez saisir un commentaire dans le champ Commentaires donnésCases. Le champ de commentaire est lié à la version du fichier téléchargé.
7. Cliquez sur OK pour enregistrer et fermer la boîte de dialogue.

Historique des versions

L'historique des versions d'un fichier contient un aperçu des versions d'un fichier et une vue détaillée des versions.

Pour afficher l'historique des versions d'un élément, pointez sur Fonctions dans la vue détaillée de la barre d'outils et cliquez sur Historique des versions.

Le champ Sélectionner la version situé à gauche de l'aperçu des versions affiche les versions existantes de l'élément. Pour chaque version, la date et l'heure auxquelles cette version a été enregistrée, son statut actuel et, si la version est approuvée, son numéro de version sont affichés. Cliquez sur la version pour en afficher les détails.

Envoyer en pièce jointe

La fonction Envoyer en pièce jointe, lorsqu'elle est sélectionnée dans la vue détaillée d'un fichier, ouvre la boîte de dialogue d'ajout d'un message et le fichier est automatiquement ajouté et affiché en tant que pièce jointe du message.

Comment ajouter un fichier en pièce jointe à un message :

1. Dans la vue détaillée du fichier, pointez sur dans la barre d'outils et cliquez sur Envoyer en pièce jointe.
2. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, remplissez les champs et sélectionnez Paramètres et propriétés pour le message. La case à cocher Envoyer en tant qu'e-mail est automatiquement activée et le nom du fichier ainsi qu'une éventuelle classification sont affichés dans le champ Pièces jointes.
3. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message avec le fichier.