Personnes

Informations clés

C’est dans ce menu que sont gérées les personnes. De nouvelles personnes peuvent être créées en cliquant sur « Ajouter ». Seuls quelques champs doivent être obligatoirement complétés lors de la création de personnes dans l’interface web :

• nom
• prénom
• langue
• PIN : le PIN est requis comme mot de passe à usage unique pour se connecter à l’application mobile. Le portail génère automatiquement un PIN à 4 chiffres. Il peut être modifié manuellement. Lorsqu’une personne se connecte à l’application mobile pour la première fois, il lui sera demandé de définir un mot de passe. Le PIN ne sera alors plus nécessaire pour se connecter à l’application mobile.
• unité d’organisation : vous ne pouvez faire votre choix que parmi les unités d’organisation auxquelles vous avez accès en tant qu’utilisateur.
• au moins un dispositif.

Veuillez également noter les informations générales suivantes sur la notion de personnes :

→ une Personne peut être membre de plusieurs groupes d’alerte

→ une Personne peut être membre d’un groupe d’alerte de niveau supérieur

→ une Personne peut avoir jusqu’à 16 dispositifs

→ les canaux de communication peuvent être sélectionnés/désélectionnés pour chaque groupe d’alerte

Configuration détaillée des personnes

• Employee Number : il doit être unique pour l’ensemble de votre compte. Il est requis comme identifiant unique de la personne si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité d’import depuis un fichier CSV pour les personnes et les groupes.
• Les entrées Job Title (Intitulé de poste) et Salutation vous permettront de retrouver ultérieurement, de manière rapide et fiable, les bonnes personnes pour vos groupes et vos alertes.
• Primary qualification : vous pouvez définir une compétence principale par personne. Les compétences parmi lesquelles vous pouvez choisir doivent être préconfigurées sur la page de configuration des compétences. Vous pouvez utiliser cette compétence pour rechercher des personnes et pour définir des objectifs d’alerte basée sur les compétences dans la configuration des alertes. De plus, vous pouvez utiliser tous ces champs pour créer des groupes basés sur des filtres. 
• Account e-mail : les employés peuvent gérer eux-mêmes leurs données. Pour ce faire, l’adresse e-mail de la personne doit être saisie. Cette personne peut ensuite se connecter au portail web pour confirmer et modifier ses données personnelles et consulter le flux d’informations du portail. En outre, la personne a la possibilité de saisir un numéro de téléphone et une adresse e-mail secrets. Les opérateurs et les administrateurs peuvent les utiliser pour déclencher des alertes, mais ils ne pourront pas voir le numéro de téléphone et l’adresse e-mail. Veuillez noter que lors de la première connexion, la personne doit simplement cliquer sur « Mot de passe oublié » pour générer un nouveau mot de passe. Aucun e-mail contenant un mot de passe ne sera envoyé automatiquement.
• Create user : vous pouvez, si vous le souhaitez, créer un utilisateur lié pour cette personne. En cliquant sur ce bouton, vous êtes directement redirigé vers la page de configuration de l’utilisateur.
• PIN : voir ci-dessus.
• Mot de passe des dispositifs : voir article mis à jour sur les bases de l’application mobile et la connexion. Cette option vise à faciliter la reconnexion et ne concerne que les utilisateurs qui ont oublié leur mot de passe pour l’application mobile et n’ont pas d’adresse e-mail de compte.  
• Profil : grâce à un profil, vous définissez les fonctionnalités, en plus de la réception de notifications d’alerte, auxquelles une personne peut accéder via l’application mobile et/ou le bureau client, comme la possibilité de déclencher certaines alertes, d’entrer dans des groupes et d’en sortir, et d’accéder à des documents d’urgence spécifiques. Vous pouvez les sélectionner dans la liste des profils, qui sont configurés et disponibles dans l’unité d’organisation définie pour cette personne.
• Global : si vous activez l’option « Global », la personne sera également visible par les utilisateurs de toutes les autres unités d’organisation. Les utilisateurs de ces autres unités d’organisation peuvent alors ajouter cette personne à leurs groupes et alertes, mais ils ne peuvent modifier aucun paramètre personnel.

• Disponibilité : si la disponibilité est désactivée, l’utilisateur ne reçoit aucune alerte. Toutefois, il est possible d’écraser le statut hors ligne d’une personne dans une alerte.
• E-mail du suppléant : saisissez l’adresse e-mail du compte de la personne qui doit se voir attribuer le rôle de suppléant. Ce suppléant sera notifié en cas d’escalade d’une alerte, si l’option « escalader au suppléant » est activée pour cette alerte. Veuillez noter que seule une personne pour laquelle l’option « Global » a été activée peut être sélectionnée comme suppléante.

Configuration des adresses

Vous pouvez configurer jusqu’à deux adresses par personne :  

• Vous pouvez attribuer une adresse à partir du registre central des adresses.  
• Vous pouvez ajouter une adresse individuelle pour une personne donnée.  

Ces adresses vous permettront de retrouver ultérieurement, de manière rapide et fiable, les bonnes personnes pour vos groupes et vos alertes. En outre, vous pouvez utiliser les champs de l’adresse individuelle pour créer des groupes basés sur des filtres (les champs d’adresse du registre d’adresses seront bientôt disponibles dans les groupes basés sur des filtres). 

Configuration du dispositif

Vous devez configurer au moins un dispositif (et 16 au maximum) pour avertir cette personne et vous pouvez sélectionner chaque type de dispositifs plusieurs fois.  

Les paramètres de groupe et d’alerte déterminent si et quand ces dispositifs seront avertis au cours d’un processus d’alerte spécifique. Ici, dans la configuration de la personne, vous pouvez exclure entièrement un dispositif en sélectionnant « - ». Ce dispositif ne sera alors utilisé dans aucune alerte.  

Pour les alertes du type « basées sur la priorité des terminaux », vous déterminez l’ordre des dispositifs ici dans la configuration de la personne. « 0 » correspond à la priorité la plus élevée, tandis que « 15 » correspond à la priorité la plus basse si les 16 dispositifs sont configurés. Vous pouvez définir différentes priorités pour vos horaires de travail si cette option est activée pour votre compte. Veuillez noter que la gestion automatisée des dispositifs n’est alors possible que via l’API et non plus via l’importation CSV. Si vous utilisez une passerelle média, veuillez également noter que la différenciation des priorités en fonction des horaires de travail n’est pas disponible pour les personnes locales.  

Vous pouvez choisir parmi les types d'appareils suivants :

• Compétences : le système permet d’attribuer jusqu’à 30 compétences à une personne. Ces compétences peuvent permettre de filtrer les personnes, par exemple, pour les affecter à un groupe ou directement à une alerte, et pour le tableau de bord des incidents. Cependant, pour les objectifs d’alerte basés sur les compétences, seule la compétence principale est déterminante.
• IoT Devices : le système prend en charge l’affectation directe de dispositifs IoT tels que les boutons Bluetooth et les boutons d’urgence LORA en ajoutant leur ID Hardware. Si au moins un de ces appareils est attribué à une personne, un profil doit être sélectionné pour cette personne. Si le dispositif IoT transmet des informations de localisation, l’alerte attribuée est déclenchée. Si aucune géo-information ou si une géo-information inconnue est transmise au système, l’alerte par défaut configurée dans le profil sera déclenchée.

Numéros de téléphone en double :

Lors de l’exécution d’une alerte, les numéros de téléphone en double pour chaque type de dispositif sont désormais regroupés pendant le flux d’alerte et alertés une seule fois afin de ne pas être considérés comme une fraude par les fournisseurs de services téléphoniques. Tous les dispositifs qui ne sont pas notifiés pour cette raison sont marqués comme des « doublons » dans le journal des alertes.

Affectation à un groupe

Une fois qu’une personne a été créée et enregistrée, elle peut être affectée à différents groupes. Un aperçu des membres du groupe apparaît alors dans la personne concernée :

Dans la partie inférieure, il est possible de visualiser et de configurer l’appartenance d’une personne à un groupe. Sur la gauche, tous les groupes qui ont déjà été attribués à une personne sont affichés. Sur la droite se trouvent tous les groupes qui peuvent encore être attribués à une personne. En cliquant sur un ou plusieurs groupes et en utilisant les boutons situés au milieu, la personne peut être ajoutée à des groupes et en être retirée.

Une fenêtre contextuelle s’ouvre pendant l’affectation. Dans cette fenêtre, il est indiqué sur quels appareils une personne au sein d’un groupe est alertée. Si tous les canaux de communication ne sont pas configurés, ils sont affichés en rouge. Les canaux de communication peuvent être sélectionnés individuellement pour chaque groupe.

Exporter et importer les données via un fichier CSV

Exporter

Sélectionnez une, plusieurs ou toutes les personnes sur la page de présentation des personnes pour activer la fonction d’export. Si vous cliquez sur « Exporter et envoyer par e-mail », un fichier CSV intitulé « persons.csv » sera créé et envoyé à l’adresse e-mail de l’utilisateur connecté.

Importer

Seuls les utilisateurs ayant les rôles suivants sont en mesure d’importer des personnes :

• Principal
• Configuration
• Organizational Unit Administrator
• Config Groups

Si vous êtes un utilisateur de l’organisation racine, vous pouvez importer des personnes pour votre propre unité d’organisation, mais également pour toutes les unités d’organisation subordonnées. Vous trouverez plus d’informations sur les unités d’organisation ici.

Si vous cliquez sur « Importer une personne », vous pouvez parcourir et télécharger votre fichier d’importation. Vous avez la possibilité d’ajouter des personnes ou de mettre à jour les personnes existantes en cliquant sur « overwrite existing ». Il n’est pas possible de supprimer des personnes depuis le fichier CSV.

L’application examine automatiquement le format du fichier et envoie un message d’erreur s’il ne s’agit pas d’un CSV.

En fonction du nombre de personnes à importer, le processus d’importation peut prendre jusqu’à plusieurs minutes. L’utilisateur connecté recevra un e-mail avec un récapitulatif une fois l’importation terminée.

Structuration d’un fichier CSV valide

Afin d’éviter les erreurs, nous vous recommandons d’exporter d’abord un fichier CSV, puis de remplacer les valeurs existantes par les valeurs souhaitées. Le fichier CSV se compose d’un en-tête et des lignes avec les données relatives aux personnes. Vous pouvez modifier le texte des en-têtes de façon arbitraire. Vous devez toujours avoir le même nombre de champs. Le fichier comporte une ligne par personne avec les informations suivantes :

Importer (créer) des personnes

Les champs suivants sont obligatoires. Si aucune donnée n’existe pour ces personnes, ils doivent être complétés avec des données factices :

En outre, chaque personne doit avoir au moins un appareil (16 maximum). Chaque dispositif doit avoir une valeur valide (par exemple, un numéro de téléphone ou une adresse e-mail). Chaque personne peut appartenir à un nombre illimité de groupes, mais il faut prévoir au moins un appareil pour chaque groupe.

Les conditions suivantes doivent être remplies pour que l’importation des données soit réussie :

• tous les champs obligatoires doivent être complétés
• tous les champs doivent être sur une seule ligne et sans espace entre les entrées
• dans le fichier CSV, une virgule doit être utilisée comme séparateur et le codage UTF-8 doit être employé. (Vous pouvez par exemple utiliser Notepad ++ pour revoir et modifier ces paramètres).

Exemples de valeurs - Lorsque l’adresse du registre d’adresses est désactivée pour votre compte :

Première ligne :

Nom,Prénom,rôle,langue,unité d'organisation,Global,Employee id,pin,compétence,Room,Floor,Building,account email,Dispositif_1,Valeur_1,Dispositif_2,Valeur_2,Dispositif_3,Valeur_3,Dispositif_4,Valeur_4,Dispositif_5,Valeur_5,Dispositif_6,Valeur_6,Dispositif_7,Valeur_7,Dispositif_8,Valeur_8,Dispositif_9,Valeur_9,Dispositif_10,Valeur_10,Dispositif_11,Valeur_11,Dispositif_12,Valeur_12,Dispositif_13,Valeur_13,Dispositif_14,Valeur_14,Dispositif_15,Valeur_15,Dispositif_16,Valeur_16,Groupe_0,ChannelType_0

Deuxième ligne :

Mustermann,Max,Team Süd Remote Techniker,de,Testaccount,false,1234567890,0815,3rd Level Support,123,EG,F24 Hagen,max.mustermann@f24.com,MOBILE,+4917171717171,SMS,+4917171717171, OTHER_SMS,91760053,   EMAIL,max.mustermann@f24.com,APPLICATION,max.mustermann@f24.com,AC, max.mustermann@f24.com,EXTERNAL_PHONE, +492331976420, INTERNAL_PHONE,420,,,,,,,,,,,,,,,,,,,Mustergruppe, EXTERNAL_PHONE|MOBILE|SMS  

Structure lorsque l’adresse du registre d’adresses est activée : 

Nom,Prénom,Rôle,Langue,Unité d’organisation,Global,Identifiant d’employé,PIN,Compétence,Salle,Étage,Bâtiment,Adresse e-mail du compte,Nom de l’adresse attribuée,Identifiant de l’adresse attribuée,Salle attribuée,Étage attribué,Bâtiment attribué,Dispositif_1,Valeur_1,Dispositif_2,Valeur_2,Dispositif_3,Valeur_3,Dispositif_4,Valeur_4,Dispositif_5,Valeur_5,Dispositif_6,Valeur_6,Dispositif_7,Valeur_7,Dispositif_8,Valeur_8,Dispositif_9,Valeur_9,Dispositif_10,Valeur_10,Dispositif_11,Valeur_11,Dispositif_12,Valeur_12,Dispositif_13,Valeur_13,Dispositif_14,Valeur_14,Dispositif_15,Valeur_15,Dispositif_16,Valeur_16,Groupe_0,Type_De_Canal_0,Groupe_1,Type_De_Canal_1,Groupe_2,Type_De_Canal_2,Groupe_3,Type_De_Canal_3 

Écraser ou mettre à jour des personnes existantes

Afin d’identifier les personnes existantes, leur ID unique d’employé et leur unité d’organisation seront pris en compte. S’il existe une correspondance entre la personne importée et la personne existante, les champs suivants seront écrasés ou laissés vides. S’ils sont vides, la valeur originale restera enregistrée :

• Nom
• Prénom
• Langue
• PIN

Si le groupe et le type de canal sont importés, ils seront ajoutés à la liste déjà enregistrée. Par exemple, si la personne est actuellement affectée à deux groupes et si un seul groupe existe dans le fichier CSV, il sera ajouté. La personne sera alors affectée à trois groupes.

Envoi du récapitulatif de l’importation par e-mail

Vous recevrez un récapitulatif de l’importation par e-mail. Si une erreur s’est produite, vous recevrez un rapport détaillé dans un fichier CSV intitulé « changelog.csv ». Il contient tous les numéros de ligne présentant une erreur et le message d’erreur correspondant.

Résumé de l'importation par courrier électronique

Vous recevrez un résumé de l'importation par courrier électronique. Si une erreur s'est produite, vous recevrez un rapport détaillé sous forme de pièce jointe csv appelée "changelog.csv". Il contient tous les numéros de ligne avec une erreur et le message d'erreur correspondant.