Table des matières
Cartes d'action
Le module Fiches d'action peut être appelé dans l'espace de travail Admin pour les incidents en cliquant sur Fiches d'action>.
Dans la fenêtre "Espace de travail administrateur pour les incidents", vous trouverez en bas à gauche une vue rapide des tags de phase et des fiches d'action actives disponibles pour l'incident actuel.
NB : Pour en savoir plus sur les fonctions des cartes de phase et d'action et comment les considérer, consultez la section sur le module complet ci-dessous !
Fonctions de l'affichage rapide :
- Rechercher : Permet de rechercher toutes les cartes action et leurs textes d'information.
- Nouvelle action : Ajoute une nouvelle action à la carte action active, caractérisée par une couleur de fond bleu foncé. Les cartes action inactives sont en gris clair.
Le module complet
Cliquez sur le titre Cartes d'action> pour ouvrir le module avec toutes ses fonctionnalités.
Barre de fonction
La barre de fonctions en haut se compose des éléments suivants :
Nom : le nom ou le titre de l'élément de menu
Plein écran : cliquez sur ce bouton pour ouvrir l'option de menu Fiches actions en mode plein écran.
Actualiser la page : Cliquez dessus pour actualiser l'espace de travail Admin et recharger la liste des fiches d'action.
Fonctions : Pointez ce bouton pour afficher un menu contenant les fonctions suivantes :
- Bibliothèque : Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre de la bibliothèque des fiches d'action. Ce bouton n'est disponible que si vous avez le rôle d'administrateur ou de gestionnaire.
- Gestionnaire de tâches : Ouvre le module Gestionnaire de tâches. Disponible uniquement pour les rôles Admin et Manager.
- Imprimer : Cliquez ici pour imprimer les fiches d'action actuellement affichées dans la liste des fiches d'action.
- Exporter vers Word : Cliquez ici pour exporter les fiches d'action disponibles dans la liste des fiches d'action de l'incident actuel vers un fichier Microsoft Word.
- Trier : Cliquez sur ce bouton pour modifier l'ordre des fiches d'action affichées dans la liste des fiches d'action. Ce bouton n'est disponible que si vous avez le droit d'utilisateur Ecrire.
- Corbeille : Cliquez ici pour afficher les fiches d'action qui ont été supprimées de l'incident actuel.
Ajouter une nouvelle action
Une nouvelle fenêtre s'ouvre à droite lorsque vous cliquez sur dans l'aperçu rapide dans l'option de menu Incident Workspace. Vous pouvez également y accéder via le module Fiches d'action en cliquant sur le coin supérieur droit de la vue en liste des actions.
Remplissez ces champs pour ajouter une nouvelle action à la carte d'action active. Ces modifications ne sont ajoutées qu'à la carte d'action de l'incident actif :
- Action : indiquez le nom de l'action (obligatoire).
- Description : Rédigez une description de l'action. La barre de fonctions de ce champ contient des fonctions de mise en forme du texte.
- Responsable : indiquez le nom de la personne, du service ou de la division responsable de la mise en œuvre de l'action. Le texte de ce champ est fourni à titre d'information uniquement et constitue un champ de texte libre.
- Date de remise : définissez une heure et une date auxquelles l'action doit être terminée.
- Attribuer comme tâche : La nouvelle action peut être envoyée à quelqu'un en tant que tâche. Choisissez entre ces trois onglets et catégories de destinataires :
- Utilisateur : saisissez le nom dans le champ de recherche et sélectionnez-le dans la liste déroulante, ou choisissez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste des utilisateurs en cliquant sur le côté droit du champ.
- Le contact : Saisissez le nom dans le champ de recherche et sélectionnez-le dans la liste déroulante ou sélectionnez le(s) contact(s) dans le module Contacts en cliquant sur le côté droit du champ.
- Courrier électronique : Saisissez l'e-mail destiné au destinataire.
- Priorité : définissez la priorité que les destinataires doivent voir dans leur propre liste de tâches privée.
- Envoyer une notification : Cochez la case pour confirmer que vous souhaitez envoyer un message à l'utilisateur/contact affecté à l'action en tant que tâche.
- Envoyer en tant que : Choisissez si vous souhaitez envoyer la notification sous forme d'e-mail ou de SMS.
- Cliquez sur OK pour enregistrer l'action.
Pour ajouter des commentaires et continuer à modifier l'action, allez dans la vue détaillée du module Fiches d'action et cliquez sur l'élément de l'action que vous souhaitez modifier.
Tous les attributs peuvent être modifiés de la même manière que celle décrite pour l'ajout d'une action. De plus, vous pouvez déplacer l'action d'une fiche d'action à une autre. Pour ce faire, utilisez l'onglet Déplacer dans la fenêtre d'édition de l'action (cliquez sur l'action souhaitée dans la liste des actions pour la carte d'action correspondante).
Tags de phase
Cliquez sur les boutons Phase Tags dans la vue en liste et la vue rapide pour trier les fiches d'action selon les différentes catégories. La recherche est active lorsque le bouton est bleu. Vous pouvez sélectionner plusieurs catégories. Les fiches d'action pertinentes sont affichées horizontalement. Cliquez sur une fiche d'action pour afficher plus de détails. Vous obtenez ainsi une vue en liste de toutes les actions liées à la carte d'action sélectionnée.
Les balises de phase par défaut sont :
- Surveillance : s'il y a des incidents spécifiques qui sont susceptibles de se produire, vous pouvez suivre ici les événements et les messages à un stade précoce.
- Mobilisation : indiquez sur des fiches d'action ce qu'il faut faire pour mobiliser s à un stade précoce de l'incident. Souvent, avant que l'incident ne se produise, afin que votre personnel ait une vue d'ensemble des actions à entreprendre.
- Manipulation : affichez les cartes d'action lorsque l'incident est en cours et n'est pas encore terminé. Il s'agit des mesures que vous prenez pour gérer la situation en temps réel.
- Normalisation : affichage des mesures à prendre lorsque l'incident change et peut être défini comme "over the top".
- Évaluation : lorsque l'incident est terminé, vous pouvez cliquer sur ce marqueur pour afficher les mesures prises pour évaluer et apprendre de l'incident.
- Autres : Afficher les cartes action qui ne sont pas liées à une phase.
Interface pour les cartes d'action
En haut, vous obtenez un aperçu du nombre de cartes action actives pour cet événement spécifique, des actions associées et du statut actuel de ces actions. Si vous cliquez sur une balise de phase, les chiffres sont mis à jour et indiquent uniquement le statut pour cette phase. Vous pouvez cliquer sur une ou plusieurs balises de phase en même temps.
Chaque carte action est accompagnée d'une série d'informations. La carte action actuellement active est colorée en gris foncé.
- Titre : Nom de la carte action, tel qu'indiqué par l'administrateur
- Balise de phase : dans le coin supérieur gauche de la carte, vous pouvez voir à quelle phase elle appartient.
- Actions effectuées : Dans le coin inférieur droit, vous pouvez voir combien d'actions associées à la carte ont déjà été effectuées.
- Fonctions : Cliquez avec la souris sur cette carte et ensuite sur Supprimer la carte d'action pour la supprimer de cet incident. Elle reste disponible dans la bibliothèque de cartes d'action à laquelle l'administrateur du CIM a accès.
- Niveau : dans le coin inférieur gauche, vous pouvez voir pour quels niveaux (stratégique/tactique/opérationnel) cette carte action est visible.
Il y a deux façons d'afficher la vue en liste des actions associées à la carte action sélectionnée :
- Vue carrousel : ouvre la liste des actions dans la même fenêtre, en dessous de la ligne des cartes d'action.
- Vue en grille : ouvre les détails et la liste des actions dans une fenêtre contextuelle sur la droite.
La vue en liste
Les différentes actions pour la carte action sélectionnée sont présentées en colonnes :
Pilier | Description |
Case à cocher | Si cette case est cochée, l'action a déjà été réalisée. Si ce n'est pas le cas, il y a encore des tâches à effectuer. Si cette case est remplacée par une case à cocher, cette action est un message qui a encore le statut Non envoyé. Elle sera transformée en case à cocher lorsqu'elle sera terminée. |
Action | Le titre de l'action. Cliquez sur le nom pour obtenir des informations plus détaillées dans la vue en liste. |
Responsable / Attribué à | Le responsable de l'action est celui qui a la responsabilité principale de la tâche à effectuer. Le responsable a le droit d'attribuer la tâche à un autre utilisateur. Ceci est indiqué sous le titre Attribué à. |
Date limite | Le délai fixé en temps et en date par celui qui a ajouté l'action. Elle s'affiche en rouge si le délai est dépassé. |
Statut | L'état actuel de l'action. Non exécuté, démarré, exécuté et Non pertinent sont les options qui peuvent être affichées ici. |
Commentaires | Cliquez sur cette icône pour accéder au mode de modification de l'action. Écrivez votre commentaire dans le champ de texte vide et cliquez sur OK pour l'enregistrer. Ce commentaire est consigné dans une liste dans l'onglet État de la fenêtre d'édition. |
Fonctions | Cliquez sur pour accéder au menu des fonctions de l'action sélectionnée. Cliquez sur la fonction souhaitée pour accéder au mode d'édition de l'action. Une nouvelle fenêtre s'ouvre sur le côté droit. Choisissez entre : Modifier le statut, Modifier, Supprimer, Attribuer comme tâche et Déplacer. Vous serez directement redirigé vers l'onglet qui contrôle l'action souhaitée. Pour les messages dans la vue en liste, vous pouvez envoyer un message ou modifier le statut. |
