Accès aux rapports

Accès aux rapports

Cliquez sur Rapports actuels, que vous trouverez sous le titre Incident sdetails >.

Le module Rapport de situation s'affiche sur le côté droit de l'écran.

N'oubliez pas que vous n'aurez accès qu'aux rapports qui ont été rendus visibles pour votre niveau.

Les informations de la liste sont présentées en colonnes. Le type d'informations affichées dans la vue en liste, les titres des colonnes et l'ordre des colonnes peuvent varier d'une installation à l'autre. Les types d'informations qui peuvent être affichés dans la liste sont énumérés ci-dessous, avec leurs noms par défaut :

• Date - date de la dernière mise à jour du rapport.
• Niveau - Indique quels rôles peuvent accéder à ce rapport : Stratégique, tactique et/ou opérationnel.
• Titre - Titre du rapport. Si le titre est généré automatiquement, le nom du modèle utilisé lors de la création du rapport est inclus dans le titre.
• Auteur - Nom de l'utilisateur qui a enregistré le rapport ou nom de l'organisation qui a reçu le rapport.
• Drapeau - Les rapports marqués d'un drapeau sont accompagnés d'un drapeau qui remplace l'espace réservé dans la colonne des drapeaux.
• Statut - Statut actuel dans le flux de documents. Les statuts disponibles dans les éléments de menu qui utilisent le flux de documents standard sont Brouillon, Ouvert aux commentaires, Envoyé à l'approbateur et Approuvé/Non approuvé.

On peut accéder aux fonctions disponibles pour chaque rapport en cliquant sur

• Modifier () - Cliquez sur ce bouton pour modifier le rapport (si vous avez les droits nécessaires).
• Supprimer () - Cliquez sur ce bouton pour supprimer le rapport.
• Restaurer () - Cliquez sur ce bouton pour restaurer le rapport supprimé. Ce bouton n'est disponible que pour les rapports supprimés.

Pour trier les rapports du tableau de bord en fonction des valeurs des colonnes, cliquez sur l'en-tête de la colonne concernée.

La barre de fonctions de la vue en liste contient les éléments suivants :

•   Nouveau - Cliquez sur pour ajouter un rapport. Pour plus d'informations, voir Ajout d'un rapport.
•   Rechercher - Cliquez sur pour ouvrir la barre de recherche. Pour plus de détails, voir Recherche.
• Fonctions () - Pointez ce bouton pour ouvrir un menu contenant les commandes suivantes :
• •   Modèles - Cliquez sur ce bouton pour gérer les modèles pour le type de rapport utilisé dans l'élément de menu que vous modifiez.
  •   Imprimer - Cliquez sur ce bouton pour imprimer tous les rapports affichés dans la vue en liste.
  •   Corbeille/Fermer la corbeille - Cliquez ici pour basculer entre la corbeille et la liste des rapports non supprimés.

Cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils.

Ce formulaire peut être rempli par les rôles Gestion de crise, Opérationnel et Stratégique dans la fenêtre Pull-in de droite. Les collaborateurs n'ont pas accès à cette fonction.

Remplissez ces attributs pour le rapport :

• Niveaux : Indique quels rôles peuvent accéder à ce rapport. Choisissez entre stratégique, tactique et opérationnel. Vous pouvez basculer entre plusieurs choix.
• Modèle : sélectionnez un modèle, les modèles,
• Statut : déterminez à quel stade du flux de documents se trouve actuellement ce rapport. Un brouillon n'est pas publié et n'est pas visible pour les autres utilisateurs. Ouvrir aux commentaires : Le rapport peut être commenté par d'autres utilisateurs de l'équipe de gestion de crise du CIM jusqu'à la date limite définie dans le champ. Sélectionnez Envoyer aux approbateurs pour que quelqu'un lise votre rapport et l'approuve. Vous pouvez choisir les utilisateurs à informer lorsque vous cliquez sur le bouton Appliquer ou OK. Sélectionnez Approuver pour approuver le rapport lui-même et en informer les utilisateurs souhaités.
• Numéro : choisissez la version de votre rapport que vous documentez. Vous ne pouvez jamais aller plus bas que votre dernier rapport enregistré.
• Cliquez sur Affichage dans le coin supérieur droit pour obtenir la liste des rapports approuvés.

Le modèle standard contient 7 champs pour remplir un rapport de situation :

1. Aperçu de la situation
2. Actions menées
3. Actions prévues
4. Organisations NotCase établies
5. Estimations de la direction
6. Autres informations pertinentes
7. Point fort :

Appuyez sur Pièces jointes pour ajouter un fichier de l'archive des fichiers ou de votre ordinateur.

Appuyez sur OK pour enregistrer le rapport. Celui-ci s'affiche maintenant dans la vue en liste.

Contactez votre administrateur CIM si vous souhaitez modifier le modèle ou en faire créer un nouveau pour vos besoins.

Cette fonction n'est disponible que pour les administrateurs CIM.

Dans la vue en liste, cliquez sur le menu des fonctions et allez sur Modèles .

L'interface utilisateur de la bibliothèque de modèles est similaire à celle de la vue en liste du module Rapports. Pour chaque modèle, les détails suivants sont affichés :

• Titre - Titre du modèle
• Auteur - nom de l'utilisateur qui a créé le modèle

Cliquez sur l'en-tête pour trier par ordre alphabétique vers le haut ou vers le bas.

Pour chaque rapport, ces fonctions peuvent être disponibles en cliquant sur :

• Modifier () - Cliquez pour modifier le modèle. Pour plus de détails, voir Modifier le modèle.
• Exporter en XML () - Cliquez sur cette option pour exporter le modèle au format XML.
• Supprimer () - Cliquez sur ce bouton pour supprimer le modèle.
• Restaurer () - Cliquez pour restaurer le modèle. Ce bouton est disponible pour les modèles dans la corbeille.

Si vous êtes un administrateur CIM, vous pouvez ajouter de nouveaux modèles via le menu des fonctions :

•   Nouveau - Cliquez sur cette commande pour ajouter un modèle.
•   Recherche - Cliquez sur cette commande pour ouvrir la barre de recherche. La procédure de recherche est identique à celle des rapports.

Cliquez au-dessus de la liste des modèles pour accéder aux commandes suivantes :

•   Imprimer - Cliquez pour imprimer le rapport sélectionné.
•   Importer un modèle - Cliquez ici pour importer un modèle.
•   Corbeille - Cliquez ici pour basculer entre la corbeille et la liste des modèles actifs.

1. Cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils de la boîte de dialogue d'ajout de modèles.
2. Remplissez les champs de la boîte de dialogue.
3. Cliquez sur OK pour enregistrer le modèle et fermer la boîte de dialogue.

Cliquez sur Appliquer pour enregistrer le modèle sans fermer la boîte de dialogue.

La boîte de dialogue contient les champs suivants :

• En-tête - Développez ce champ et utilisez-le pour créer un en-tête, Cases requis. Cet en-tête ne s'affiche que lorsqu'un rapport basé sur ce modèle est exporté vers Microsoft Word.
• Titre/Type (obligatoire) - Saisissez le titre du modèle. Si le type de rapport actuel utilise des titres de rapport générés automatiquement, le titre du modèle sera inclus dans le titre pour tous les rapports qui utilisent ce modèle.
• Modèle disponible pour - Vous pouvez restreindre l'accès au modèle et le rendre disponible uniquement pour certaines organisations lorsqu'elles produisent des rapports. Cliquez sur le champ pour ouvrir la liste des organisations disponibles et cliquez sur l'une d'entre elles pour la sélectionner. Répétez cette étape jusqu'à ce que vous ayez sélectionné toutes les organisations pour lesquelles ce modèle doit être disponible.
• Inclure - Ce champ contient des options pour les informations à afficher dans l'en-tête ou les détails du rapport :
• • Numéro - Lorsque cette case est cochée, le champ Numéro s'affiche dans la boîte de dialogue du rapport. Le numéro du rapport est inclus dans l'en-tête du rapport.
  • Début de validité (date) - Cochez cette case pour afficher le début de validité (date) dans la boîte de dialogue du rapport. La date sera incluse dans l'en-tête du rapport.
  • Numéro de chapitre - Si cette case est cochée, les numéros de chapitre sont générés et affichés par les titres de chapitre dans le rapport.
  • Compilé par (organisation) - Lorsque cette case est cochée, la boîte de dialogue du rapport contient des champs permettant de sélectionner l'organisation qui a créé le rapport. Le nom de l'organisation est inclus dans le titre du rapport.
  • Incident - Cochez cette case pour afficher le nom de l'incident actuel au début du texte du rapport.
  • Marquage - Lorsque cette case est cochée, l'option de marquage des rapports est disponible dans les rapports qui utilisent ce modèle.
• Chapitres - Ce tableau affiche la liste des chapitres contenus dans le modèle. Pour chaque chapitre, il y a un champ dans la boîte de dialogue du rapport qui relie le chapitre. Le tableau contient des boutons pour créer, modifier, supprimer et trier les chapitres.
• Pied de page - Développez ce champ et utilisez-le pour créer un pied de page, Cases requis. Le pied de page n'est visible que lorsqu'un rapport basé sur ce modèle est exporté vers Microsoft Word.

1. Cliquez sur Chapitre dans la fenêtre de modèle.
2. Remplissez les champs de la boîte de dialogue Chapitre.
3. Cliquez sur OK pour enregistrer le chapitre.

La boîte de dialogue Chapitre contient les éléments suivants :

• Titre - Saisissez le titre du chapitre du rapport.
• Description - Saisissez une description du chapitre ou des informations sur l'utilisation du chapitre. Ces informations s'affichent dans la boîte de dialogue du rapport, sous le titre du chapitre, mais pas dans le rapport lui-même.
• Type - Sélectionnez le type de champ de chapitre à afficher dans la boîte de dialogue du rapport. Vous pouvez choisir entre différentes tailles de texte et de sous-chapitres. Un chapitre appartenant au type sous-chapitre sera affiché sous forme de tableau dans le texte du rapport. Le modèle indique quelles colonnes le tableau doit contenir. Chaque colonne doit être ajoutée au chapitre en tant que sous-chapitre. Pour ajouter un sous-chapitre, sélectionnez l'option Sous-chapitre dans la fenêtre de modèle sous Type et cliquez sur Chapitre dans la fenêtre en dessous. Remplissez les champs de la boîte de dialogue Sous-chapitre et cliquez sur OK. Les champs sont identiques à ceux de la boîte de dialogue Chapitre.
• Type d'éditeur - Sélectionnez le type d'éditeur. Le type d'éditeur que vous sélectionnez ici détermine le nombre et le type d'options de formatage qui seront disponibles dans le champ de saisie de la boîte de dialogue du rapport.
• • Aucun - Lorsque ce type est sélectionné, seul du texte non formaté peut être inséré dans le champ, sans liens, images ou tableaux et autres éléments similaires.
  • Simple - Si ce type est sélectionné, plusieurs options de mise en forme du texte (par exemple, texte en gras, en italique et souligné, listes numérotées et puces) sont disponibles pour le texte du sous-chapitre, et des hyperliens peuvent être insérés.
  • Moyen - Si ce type est sélectionné, plusieurs options de formatage de texte (par ex. texte en gras, en italique et souligné, listes numérotées et puces) sont disponibles pour le texte du sous-chapitre, des hyperliens peuvent être insérés, le texte peut être copié et collé et l'édition HTML est possible.
  • Avancé - Si ce type est sélectionné, toutes les options d'édition et de mise en forme du texte du sous-chapitre sont disponibles.
• Contenu - Écrivez le contenu qui doit être automatiquement inclus dans le chapitre pour les rapports qui utilisent le modèle. Le contenu s'affiche dans le champ de saisie de la boîte de dialogue du rapport et peut être édité.
• Combiner le contenu d'autres rapports - Cochez cette case pour inclure automatiquement le contenu d'un chapitre spécifique dans d'autres rapports approuvés. Lorsque cette case est cochée, le champ N° de chapitre s'affiche. Saisissez un numéro qui correspond à un numéro de chapitre existant. Par exemple, si vous saisissez 1, les nouveaux rapports utilisant ce modèle pourront regrouper le contenu du chapitre 1 dans les rapports approuvés existants.

La barre de fonctions de la vue détaillée affiche le titre du rapport et les commandes disponibles pour l'utilisateur actif. L'en-tête du rapport situé sous la barre de fonctions indique la date de la dernière mise à jour du rapport.

La barre de fonctions peut contenir les éléments suivants :

•   Nouveau commentaire - Cette commande n'est disponible que si le rapport est ouvert aux commentaires. Cliquez sur pour commenter le rapport en remplissant le champ de texte et en cliquant sur OK.
•   Envoyer - Pointez ce bouton pour ouvrir un menu contenant les commandes suivantes :
• •   Envoyer - Cliquez pour envoyer le rapport sous forme de message.
  • Envoyer en pièce jointe (Word ou PDF) - Cliquez sur cette option pour envoyer le rapport en pièce jointe à un message.
• La touche de fonction ( contient les actions suivantes :
• •   Modifier - Cliquez pour modifier un rapport.
  •   Approuver ou refuser - Ces commandes sont disponibles pour les utilisateurs autorisés lorsque le rapport se trouve dans une étape du flux de documents qui nécessite une approbation ou un refus. Approuver est la commande de confirmation pour les rapports dans le flux de documents standard.
  •   Supprimer - Cliquez sur ce bouton pour supprimer le rapport.
  •   Imprimer - Cliquez pour imprimer le rapport.
  •   Exporter vers Word - Cliquez pour exporter le rapport vers Word.
  •   Exporter en PDF - Cliquez ici pour exporter le rapport vers un fichier PDF.
  •   Afficher l'historique - Cliquez ici pour afficher l'historique du rapport.

La vue détaillée permet d'afficher les informations suivantes sur le rapport sélectionné :

• Date - Date à laquelle le rapport a été créé pour la première fois.
• Statut - Le statut actuel dans le flux de documents (par exemple Ouvert aux commentaires, Envoyé pour approbation ou Approuvé) est disponible pour les rapports qui ne sont pas à l'état de brouillon. Si l'action concerne des utilisateurs spécifiques, les noms des utilisateurs invités sont affichés (par exemple, si un utilisateur a approuvé un rapport ou si une invitation à commenter le rapport a été envoyée à un utilisateur).
• Date de remise - (Ouvert aux commentaires) ou (Envoyé à l'approbateur). Si une date limite a été fixée lors de la création du rapport, la date limite s'affiche ici.
• Chapitre - Titre et contenu de tous les chapitres du rapport.
• Auteur - prénom et nom de l'utilisateur qui a enregistré le rapport, ainsi que la date à laquelle le rapport a été enregistré.
• Dernière modification - date de la dernière mise à jour du rapport et qui l'a effectuée
• Pièces jointes - Les liens vers les pièces jointes sont affichés sur le côté droit de la vue détaillée.
• Commentaires - Pour les rapports dont le statut est Ouvert aux commentaires, tous les commentaires enregistrés sont affichés à droite de la vue détaillée. Les commentaires ne sont pas disponibles lorsque le rapport reçoit un nouveau statut, mais ils sont disponibles en mode édition et dans l'historique du rapport.