Alertes

Au sein d’une alerte, l’ensemble du scénario d’un processus d’alerte ou d’information est cartographié.

Veuillez noter les informations générales suivantes sur le concept d’alerte :

→ de nombreux groupes d’alerte peuvent être affectés à une alerte.

→ chaque alerte est attribuée à une unité d'organisation.

→ pour les alertes du unité d'organisation racine (unité d'organisation supérieur de la hiérarchie), des groupes de tous les les unités d'organisation peuvent être affectés.

L’aperçu affiche une liste de toutes les alertes configurées. Sur la gauche, vous pouvez consulter une alerte, la modifier à l’aide de l’icône du stylo ou la supprimer à l’aide du bouton de suppression. Il est également indiqué quand et par qui l’alerte a été modifiée pour la dernière fois.

Le statut indique si la configuration est « OK ». Si, par exemple, aucun message d’alerte n’a été configuré, une erreur s’affiche. En cas d’absence de groupe ou de chevauchement des paramètres d’alerte (par exemple, la durée de la sonnerie est supérieure au temps de réponse de l’accusé de réception), un avertissement s’affiche.

Si vous cliquez sur « Nouvelle alerte », vous pouvez configurer une nouvelle alerte en cinq étapes, qui seront expliquées plus en détail ci-après.

Principes de base et déclenchement

Dans un premier temps, vous définissez les paramètres de base tels que le nom de l’alerte, la validité de l’alerte, le support par lequel l’alerte peut être déclenchée et les éventuels processus parallèles qui doivent être déclenchés en même temps que l’alerte.

Principes de base et déclenchement

• Enable : cette option doit être activée pour que l’alerte soit disponible pour être déclenchée.
• Alarm Number : ce numéro est attribué automatiquement par le système.
• Name : le nom peut être défini librement et est limité à 48 caractères
• Organizational unit : l'unité d'organisation est attribué une fois lors de la configuration initiale. Il n’est pas possible de le modifier par la suite, car l'unité d'organisation se voit attribuer les groupes départementaux, les calendriers, les listes blanches, les sous-alertes, etc. correspondants.
• Category : une catégorie peut être attribuée à chaque alerte. Les catégories sont utilisées pour le regroupement dans le moniteur d’alerte et dans le rapport d’alerte.
• Alarm icon : dans ce champ, vous pouvez sélectionner une icône qui s’affichera dans l’application pour déclencher l’alerte.
• Alarm priority : Les paramètres de priorisation des alertes figurent dans l’application, sur le bureau ou dans la confirmation d’alerte reçue par e-mail, SMS ou fax (si le bouton correspondant est activé dans les paramètres du message).

Mobile App	Desktop	E-Mail

Les alertes de priorité élevée sont traitées de manière préférentielle lorsque des alertes sont déclenchées par téléphone, que plusieurs alertes de masse sont déclenchées en même temps et que la sonnerie spéciale est activée dans l’application.

Une sonnerie spéciale est attribuée à chaque priorité :

Priorité Info.m4a

Priorité Normale.m4a

Priorité Urgente.m4a

Pour en savoir plus sur les paramètres de l’application mobile, veuillez cliquer ici. 

• Validity of the alarm : c’est ici que vous pouvez définir la durée d’une alerte, après laquelle une alerte est entièrement terminée. Il s’agit également de la durée maximale d’une conférence téléphonique si le type d’alerte « Conférence » a été sélectionné.Notez que vous pouvez prolonger (plusieurs fois) la durée de validité des alertes jusqu’à 30 jours pour les alertes déjà en cours d’exécution dans l'Alarm monitor.
• Launch via : sélectionnez tous les canaux via lesquels l’alerte peut être déclenchée.
  • Téléphone :
    • si cette option est activée et que l’option « Setup an individual emergency number for the alarm » est désactivée, l’alerte peut être déclenchée par les utilisateurs qui appellent l’un des numéros de téléphone du système (pour savoir où les trouver, reportez-vous à la section Naviguer sur l’interface), saisissent leur numéro de téléphone et leur PIN (pour savoir comment les configurer pour un utilisateur, reportez-vous à la section Gérer les utilisateurs ENS+), ainsi que le numéro de l’alerte. Veuillez noter que les mêmes restrictions que dans le portail web s’appliquent : seuls les utilisateurs ayant accès à cette alerte sont autorisés à la déclencher par téléphone.
    • Si cette option est sélectionnée et que l’option « Setup an individual emergency number for the alarm » est activée, vous pouvez attribuer à cette alerte l’un des numéros dont vous disposez. Toute personne appelant ce numéro de téléphone pourra alors déclencher l’alerte et des paramètres supplémentaires de déclenchement d’alerte seront disponibles (voir ci-dessous). Cette option peut ne pas être disponible si elle ne fait pas partie de votre forfait ou si vous avez déjà utilisé tous les numéros de téléphone à votre disposition pour d’autres alertes ou pour la ligne de renseignements directe. Dans ces cas, veuillez contacter votre gestionnaire de compte.
  • Web
  • Application : pour qu’une alerte soit disponible via l’application, elle doit être ajoutée à un profil.
  • Connexion API : e-mail, REST API, SMS, passerelle de médias d’alerte, systèmes tiers
  • Alerte système : permet d’assigner cette alerte à d’autres alertes et fonctions du cloud, par exemple, pour les alertes par défaut dans les profils d’application ainsi que pour la surveillance des passerelles et du système interne

Paramètres de déclenchement avancés

Paramètres avancés

• Do not trigger alarm if it was triggered in the last seconds : ce paramètre garantit qu’une alerte ne se déclenchera pas plusieurs fois pendant une période définie.
• Do not start triggering only if it was triggered with the same message : ce paramètre n’est disponible que si le paramètre précédent est activé. Si la même alerte se déclenche pendant la période sélectionnée, mais avec un message différent, elle sera activée.
• Do not start triggering only if it was triggered with the same caller id : ce paramètre n’est disponible que si le premier paramètre est activé. Il empêche le déclenchement d’une alerte si le même numéro de téléphone tente de déclencher deux fois une alerte par téléphone pendant la période définie.
• Start alarm with delay : l’alerte ne se déclenche qu’après un délai prédéfini, relatif ou fixe.
• PIN for telephone / application launch : le déclenchement d’une alerte via un numéro d’urgence individuel et l’application peut être sécurisé par un PIN à quatre chiffres.

Paramètres avancés pour le déclenchement via un numéro d’urgence individuel

• Lecture d’un message d’accueil pour l’appelant : personnalisez le message d’accueil que l’appelant entendra avant que l’alerte ne se déclenche. La langue du module de synthèse vocale est sélectionnée au sein de l’alerte, dans la section Message
• Mode silencieux : déclenchement direct sans son ni annonce. Remplace la fonction PIN. Ce paramètre ne fonctionne pas dans le cadre d’une conférence.
• Direct start : l’alerte est déclenchée directement par sélection. Remplace la fonction PIN.
• Liste blanche activé : la liste blanche sert de protection. Seuls les numéros de téléphone répertoriés dans la liste blanche peuvent déclencher l’alerte. Si l’abonné ne figure pas dans la liste blanche, la ligne sonne occupée.
• DTMF to send : cette fonction transmet un signal DTMF au déclenchement de l’alerte. Cela est nécessaire pour que les dispositifs d’appel d’urgence signalent que l’alerte a été acceptée avec succès.
• Transmission du numéro de téléphone du déclencheur : dans ce cas, le numéro de téléphone de la personne qui déclenche l’alerte est transmis, de sorte que les récepteurs d’alerte sont appelés directement avec le CLIP de l’appelant.

Flux d’alerte étendu

• Démarrer l'alerte locale : si une passerelle média d’alerte est connectée, l’alerte locale portant le même numéro d’alerte que l’alerte cloud est déclenchée. Si ce numéro d’alerte n’existe pas sur la passerelle média d’alerte, l’alerte locale par défaut est déclenchée. L’alerte est démarrée sur la passerelle média locale.
• Définir la disponibilité des alarmes suivantes : le statut de l’alerte sélectionnée est défini/modifié lorsque cette alerte est déclenchée (il peut être défini soit sur « activé » ou « désactivé », soit sur le statut opposé au statut le plus récent).
• Arrêter les alarmes suivantes si l'alarme a été déclenchée : ce paramètre permet de sélectionner jusqu’à 3 autres alertes qui seront arrêtées lors du déclenchement de cette alerte.
• Activer des alarmes parallèles : ce paramètre permet de sélectionner jusqu’à 3 alertes qui seront démarrées en parallèle de l’alerte configurée.
• Démarrer un évènement global : vous pouvez en savoir plus sur les événements ici.

Cliquez sur « Enregistrer » à la fin de cette étape.

Participants & canaux

La deuxième étape vous permet de configurer les groupes et les personnes à alerter, les canaux/dispositifs à utiliser et le type d’alerte. Elle vous permet également d’indiquer si vous souhaitez alerter tous les participants en parallèle ou successivement, ou si vous souhaitez démarrer une conférence.

Type d’alerte

Ce paramètre essentiel définit le processus d’alerte.

Channel based	Les personnes sont alertées en parallèle, mais uniquement via les canaux sélectionnés ici. Comme pour les alertes basées sur un dispositif, vous pouvez définir des étapes d’alerte, selon lesquelles seulement quelques canaux sont utilisés pour la première série, suivis d’un autre ensemble de canaux pour la deuxième série, etc. Comme pour les alertes basées sur un dispositif, vous pouvez indiquer pendant combien de secondes l’étape suivante doit être retardée. Contrairement aux alertes basées sur un dispositif, ce paramètre écrase les préférences personnelles relatives à des dispositifs spécifiques. Par exemple, vous alerterez d’abord toutes les personnes par e-mail, que l’e-mail soit leur dispositif préféré ou non.
Personal device priority	Les personnes sont alertées en parallèle, mais pas sur tous les dispositifs en même temps : elles sont alertées sur un dispositif après l’autre. Vous pouvez indiquer combien de dispositifs doivent faire partie d’une étape et pendant combien de secondes l’étape suivante doit être retardée. Les personnes sont alertées en fonction de leurs préférences individuelles en matière de dispositifs, telles qu’elles sont définies dans les paramètres des personnes.
En parallèle	Tous les participants sont alertés en parallèle sur tous les dispositifs sélectionnés.
En série	Les participants sont appelés les uns après les autres au sein du groupe d’alertes, selon l’ordre de priorité défini. Remarques importantes : • La fonction d’accusé de réception n’est pas disponible pour les SMS et les e-mails. • La solution ne passe à l’abonné suivant que si une alerte est déclenchée par un appel vocal. Si d’autres canaux de communication sont configurés dans l’alerte (par exemple, application), il est nécessaire que l’escalade soit activée dans les paramètres Acknowledgement and Escalation, afin que le délai individuel pour l’escalade vers l’abonné cible suivant prenne effet.
Performance	Les personnes sélectionnées sont alertées en parallèle jusqu’à ce que l’escalade vers le groupe suivant démarre. Cela permet d’optimiser les contraintes de capacité des systèmes téléphoniques. Il est possible de définir le nombre de canaux de communication utilisés en parallèle. Si, dans le cadre d’une alerte, un abonné est alerté via 12 numéros de téléphone, 12 canaux sont occupés simultanément. Si l’abonné accuse réception via un numéro de téléphone, 12 canaux vocaux sont à nouveau activés. Cette alerte est conçue pour les alertes téléphoniques afin que le système puisse être adapté aux capacités de la ligne réseau du client.
Random	Il s’agit d’une alerte en série spécifique, qui alerte les participants d’un groupe de façon aléatoire, afin d’éviter que l’ordre des personnes alertées soit le même à chaque fois que cette alerte est déclenchée.
Conférence	Une conférence est configurée automatiquement. Les participants peuvent y participer via un appel entrant/sortant. Si cette option est sélectionnée, vous pouvez également choisir de transférer l’appelant – c’est-à-dire la personne qui déclenche l’alerte – à la conférence. Vous pouvez également utiliser la fonction de conférence de la zone "Collaboration", qui offre les mêmes fonctions de conférence mais peut être combinée avec n'importe quel type d'alarme.

• Enable chat : ce paramètre ouvre une fonction de chat pour les utilisateurs de l’application afin qu’ils puissent échanger des informations. La salle de chat est active pendant la durée configurée sous « Alarm validity ». Le chat est disponible pour tous les participants qui ont reçu cette alerte. Le chat peut également être utilisé via l’interface Web.
• Activer la conférence : Permet de créer une salle de conférence téléphonique à laquelle les participants alertés peuvent accéder après notification, quel que soit leur retour d'information. La conférence reste active jusqu'à 30 jours ou peut être fermée prématurément par l'utilisateur, en fonction de l'édition avec un nombre maximum limité de participants actifs.
• Activer la vidéoconférence : Si l'option est activée, après le lancement de l'alarme, tous les membres de l'alarme recevront un lien par e-mail ou par SMS, à condition que ces appareils soient ajoutés à l'alarme. Pour en savoir plus sur la vidéoconférence dans ENS+, cliquez ici.

Participants

Dans cette zone, il est possible d’affecter un ou plusieurs groupes à une alerte. La solution est conçue de manière à ce que des groupes du même unité d'organisation et des unités d'organisation directement subordonnés puissent être sélectionnés. Si une personne est dans plusieurs groupes avec les mêmes canaux de communication, elle n’est alertée qu’une seule fois.

En dehors des groupes, il est également possible d’affecter des personnes individuelles à une alerte. Pour l’affectation de personnes individuelles, les dispositifs doivent être sélectionnés dans la configuration des alertes. Pour les groupes, la sélection de dispositifs par personne est effectuée dans la configuration des groupes.

• Allow user to edit groups prior to start of alarm : avant de déclencher les paramètres prédéfinis via l’API ou le portail Web, l’utilisateur peut modifier les paramètres correspondants et modifier ainsi à la fois les personnes et les groupes affectés.
• Overwrite existing groups and persons : ce paramètre est actif uniquement lorsque l’option ci-dessus est définie sur « activée » et permet non seulement de développer les paramètres prédéfinis, mais également de remplacer les groupes et les personnes pour le déclencheur en question.

Calendrier

En ajoutant un calendrier ou un tableau de service dans la configuration des alertes, vous pouvez définir des écarts temporels par rapport aux paramètres d’alerte par défaut. Lorsque l’alerte est déclenchée à un moment qui tombe dans un calendrier annuel ou hebdomadaire sélectionné, la solution passe à une autre alerte ou alerte un autre groupe. Si vous ajoutez un tableau de service à une alerte, les personnes sont alertées en fonction de leurs horaires de travail. Les participants par défaut configurés à l’étape précédente sont alertés uniquement si l’alerte est déclenchée à un moment non couvert par un calendrier configuré ou si aucune personne n’est affectée à des horaires de travail dans le tableau de service.

Calendrier annuel ou hebdomadaire

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs calendriers. L’option « show gaps » vous permet de voir les périodes concernées.

• Si des calendriers annuels et des calendriers hebdomadaires ont été configurés dans le cadre d’une alerte, on vérifie toujours en premier lieu si un calendrier annuel s’applique à l’heure donnée.
• Ainsi, quelle que soit sa position dans la configuration, un calendrier annuel est toujours prioritaire sur un calendrier hebdomadaire. Si deux types de calendriers identiques (par exemple, calendrier hebdomadaire) couvrent la même période, on utilise toujours le calendrier ayant la position la plus élevée.

Pour un calendrier, il est possible de configurer une autre alerte ou un autre groupe. Pour une autre alerte, tous les paramètres de l’autre alerte s’appliquent.

Tableau de service

Contrairement aux calendriers annuels ou hebdomadaires, vous ne pouvez sélectionner qu’un seul tableau de service. Les personnes configurées dans le tableau de service sélectionné sont alertées en fonction de leurs horaires de travail.

Paramètres Participants & canaux avancés

• Overrule person inactive state : quel que soit le statut de l’utilisateur (par exemple, hors ligne), l’alerte est transmise au participant.
• Do not notify person, who triggered the alarm : la personne qui a déclenché l’alerte n’est pas alertée, même si elle est membre du groupe d’alerte sélectionné.

Applicable au canal téléphonique

• Period of ringing for a device : ce paramètre permet de définir la durée de sonnerie de l’appel.
• Call ID : numéro de téléphone sortant (numéro visible par le destinataire). Le système prend en charge la fonction « CLIP-no-screening ». Cela signifie que lorsqu’une alerte est émise, le numéro de téléphone réseau est supprimé et le numéro de téléphone sélectionné est transmis. Veuillez noter que selon le fournisseur, les numéros spéciaux peuvent ne pas être autorisés. Il peut donc être utile d’effectuer un test pour vérifier si le numéro de téléphone souhaité peut être transmis. Le numéro de téléphone doit être saisi au format canonique.

Cliquez sur « Enregistrer » à la fin de cette étape.

Message

La troisième étape consiste à configurer le message pour l’alerte.

Message

• Language: tout d’abord, vous devez sélectionner une langue par défaut pour l’alerte, de sorte que la bonne voix de synthèse vocale soit utilisée pour la lecture par appel vocal.
• Message template : sélectionnez un modèle déjà créé pour votre message. Si vous choisissez un modèle, tous les champs seront automatiquement renseignés en fonction du modèle sélectionné. Vous pouvez également choisir d’utiliser uniquement l’en-tête et la signature du modèle sélectionné et de définir un message spécifique à cette alerte. En outre, vous pouvez décider de partir d'un modèle, puis de modifier le texte pour cette alarme spécifique en cliquant sur "Modifier".
• Genereal Message : si vous décidez de rédiger un message spécifique à une alerte et de ne pas utiliser de modèle, remplissez le champ « Message général ». La longueur maximale du message est de 50000 caractères, formatage et images compris. Ce message est utilisé pour tous les canaux, sauf si un message individuel est configuré pour un canal dans la section « Individual channel based messages » de cette page. Notez que si le message est transféré par appel vocal, SMS ou fax, il sera coupé après la limite (inférieure) de caractères correspondante.
• Attachments : pour les e-mails et l’application, vous pouvez ajouter une pièce jointe en parcourant le gestionnaire de fichiers ou en téléchargeant un nouveau fichier. Il est possible d’ajouter jusqu’à 3 pièces jointes par alerte. La taille maximale des pièces jointes est de 10 Mo par fichier. Les formats de fichiers partagés sont listés ici.
• Alarm symbol settings : pour les canaux de réception qui affichent les icônes des alertes (par exemple, application pour smartphone), la couleur et l’arrière-plan des icônes peuvent être modifiés. Pour ce faire, un tableau de couleurs est disponible dans une liste déroulante. Cette valeur de couleur peut être écrasée pour les interfaces correspondantes, par exemple OIP, via la passerelle média. 

Messages spécifiques à un canal

Développez cet accordéon si vous souhaitez définir des messages spécifiques pour différents canaux. Notez que lorsqu’aucun message spécifique n’est défini pour un canal, le message général est utilisé.

• Message vocal : ce paramètre permet de configurer le message vocal. Une fois le message vocal enregistré, il est possible de l’écouter en saisissant un numéro de téléphone et, si nécessaire, d’enregistrer un autre message vocal. Veuillez noter que pour que le message vocal s’affiche, il faut actualiser le navigateur Web (en appuyant sur F5) après l’enregistrement par téléphone. Si un message vocal spécifique a été configuré, le nom ou le numéro de téléphone de la personne qui déclenche l’alerte n’est pas ajouté au message.
• SMS message : ce paramètre permet de configurer un message pour le canal SMS. Il est recommandé de faire en sorte que le message SMS soit aussi court que possible, car, selon le forfait sélectionné, il peut y avoir des frais pour l’envoi de messages SMS.
• Fax message : ce paramètre vous permet d’enregistrer un message pour le canal fax.
• Message e-mail et application : ce paramètre vous permet de définir le message pour les canaux e-mail et application. Pour le message de l’application, le sujet ou le nom de l’alerte peut être utilisé comme titre selon le paramétrage du compte.  
• Lien : des liens URL peuvent également être transmis pour les canaux e-mail et application.
  → Nom de l’URL affichée = texte court pour le lien hypertexte.
  → URL = le lien souhaité est enregistré ici.

Paramètres

Paramètres des messages généraux

• Allow user to edit message before start of an alarm : si cette option est active, le message dynamique du sous-système est transmis, sous réserve qu’il comporte au minimum 8 caractères et au maximum 612 caractères. Le texte d’alerte statique spécifié sous « Message » est également écrasé lorsque l’alerte est déclenchée via le tableau de bord et qu’un message personnalisé est saisi. Cela s’applique à tous les canaux lors de la transmission d’un message au format texte. En outre, cette option s’applique également si le message doit être pris en charge à partir d’une pré-alerte.
• Number of plays of the voice message : ce paramètre vous permet de spécifier la fréquence de lecture d’un message vocal.
• Transfer message to related alarms : ce paramètre garantit que les messages sont transmis aux alertes en aval. Cela peut être le cas si un calendrier accède à une autre alerte, si une alerte parallèle est démarrée ou si une alerte d’escalade est déclenchée.
• Add launcher name to the message : ce paramètre permet d’ajouter le nom de la personne qui déclenche l’alerte au message d’alerte, si la personne en question est configurée comme une personne avec un dispositif correspondant dans le système.
• Add static location information : si cette fonction est activée, les informations de localisation du champ « Room » dans la configuration des personnes sont ajoutées au message d’alerte.
• Add contact details : cette fonction permet de transmettre le premier dispositif enregistré de la personne déclenchant l’alerte avec le message d’alerte.

Paramètres en cas de sélection du déclenchement par téléphone

• Lecture d’un message d’accueil pour l’appelant : personnalisez le message d’accueil que l’appelant entendra avant que l’alerte ne se déclenche. La langue du module de synthèse vocale est sélectionnée au sein de l’alerte, dans la section Message.  
• Record dynamic message : l’appelant peut enregistrer un message vocal de façon dynamique. Le message enregistré est transmis uniquement via le canal de communication vocale.
• Add caller id to the message : cette fonction enrichit le message d’alerte avec les informations du numéro appelant pour déclencher l’alerte.

Paramètres avancés pour le canal vocal

• Play welcome message : ce paramètre vous permet de spécifier si un message de bienvenue général doit être lu. Si ce paramètre est activé et selon la version de produit que vous avez sélectionnée, vous pouvez personnaliser le texte dans « Voice message settings ».
• PIN request before transfer of alarm : pour entendre le message, l’utilisateur doit d’abord saisir un PIN pour appel vocal. Le PIN est défini individuellement dans la configuration des personnes. Selon la version de votre produit, ce paramètre vous permet de modifier le composant de texte vocal par défaut. Veuillez noter que cette fonctionnalité n'est disponible que si Direct SIP est utilisé comme fournisseur de services vocaux pour votre compte.
• Custom cancel and goodbye message : selon la version de votre produit, ce paramètre vous permet de modifier les composants de texte vocal par défaut pour les messages d’annulation et de salutation du moteur vocal.

Cliquez sur « Enregistrer » à la fin de cette étape.

Feedback et escalade

Lors de la quatrième étape, vous pouvez indiquer si vous souhaitez recevoir ou non des feedbacks. Vous pouvez définir un objectif d’alerte et configurer une escalade pour le cas où l’objectif d’alerte ne serait pas atteint pendant la période de validité de l’alerte. Cette quatrième étape peut être très courte ou assez longue :

Version la plus courte possible : pas de feedback, pas d’escalade.	Version longue avec paramètres étendus.

Feedback

Confirmation

Il est possible de configurer une confirmation pour une alerte, ce qui est nécessaire si les participants alertés doivent donner un feedback de qualité sur leur disponibilité ou leur temps de réponse. Selon la version de votre produit, les options de configuration suivantes sont disponibles pour les types d’alerte « En parallèle », « Performance », « Random » et « En série ». Toujours selon la version de votre produit, vous pouvez à nouveau modifier les composants de texte vocal par défaut pour les canaux vocaux pour ces options de configuration.

• Confirmation : si cette option est activée, les participants peuvent confirmer une alerte. Pour un appel vocal, il faut appuyer sur la touche 1 via DTMF.

Les appels manqués peuvent également être rappelés après un certain temps afin d'écouter le message d'alarme et de confirmer l'alarme.

• Confirmation rapide : cas d’utilisation spécifique pour les hôpitaux ; dans ce cas, le texte vocal ne peut pas être personnalisé. Les options de réponse suivantes sont disponibles :
  1. At location within 30 minutes / 3. At location within 60 minutes / 0. negative feedback ; le participant a reçu le message, mais ne peut pas être disponible pour cette alerte.
• Confirmation avec PIN : disponible uniquement pour les alertes transmises via des appels vocaux. Le destinataire doit alors saisir son PIN à quatre chiffres pour accuser réception.
• Option to reject alarm : si cette option est activée, un participant pourra rejeter une alerte.
• Request time to be at location : cette option demande aux participants le temps dont ils ont besoin pour se rendre sur site.
• Survey : vous pouvez définir 10 options de réponse personnalisées. Vous devez spécifier si chacune de ces options de réponse doit être considérée comme une confirmation (réponse positive), un rejet d’alerte (réponse négative) ou une réponse neutre. Cela est utile pour atteindre votre objectif d’alerte, ainsi que pour l’escalade et le reporting. En outre, vous devez spécifier le texte qui sera lu par le moteur vocal pour les canaux vocaux. Ce texte doit donner des instructions claires concernant les numéros correspondant aux différentes options de réponse.

• Confirmation numérique par SMS : pour que la confirmation par SMS soit plus claire, le texte « Veuillez répondre à ce message en envoyant une des options numériques d’accusé de réception » a été ajouté au SMS.

Journal des tâches

Si un journal des tâches est configuré, les personnes qui acceptent l’alerte via l’application pour smartphone sont invitées à parcourir une liste de tâches, dans un ordre prédéfini ou dans n’importe quel ordre. Il peut y avoir un seul journal des tâches par alerte, de sorte que la fonction est désactivée une fois le journal des tâches terminé. Cependant, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même journal.

Afficher dans la configuration	Afficher pour la personne dans l’application

Objectif d’alerte

• General alarm goal : l’alerte est arrêtée si elle a été confirmée par le nombre de personnes sélectionnées.
• Qualification-based alarm goal : choisissez cette option si vous voulez vous assurer d’atteindre x personnes avec la compétence A, y personnes avec la compétence B, et z personnes avec la compétence C.Veuillez noter que seules les personnes dont les qualifications sélectionnées sont définies comme qualification principale seront notifiées. Toutes les personnes ne répondant à aucune des conditions d'alarme configurées seront exclues du processus d'alarme (y compris de toute escalade). Si le nombre requis de participants possédant une qualification spécifique a été reconnu positivement dans le groupe d'alarme, aucun autre participant possédant la même qualification ne sera appelé. Il existe également une compétence générale "Sans qualification", qui permet au système d'alerter le nombre défini de participants qui n'ont pas de qualification primaire enregistrée.
• Objectif d’alerte par groupe : Choisissez cette option si vous souhaitez spécifier combien de personnes seront jointes par groupe. Vous pouvez également définir un objectif pour toutes les personnes qui ont été ajoutées directement.

Notez que l’alerte s’arrête dès que le nombre de personnes défini par groupe est atteint. Chaque personne n’est comptabilisée qu’une seule fois.

Veuillez vous assurer que les personnes ne font partie que de l’un de ces groupes pour veiller à ce qu’elles soient comptabilisées dans le bon groupe. Si une personne est affectée à plusieurs groupes mais avec différents dispositifs, le groupe pour lequel la personne sera comptabilisée dépendra du dispositif utilisé pour la confirmation. Si une personne appartient à plusieurs groupes avec les mêmes dispositifs, elle sera d’abord comptabilisée dans n’importe quel groupe statique (aléatoire) auquel elle est affectée, puis dans n’importe quel groupe basé sur des filtres (aléatoire) et enfin dans n’importe quel groupe temporel (aléatoire).

Si une personne est affectée à plusieurs groupes mais avec différents dispositifs, le groupe pour lequel la personne sera comptabilisée dépendra du dispositif utilisé pour la confirmation.

Si vous ajoutez des personnes et des groupes lors du déclenchement de l’alerte, ils seront ajoutés avec l’objectif de joindre « toutes les personnes » de ce groupe.

Si un groupe est vide lorsque l’alerte est déclenchée, l’alerte ne sera pas considérée comme réussie et, si une escalade est définie, elle sera initiée.

Veuillez noter que lorsqu’un objectif d’alerte spécifique à un groupe est sélectionné, les boucles sont la seule option d’escalade disponible.

Groupes dynamiques

Cette option n’est active que si l’alerte exige une confirmation. Le groupe dynamique vous permet de créer des groupes en fonction de la confirmation. Le regroupement est basé sur les confirmations et les rejets (et inclut également les participants qui n’ont pas pu être atteints).

Les groupes sont alors disponibles pendant la durée de validité configurée pour l’alerte et peuvent être utilisés pour envoyer un message ou configurer une alerte. Le groupe est nommé d’après le groupe d’origine et son nom est complété par une partie dynamique (date + heure) ainsi que « confirmed » et « not confirmed ». Les personnes sont ajoutées au groupe dynamique avec les canaux de communication affectés dans l’alerte lorsqu’elle a été démarrée.

Exemple : la configuration d’une personne dans l’alerte d’origine se présente comme suit :

1. Groupe par défaut : application
2. Escalade 1 : SMS
3. Escalade 2 : e-mail
4. Escalade 3 : mobile

Dans ce cas, 4 dispositifs sont ajoutés au groupe dynamique.

Escalade

• Escalade : cette option doit être activée pour qu’une escalade puisse avoir lieu si le nombre défini de participants n’est pas atteint.
• General time to complete the alarm condition before an escalation starts : pendant ce délai, les membres du groupe défini doivent fournir un feedback positif pour que la condition d’alerte soit remplie. Si ce n’est pas le cas, une escalade d’alerte démarre.

• Always wait for the general «confirmation time» before starting an escalation : ce paramètre vous concerne si vous avez spécifié que l’alerte peut être déclenchée par appel vocal et que vos destinataires sont uniquement appelés sur un canal téléphonique. Il permet au système d’entrer dans la phase d’escalade uniquement lorsque le délai de confirmation général est écoulé. Si cette option n’est pas définie, l’escalade démarre immédiatement.
• Number of loops within the same group : cette configuration permet de définir la fréquence à laquelle une alerte doit être répétée au sein d’un groupe si le délai de confirmation général a expiré et que la condition d’alerte définie n’a pas été remplie. Le nombre de répétitions s’applique également aux groupes spécifiés dans le paramètre « Alternative Groups ».
  Remarque importante : si un abonné n’a été alerté que par SMS, le SMS ne sera pas renvoyé au même niveau d’escalade.
• Enable deputy escalation : lorsque cette escalade est définie, les remplaçants sont alertés pour tous les participants si le délai de confirmation général a expiré et que la condition d’alerte définie n’a pas été remplie. Le remplaçant d’une personne est créé dans la gestion des personnes.
  Remarque importante : cette fonction n’est PAS disponible pour les alertes basées sur les compétences.
• Start alternative group : cette option permet aux autres groupes d’être alertés si le délai de confirmation général a expiré et que la condition d’alerte définie n’a pas été remplie. Il est possible de configurer jusqu’à trois autres « groupes ». Dans ce cas, un « groupe » peut comprendre plusieurs personnes et groupes préconfigurés.

Paramètres de suivi

• Start follow-up alarm after alarm was completed successful : si une alerte est terminée avec succès, une autre alerte peut être démarrée. Ce cas ne doit pas être confondu avec une escalade, lorsque la condition d’alerte n’est pas remplie.
• Start escalation alarm if alarm was not completed successfully : cette option permet de démarrer une autre alerte si le délai de confirmation général a expiré et que la condition d’alerte définie n’a pas été remplie.
  Remarque importante : lorsque le scénario est configuré de manière à ce qu’un participant puisse répondre négativement, le participant en question ne sera plus alerté au cours de l’alerte s’il répond négativement. Cette fonction est annulée par le démarrage d’une nouvelle alerte.

Cliquez sur « Enregistrer » à la fin de cette étape.

Rapport d’alerte

Cette dernière étape consiste à configurer la transmission des rapports d’alerte.

• Send report after completed loops : ce paramètre garantit que les adresses e-mail spécifiées sous Destinataires reçoivent un rapport intermédiaire après chaque boucle d’alerte (cela vaut pour toutes les adresses e-mail ; il n’est pas nécessaire que les adresses soient enregistrées pour un utilisateur ou une personne dans le système).
• Send a report after the alarm has ended : une fois l’alerte terminée, un rapport de résultats est envoyé à l’adresse e-mail saisie.
• Destinataires : liste des destinataires des e-mails pour les rapports.
  Si vous souhaitez ajouter plusieurs adresses e-mail à la liste des destinataires, écrivez-les l'une sous l'autre sans virgule (voir capture d'écran).
• Detailed alarm report for the app user and webhook : cette option permet aux utilisateurs de l’application et aux connexions webhook au sein d’une alerte de voir qui a déjà accusé réception de l’alerte. Elle peut prendre en charge jusqu’à trois personnes fournissant une confirmation.

Cliquez sur « Enregistrer » à la fin de cette étape. Félicitations : vous venez de configurer avec succès une alerte !