Besprechungen

Anita Wilknitz aktualisiert von Anita Wilknitz

Das Besprechungs-Modul wurde entwickelt, um Sie bei der Vorbereitung, Planung und Durchführung von Meetings direkt in FACT24 CIM zu unterstützen.

Das Modul unterstützt den gesamten Besprechungsprozess, von der Erstellung wiederverwendbarer Vorlagen und der Einladung von Teilnehmern bis hin zur Planung wiederkehrender Besprechungen und der Durchführung der Besprechung.

Mit dem Besprechungs-Modul:

  • Erstellen Sie im Voraus Besprechungsvorlagen für wiederkehrende oder standardisierte Besprechungsformate.
  • Legen Sie die Ebene der Besprechung fest, indem Sie Strategisch, Taktisch oder Operativ auswählen.
  • Legen Sie den Status der Besprechung auf Entwurf oder Veröffentlicht fest.
  • Legen Sie den Termin fest, indem Sie Datum und Uhrzeit angeben.
  • Integrieren Sie Microsoft-Kalender, um Besprechungseinladungen zu synchronisieren.
  • Fügen Sie einen Titel hinzu, um die Besprechung eindeutig zu kennzeichnen.
  • Geben Sie einen Standort an oder erstellen Sie ein Microsoft Teams-Meeting zur virtuellen Teilnahme.
  • Fügen Sie eine Beschreibung mit relevanten Informationen und Kontext hinzu.
  • Erstellen Sie Agendapunkte, um die Besprechung zu strukturieren und Diskussionsthemen vorzubereiten.
  • Laden Sie Teilnehmer direkt zum Meeting ein. Sie können Benutzer, Kontakte oder ENS+-Gruppen hinzufügen, jedoch derzeit keine externen Teilnehmer.
  • Planen Sie wiederkehrende Treffen für routinemäßige Besprechungen und Abläufe ein.
  • Führen Sie das Meeting in FACT24 CIM durch und verwenden Sie dazu die vorbereiteten Meeting-Informationen und die Tagesordnung.
Die Integration von Microsoft Kalender und Teams muss zunächst für Ihre Organisation aktiviert werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren F24-Ansprechpartner, um diese Funktion zu aktivieren.

Alle in FACT24 CIM erstellten Meetings finden Sie in der Meeting-Übersicht.

Diese bietet Ihnen einen zentralen Ort, um auf Ihre Meetings zuzugreifen und sie zu verwalten.

In der Besprechungsübersicht können Sie Folgendes sehen:

  • Alle Ihre Meetings an einem zentralen Ort
  • Zugriff auf die Besprechungsdetails, einschließlich Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer, Beschreibung und Tagesordnung
  • Führen Sie das Meeting direkt über FACT24 CIM durch.
  • Bearbeiten Sie die Besprechungsdetails, sobald Änderungen erforderlich sind.
  • Fügen Sie einer bestehenden Besprechung weitere Teilnehmer hinzu
  • Fügen Sie zu jedem Tagesordnungspunkt Anhänge hinzu, um relevante Dokumente und zusätzliche Informationen für die Sitzung bereitzustellen.
  • Fügen Sie für jeden Agendapunkt Aufgaben hinzu, um Folgemaßnahmen direkt im Meeting zu erfassen und zuzuweisen.
  • Versenden Sie nach dem Ende des Meetings einen Besprechungsbericht, um die relevanten Ergebnisse und Informationen mit den Teilnehmern oder anderen Beteiligten zu teilen.
  • Protokollieren Sie das Meeting im entsprechenden Vorfall, um sicherzustellen, dass das Meeting und seine Ergebnisse als Teil der Vorfallshistorie dokumentiert werden.

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