Datei-Archiv

Das Dateiarchiv dient der Speicherung, Anzeige und Verwaltung von Ordnern und Dateien, die in CIM Essential verwendet werden können. Im Dateiarchiv können Sie Dateien in Ordnern organisieren. Die Ordner und Dateien unterliegen einer Versionskontrolle.

Die Dateien im Dateiarchiv können verschiedene Formate haben, z. B. Textdateien, Dokumente wie Präsentationen, Pläne und Tabellenkalkulationen, Bilddateien, Audiodateien und Videodateien.

Die Benutzeroberfläche des Dateiarchivs besteht aus einer Titel- und Funktionsleiste im oberen Bereich, einer Baumstruktur, in der die Ordner des Dateiarchivs angezeigt werden, einer Listenansicht, in der die Dateien in dem in der Baumstruktur ausgewählten Ordner angezeigt werden, und einer Detailansicht, in der Informationen über die aktuell ausgewählte Datei angezeigt werden.

•   Miniaturansicht - Wenn der aktuelle Ansichtsmodus die Listenansicht ist, klicken Sie auf , um zur Miniaturansicht zu wechseln, in der die Dateien als Symbole angezeigt werden.
•   Listenansicht - Wenn der aktuelle Ansichtsmodus die Miniaturansicht ist, klicken Sie auf , um zur Listenansicht zu wechseln.
•   Datei hinzufügen - Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um dem aktuell in der Baumstruktur ausgewählten Ordner eine Datei hinzuzufügen. Diese Funktion ist nur für die Rollen Management und Admin verfügbar.

Die Baumstruktur links neben der Listenansicht und der Detailansicht ist eine hierarchische Organisation des Inhalts des Dateiarchivs. Sie funktioniert wie ein Menü, in dem Sie einen Ordner auswählen können, um den Inhalt des Menüs anzuzeigen und damit zu arbeiten.

Die Baumstruktur kann die folgenden Elemente enthalten:

 Das  Dateiarchiv ist das Wurzelelement oder der Startpunkt des Dateiarchivs. Dieses Element wird oft als Stammordner bezeichnet, es wird immer angezeigt und kann nicht aus dem Dateiarchiv gelöscht werden. Drücken Sie auf (Erweitern), um den Inhalt anzuzeigen und Unterordner oder Dateien innerhalb des Ordners zu betrachten. Klicken Sie auf (Ausblenden), um den Ordner nur in der Baumstruktur zu sehen.

In der Funktionsleiste über der Baumstruktur wird die Schaltfläche Funktionen () angezeigt, die Folgendes öffnet:

•   Ordner hinzufügen - Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen Ordner in den aktuell in der Baumstruktur ausgewählten Ordner einzufügen.
•   Ordner bearbeiten - Klicken Sie darauf, um den aktuell in der Baumstruktur ausgewählten Ordner zu bearbeiten.
•   Ordner löschen - Klicken Sie darauf, um den aktuell in der Baumstruktur ausgewählten Ordner zu löschen.

In der Listenansicht werden die Dateien und Ordner angezeigt, die in dem aktuell in der Baumstruktur ausgewählten Ordner eingebettet sind. Um Dateien anzuzeigen, die in einem untergeordneten Ordner hinzugefügt wurden, wählen Sie den entsprechenden Ordner in der Baumstruktur aus.

In der Listenansicht können die Dateien in einem in der Baumstruktur ausgewählten Ordner auf folgende Weise angezeigt werden:

• Bei einer Datei, die mindestens eine genehmigte Version hat, wird die letzte (neueste) genehmigte Version angezeigt. Wenn mehrere Versionen zur Genehmigung anstehen, wird neben dem Versionsstatus ein Sternchen (*) angezeigt.
• Bei einer Datei, die keine genehmigten Versionen hat, wird die erste Version angezeigt, unabhängig von ihrem Status in einem Dokumentenfluss. Wenn es mehrere Versionen gibt, wird ein Sternchen (*) neben dem Status der Version angezeigt. Diese Dateien sind nur für den Benutzer, der die Datei hinzugefügt hat, oder für die als Mitautoren ausgewählten Benutzer verfügbar.

In der Listenansicht werden Details zu jeder Datei als eine Zeile in der Liste angezeigt. Die Informationen zu den Dateien sind in Spalten angeordnet:

• Titel - Der Dateiname und ein Symbol für den Dateityp.
• Dateigröße - Die Dateigröße in Bytes (b), Kilobytes (KB) oder Megabytes (MB).
• Erstellt - Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Dateiversion dem Dateiarchiv hinzugefügt wurde.
• Letzte Änderung - Datum und Uhrzeit der jüngsten (letzten) Änderung an der Datei.
• Status - Der Status der Dateiversion in einem Dokumentenfluss, Entwurf, Genehmigt oder Abgelaufen.

•   (Neue Version erstellen) - Klicken Sie darauf, um die Dateiinformationen zu bearbeiten und eine weitere Version hinzuzufügen. Wenn eine Version den Status "Entwurf" verlassen hat, kann die Version nicht bearbeitet oder geändert werden. Um Änderungen daran vorzunehmen, müssen Sie eine andere Version erstellen.
•   (Löschen) - Klicken Sie darauf, um die betreffende Datei zu löschen. Diese Schaltfläche ist nur für Dateien verfügbar, die nicht der Dokumentenverwaltung unterliegen.
•   (URL zur Datei) - Klicken Sie darauf, um ein Dialogfeld mit dem Hyperlink zur Datei zu öffnen und ihn zu kopieren.

Dateien hinzufügen

Das Dialogfeld zum Hinzufügen von Dateien zu einem Dateiarchivordner enthält zwei Registerkarten: Einzelne Datei hochladen und Mehrere Dateien hochladen.

So laden Sie eine Datei hoch und fügen sie dem Dateiarchivordner hinzu:

1. Wählen Sie in der Baumstruktur den Ordner, in dem die Datei abgelegt werden soll.
2. Klicken Sie in der Funktionsleiste in der Listenansicht auf Datei hinzufügen.
3. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die Registerkarte Einzelne Datei hochladen.
4. Klicken Sie auf die -Schaltfläche, und wählen Sie im sich öffnenden Datei-Explorer-Fenster die hochzuladende Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen.
5. Nachdem die Datei hochgeladen wurde und ihr Pfad im Dialogfeld angezeigt wird, füllen Sie die Felder aus und wählen die Einstellungen für die Datei im Dialogfeld aus.
6. Klicken Sie auf OK, um zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

Das Dialogfeld zum Hinzufügen einer einzelnen Datei, Upload single file, enthält die folgenden Elemente:

• -Schaltfläche - Klicken Sie, um eine Datei auszuwählen (Pflichtfeld). Die hochzuladende Datei muss lokal gespeichert und zugänglich sein.
• Titel - Geben Sie den Namen ein, der als Titel der Datei angezeigt werden soll. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt wird und leer bleibt, wird der Dateiname als Titel angezeigt.
• Beschreibung - Schreiben Sie eine Dateibeschreibung. Dieses Feld enthält Funktionen zur Textformatierung, zum Hinzufügen von Hyperlinks und zum Erstellen von Listen. Dieses Feld ist auf der Registerkarte "Mehrere Dateien hochladen" nicht verfügbar.
• Schlüsselwörter - Geben Sie ein oder mehrere Wörter ein, die bei der Suche nach Dateien im Dateiarchiv zur Identifizierung der Datei beitragen können. Trennen Sie die Schlüsselwörter durch reguläre Leerzeichen [ ] oder Kommas [,].
• Besitzer - Der Besitz der Datei dient nur zu Informationszwecken und hat keinen Einfluss auf die Benutzerrechte.

ACHTUNG! Wenn Sie eine Datei zu einem Ordner hinzufügen, in dem sich bereits eine Datei mit demselben Dateinamen befindet, wird die Datei, die Sie dem Ordner hinzufügen, hinzugefügt, und der Ordner enthält mehrere Dateien mit demselben Namen.

Das Dialogfeld zum Hinzufügen von Dateien enthält die folgenden Elemente:

• Status - Bevor die Version das erste Mal gespeichert wird, werden die Optionen in diesem Feld auf den Status "Entwurf" gesetzt. Nur die Benutzer, die den Ordner oder die Datei hinzugefügt haben oder über administrative Rechte verfügen, können ihn einsehen. Wenn ein Entwurf gespeichert wurde, können Sie Genehmigt wählen.
• Version - Da es sich um die erste Version der Dateien handelt, ist die erste Version die einzige verfügbare Option.
• Verfallsdatum - Legen Sie ein Verfallsdatum für die Version der Dateien fest. Wenn ein Verfallsdatum festgelegt wird, erhält die abgelaufene Version den Status Abgelaufen, wenn das Verfallsdatum überschritten ist.
• Autor (Pflichtfeld) - Wählen Sie die Person, die für den Inhalt der Version und die Pflege des Inhalts hauptverantwortlich sein soll. Ihr Benutzername wird in diesem Feld vorausgewählt. Sie können eine andere Person als Autor auswählen.
• Co-Autoren - Klicken Sie in dieses Feld und wählen Sie eine oder mehrere Personen aus, die die Version der Felder einsehen und bearbeiten können, ähnlich wie die im Feld Autor ausgewählte Person. Die Co-Autoren erhalten die gleichen Benachrichtigungen wie der Autor.

ACHTUNG! Wenn Sie eine andere Person als Autor oder Mitautor auswählen, haben Sie keinen Zugriff auf diese Version der Dateien, wenn Sie sie als Entwurf speichern.

So laden Sie mehrere Dateien gleichzeitig in das Dateiarchiv hoch:

1. Klicken Sie im Dialogfeld Datei hinzufügen auf die Registerkarte Mehrere Dateien hochladen.
2. Füllen Sie auf der Registerkarte Mehrere Dateien hochladen die Felder aus und wählen Sie die Eigenschaften für die Dateien aus.
3. Klicken Sie unter dem Feld Dateien auswählen auf die Schaltfläche Dateien hinzufügen.
4. Wählen Sie in dem sich öffnenden Datei-Explorer-Fenster die Dateien aus dem Speicherort-Ordner aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen oder Auswählen. Die hochzuladenden Dateien werden als Zeilen in einer Liste angezeigt. Die hochzuladenden Dateien müssen am selben Ort gespeichert sein.
5. Klicken Sie im Dialogfeld unter der Liste der hinzuzufügenden Dateien auf die Schaltfläche Upload starten, um mit dem Hochladen der Dateien zu beginnen. Nachdem die Dateien hochgeladen wurden, zeigt der Verarbeitungsstatus der Dateien in der Dateiimport-Warteschlange das OK-Zeichen in grüner Farbe in der Zeile für jede Datei an.
6. Wenn Sie weitere Dateien hinzufügen möchten, klicken Sie auf Mehrere Dateien hochladen und wiederholen Sie die vorherigen Schritte.
7. Klicken Sie auf Schließen, um zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

ACHTUNG! Beim gleichzeitigen Hinzufügen von Dateien über die Registerkarte Mehrere Dateien hochladen sind die Felder Beschreibung, Schlüsselwörter und Eigentümer nicht verfügbar und werden auf der Registerkarte nicht angezeigt. Diese Eigenschaften können einzeln für eine Datei bearbeitet werden, nachdem sie dem Dateiarchiv hinzugefügt wurde.

1. Wählen Sie in der Baumstruktur den Ordner aus, in den der neue Ordner eingebettet werden soll.
2. Klicken Sie in der Funktionsleiste über der Baumstruktur auf Ordner hinzufügen.
3. Füllen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die Felder aus und wählen Sie Einstellungen.
4. Klicken Sie auf OK, um den Ordner zu speichern und das Dialogfeld Ordner hinzufügen zu schließen.

Das Dialogfeld kann die folgenden Elemente enthalten:

• Ordnername - Der Ordnertitel, der in der Ordnerstruktur (Baumstruktur) angezeigt wird.
• Übergeordneter Ordner - Wählen Sie einen übergeordneten Ordner für den neuen Ordner. Beim Öffnen des Fensters Ordner hinzufügen enthält dieses Feld den Namen des Ordners, der derzeit in der Baumstruktur ausgewählt ist. Sie können den Namen des übergeordneten Ordners bearbeiten, indem Sie einen anderen Namen aus der Dropdown-Liste auswählen. Wenn Sie nicht über administrative Benutzerrechte für das Dateiarchiv verfügen, können Sie keine Ordner direkt im Stammordner hinzufügen.
• Organisation: - Wählen Sie die Organisation aus, die Zugriff auf diesen Ordner haben soll. Standardmäßig ist Ihre eigene Organisation ausgewählt. Wenn der Verwaltungsbereich es zulässt, können Sie diese Auswahl ändern.
• Zugriffskontrolle - Diese Matrix zeigt die Benutzerrechte an, die für jede Rolle zugewiesen werden können. Die Zeilen in der Matrix entsprechen den Rollen in der Installation und der Rolle Jeder. Die Spalten in der Matrix entsprechen den Benutzerrechten. Wenn Sie der Rolle Jeder ein Benutzerrecht zuweisen, steht dieses Benutzerrecht allen Benutzern zur Verfügung, unabhängig von den Rollen, die den Benutzern bereits zugewiesen wurden.

Wenn Sie einen Ordner hinzufügen, erbt dieser automatisch die Benutzerrechte seines übergeordneten Ordners. Alle für einen übergeordneten Ordner und seine untergeordneten Ordner festgelegten Benutzerrechte können außer Kraft gesetzt werden, wenn der Ordner verschoben oder die Berechtigungsmatrix manuell bearbeitet wird.

Im unteren Teil des Bildschirms werden die Details zur ausgewählten Datei in zwei Feldern und einer Funktionsleiste angezeigt:

• Ein Feld auf der linken Seite zeigt die Eigenschaften der Datei an:
• • Dateiinfo - Zeigt die für die Datei im Dateiarchiv festgelegten Eigenschaften an, z. B. den Titel, den Status, die Versionsnummer, den Autor, den Dateinamen, die Größe (Breite und Höhe), die Anzahl der Besuche, das Datum, an dem die Datei in das Dateiarchiv hochgeladen wurde und wann die Dateiversion erstellt wurde.
  • Dokumentenverwaltung - Zeigt die für die Datei festgelegten Eigenschaften an, wenn sie der Dokumentenverwaltung unterliegt. Klicken Sie auf , um auf die Funktionen in der Funktionsleiste zuzugreifen.
• Ein Feld auf der rechten Seite zeigt eine Vorschau der Datei oder ein Symbol für den Dateityp an. Um die Datei in einem anderen Fenster anzuzeigen, klicken Sie auf die Dateivorschau oder das Symbol für den Dateityp.

Die Rollen CIM-Management und Administrator können Dateien hinzufügen und neue Versionen der Dateien in Ordnern erstellen und an andere Benutzer delegieren. Ein Benutzer, der als Autor oder Mitautor für eine Version ausgewählt wurde, kann:

• Anzeigen und Bearbeiten der Version, wenn sie den Status "Entwurf" hat
• Eine neue Version erstellen
• Senden Sie eine Version an einen Schritt im Belegfluss, der auf den Schritt Entwurf folgt.

In der Detailansicht wird die zuletzt genehmigte Version angezeigt. Wenn keine genehmigten Versionen vorhanden sind, wird die neueste Version angezeigt.

Eine neue Version erstellen

1. Klicken Sie in der Listenansicht auf die jeweilige Schaltfläche Bearbeiten () für die Datei.
2. In dem sich öffnenden Dialogfeld werden die Felder automatisch mit den Angaben der ausgewählten Version ausgefüllt. Bearbeiten Sie die Informationen in den Feldern und wählen Sie die Einstellungen aus.
3. Wählen Sie unter Version aus der Dropdown-Liste die Versionsnummer (Neben- oder Hauptversion).
4. Um die aktuelle Version durch eine andere Datei zu ersetzen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neue Datei hochladen, und klicken Sie in den dann verfügbaren Feldern auf Durchsuchen...
5. Wählen Sie in dem sich öffnenden Datei-Explorer-Fenster die hochzuladende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.
6. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie im Feld Kommentare gegebenenfalls einen Kommentar eingeben können. Das Kommentarfeld ist mit der Version der hochgeladenen Datei verbunden.
7. Klicken Sie auf OK, um zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

Die Versionsgeschichte einer Datei enthält eine Übersicht über die Versionen einer Datei und eine Detailansicht der Versionen.

Um die Versionsgeschichte eines Elements anzuzeigen, zeigen Sie in der Detailansicht der Funktionsleiste auf Funktionen und klicken Sie auf Versionsgeschichte.

Das Feld Version auswählen auf der linken Seite der Versionsübersicht zeigt die vorhandenen Versionen des Elements an. Für jede Version wird das Datum und die Uhrzeit angezeigt, zu der diese Version gespeichert wurde, ihr aktueller Status und, wenn die Version genehmigt ist, die Versionsnummer. Klicken Sie auf die Version, um die Details anzuzeigen.

Die Funktion Als Anhang senden, wenn sie in der Detailansicht einer Datei ausgewählt wird, öffnet das Dialogfeld zum Hinzufügen einer Nachricht, und die Datei wird automatisch hinzugefügt und als Anhang der Nachricht angezeigt.

So fügen Sie eine Datei als Anhang zu einer Nachricht hinzu:

1. Zeigen Sie in der Detailansicht der Datei in der Funktionsleiste auf und klicken Sie auf Als Anhang senden.
2. Füllen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die Felder aus und wählen Sie Einstellungen und Eigenschaften für die Nachricht. Das Kontrollkästchen Als E-Mail senden ist automatisch aktiviert, und der Dateiname und eine eventuelle Klassifizierung werden im Feld Anhänge angezeigt.
3. Klicken Sie auf Senden, um die Nachricht mit der Datei zu versenden.