Zugang zu Berichten

Zugang zu Berichten

Klicken Sie auf Aktuelle Berichte, die Sie unter der Überschrift Incident details > finden.

Das Modul Situationsbericht wird auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt.

Denken Sie daran, dass Sie nur Zugang zu den Berichten erhalten, die für Ihre Stufe sichtbar gemacht wurden.

Die Informationen in der Liste werden in Spalten dargestellt. Die Art der in der Listenansicht angezeigten Informationen, die Spaltenüberschriften und die Reihenfolge der Spalten können von Installation zu Installation unterschiedlich sein. Im Folgenden werden die Arten von Informationen, die in der Liste angezeigt werden können, mit ihren Standardnamen aufgeführt:

• Datum - Datum der letzten Berichtsaktualisierung.
• Ebene - Zeigt an, welche Rollen auf diesen Bericht zugreifen können: Strategisch, taktisch und/oder operativ.
• Titel - Titel des Berichts. Wenn der Titel automatisch generiert wird, wird der Name der Vorlage, die bei der Erstellung des Berichts verwendet wurde, in den Titel aufgenommen.
• Autor - Name des Benutzers, der den Bericht registriert hat, oder Name der Organisation, von der der Bericht erhalten wurde.
• Flagge - Berichte, die mit einer Flagge gekennzeichnet sind, werden mit einer Flagge versehen, die den Platzhalter in der Flaggenspalte ersetzt.
• Status - Aktueller Status im Belegfluss. Verfügbare Status in Menüpunkten, die den Standardbelegfluss verwenden, sind Entwurf, Offen für Kommentare, An Genehmiger gesendet und Genehmigt/Nicht genehmigt.

Auf die für jeden Bericht verfügbaren Funktionen kann durch Klicken auf

• Bearbeiten () - Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Bericht zu bearbeiten (wenn Sie die entsprechenden Rechte haben).
• Löschen () - Klicken Sie darauf, um den Bericht zu löschen.
• Wiederherstellen () - Klicken Sie darauf, um den gelöschten Bericht wiederherzustellen. Diese Schaltfläche ist nur für gelöschte Berichte verfügbar.

Um die Berichte im Panel nach Spaltenwerten zu sortieren, klicken Sie auf die Überschrift der jeweiligen Spalte.

Die Funktionsleiste in der Listenansicht enthält die folgenden Elemente:

•   Neu - Klicken Sie auf , um einen Bericht hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Berichts.
•   Suchen - Klicken Sie auf , um die Suchleiste zu öffnen. Für Details siehe Suche.
• Funktionen () - Zeigen Sie auf diese Schaltfläche, um ein Menü mit den folgenden Befehlen zu öffnen:
• •   Vorlagen - Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Vorlagen für den Berichtstyp zu verwalten, der in dem von Ihnen bearbeiteten Menüpunkt verwendet wird.
  •   Drucken - Klicken Sie darauf, um alle in der Listenansicht angezeigten Berichte zu drucken.
  •   Papierkorb/Papierkorb schließen - Klicken Sie hier, um zwischen dem Papierkorb und der Liste der nicht gelöschten Berichte umzuschalten.

Klicken Sie in der Funktionsleiste auf Neu.

Dieses Formular kann von den Rollen Krisenmanagement, Operativ und Strategisch im rechten Pull-in-Fenster ausgefüllt werden. Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf diese Funktion.

Füllen Sie diese Attribute für den Bericht aus:

• Ebenen: Zeigt an, welche Rollen auf diesen Bericht zugreifen können. Wählen Sie zwischen strategisch, taktisch und operativ. Sie können zwischen mehreren Auswahlmöglichkeiten umschalten.
• Vorlage: Wählen Sie eine Vorlage, die Vorlagen,
• Status: Legen Sie fest, an welcher Stelle des Dokumentenflusses sich dieser Bericht gerade befindet. Ein Entwurf wird nicht veröffentlicht und ist für andere Benutzer nicht sichtbar. Für Kommentare öffnen: Der Bericht kann von anderen Benutzern des CIM-Krisenmanagementteams bis zu der im Feld festgelegten Frist kommentiert werden. Wählen Sie An Genehmiger senden, um jemanden zu veranlassen, Ihren Bericht zu lesen und ihn zu genehmigen. Sie können auswählen, welche Benutzer informiert werden sollen, wenn Sie auf die Schaltfläche Übernehmen oder OK klicken. Wählen Sie Genehmigen, um den Bericht selbst zu genehmigen und die gewünschten Benutzer zu benachrichtigen.
• Nummer: Wählen Sie die Version Ihres Berichts, die Sie dokumentieren. Sie können nie niedriger gehen als Ihr zuletzt registrierter Bericht.
• Klicken Sie auf Ansicht in der oberen rechten Ecke, um eine Liste der genehmigten Berichte zu erhalten.

Die Standardvorlage enthält 7 Felder zum Ausfüllen eines Situationsberichts:

1. Überblick über die Situation
2. Durchgeführte Aktionen
3. Geplante Aktionen
4. Etablierte Notfallorganisationen
5. Schätzungen des Managements
6. Andere relevante Informationen
7. Schwerpunkt

Drücken Sie auf Anhänge, um eine Datei aus dem Dateiarchiv oder von Ihrem Computer hinzuzufügen.

Drücken Sie OK, um den Bericht zu speichern. Dieser wird nun in der Listenansicht angezeigt.

Wenden Sie sich an Ihren CIM-Administrator, wenn Sie die Vorlage ändern oder eine neue Vorlage für Ihre Bedürfnisse anfertigen lassen möchten.

Verwalten und Hinzufügen von Vorlagen

Diese Funktion ist nur für CIM-Administratoren verfügbar.

Klicken Sie in der Listenansicht auf das Funktionsmenü und gehen Sie auf Vorlagen .

Die Benutzeroberfläche der Vorlagenbibliothek ähnelt der der Listenansicht im Berichtsmodul. Zu jeder Vorlage werden die folgenden Details angezeigt:

• Titel - Titel der Vorlage
• Autor - Name des Benutzers, der die Vorlage erstellt hat

Klicken Sie auf die Überschrift, um alphabetisch nach oben oder unten zu sortieren.

Für jeden Bericht können diese Funktionen verfügbar sein, wenn Sie auf klicken:

• Bearbeiten () - Klicken Sie, um die Vorlage zu bearbeiten. Für Details siehe Vorlage bearbeiten.
• In XML exportieren () - Klicken Sie darauf, um die Vorlage im XML-Format zu exportieren.
• Löschen () - Klicken Sie darauf, um die Vorlage zu löschen.
• Wiederherstellen () - Klicken Sie, um die Vorlage wiederherzustellen. Diese Schaltfläche ist für Vorlagen im Papierkorb verfügbar.

Wenn Sie ein CIM-Administrator sind, können Sie neue Vorlagen über das Funktionsmenü hinzufügen:

•   Neu - Klicken Sie auf diesen Befehl, um eine Vorlage hinzuzufügen.
•   Suche - Klicken Sie auf diesen Befehl, um die Suchleiste zu öffnen. Das Suchverfahren ist identisch mit dem Suchverfahren für Berichte.

Klicken Sie oberhalb der Vorlagenliste, um auf die folgenden Befehle zuzugreifen:

•   Drucken - Klicken Sie, um den ausgewählten Bericht zu drucken.
•   Vorlage importieren - Klicken Sie hier, um eine Vorlage zu importieren.
•   Papierkorb - Klicken Sie hier, um zwischen dem Papierkorb und der Liste der aktiven Vorlagen umzuschalten.

1. Klicken Sie in der Funktionsleiste des Dialogfelds zum Hinzufügen von Vorlagen auf Neu.
2. Füllen Sie die Felder im Dialogfenster aus.
3. Klicken Sie auf OK, um die Vorlage zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

Klicken Sie auf Übernehmen, um die Vorlage zu speichern, ohne das Dialogfeld zu schließen.

Das Dialogfeld enthält die folgenden Felder:

• Kopfzeile - Erweitern Sie dieses Feld und verwenden Sie es, um eine Kopfzeile zu erstellen, falls erforderlich. Diese Kopfzeile wird nur angezeigt, wenn ein Bericht, der auf dieser Vorlage basiert, nach Microsoft Word exportiert wird.
• Titel/Typ (Pflichtfeld) - Geben Sie den Titel der Vorlage ein. Wenn der aktuelle Berichtstyp automatisch generierte Berichtstitel verwendet, wird der Vorlagentitel in den Titel für alle Berichte aufgenommen, die diese Vorlage verwenden.
• Vorlage verfügbar für - Sie können den Zugriff auf die Vorlage einschränken und sie nur bestimmten Organisationen zur Verfügung stellen, wenn diese Berichte erstellen. Klicken Sie auf das Feld, um die Liste der verfügbaren Organisationen zu öffnen, und klicken Sie auf eine, um sie auszuwählen. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle Organisationen ausgewählt haben, für die diese Vorlage verfügbar sein soll.
• Einschließen - Dieses Feld enthält Optionen für die Informationen, die im Berichtskopf oder in den Details angezeigt werden sollen:
• • Nummer - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird das Feld Nummer im Dialogfeld des Berichts angezeigt. Die Berichtsnummer wird in die Kopfzeile des Berichts aufgenommen.
  • Gültig ab (Datum) - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Gültig ab (Datum) im Dialogfeld des Berichts anzuzeigen. Das Datum wird in die Kopfzeile des Berichts aufgenommen.
  • Kapitelnummer - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden Kapitelnummern generiert und durch die Kapiteltitel im Bericht angezeigt.
  • Zusammengestellt von (Organisation) - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, enthält das Dialogfeld des Berichts Felder zur Auswahl der Organisation, die den Bericht erstellt hat. Der Name der Organisation wird in den Titel des Berichts aufgenommen.
  • Incident  - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Namen des aktuellen Incident s am Anfang des Berichtstextes anzuzeigen.
  • Markierung - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, steht die Option, Berichte mit einer Markierung zu versehen, in Berichten zur Verfügung, die diese Vorlage verwenden.
• Kapitel - Diese Tabelle zeigt eine Liste der Kapitel, die in der Vorlage enthalten sind. Für jedes Kapitel gibt es im Dialogfeld des Berichts ein Feld, das das Kapitel verbindet. Die Tabelle enthält Schaltflächen zum Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Sortieren von Kapiteln.
• Fußzeile - Erweitern Sie dieses Feld und verwenden Sie es, um eine Fußzeile zu erstellen, falls erforderlich. Die Fußzeile ist nur sichtbar, wenn ein Bericht, der auf dieser Vorlage basiert, in Microsoft Word exportiert wird.

Vorlagenkapitel hinzufügen

1. Klicken Sie im Vorlagenfenster auf Kapitel.
2. Füllen Sie die Felder im Dialogfenster Kapitel aus.
3. Klicken Sie auf OK, um das Kapitel zu speichern.

Das Dialogfeld "Kapitel" enthält die folgenden Elemente:

• Überschrift - Geben Sie die Kapitelüberschrift für den Bericht ein.
• Beschreibung - Geben Sie eine Beschreibung des Kapitels oder Informationen über die Verwendung des Kapitels ein. Diese Informationen werden im Dialogfeld des Berichts unter der Kapitelüberschrift angezeigt, aber nicht im Bericht selbst.
• Typ - Wählen Sie den Typ des Kapitelfeldes, das im Dialogfeld des Berichts angezeigt werden soll. Sie können zwischen verschiedenen Textgrößen und Unterkapiteln wählen. Ein Kapitel, das zum Typ Unterkapitel gehört, wird im Berichtstext als Tabelle angezeigt. Die Vorlage gibt an, welche Spalten die Tabelle enthalten soll. Jede Spalte muss als Unterkapitel zum Kapitel hinzugefügt werden. Um ein Unterkapitel hinzuzufügen, wählen Sie im Vorlagenfenster unter Typ die Option Unterkapitel und klicken im Fenster darunter auf Kapitel. Füllen Sie die Felder im Dialogfeld Unterkapitel aus, und klicken Sie auf OK. Die Felder sind identisch mit den Feldern im Kapitel-Dialogfeld.
• Editor-Typ - Wählen Sie den Editor-Typ. Der Editor-Typ, den Sie hier auswählen, bestimmt, wie viele und welche Formatierungsoptionen im Eingabefeld des Berichtsdialogs verfügbar sein werden.
• • Keine - Wenn dieser Typ ausgewählt ist, kann nur unformatierter Text ohne Links, Bilder oder Tabellen und ähnliche Elemente in das Feld eingefügt werden.
  • Einfach - Bei Auswahl dieses Typs stehen mehrere Textformatierungsoptionen (z. B. fetter, kursiver und unterstrichener Text, nummerierte Listen und Aufzählungen) für den Unterkapiteltext zur Verfügung, und es können Hyperlinks eingefügt werden.
  • Mittel - Bei Auswahl dieses Typs stehen mehrere Textformatierungsoptionen (z. B. fetter, kursiver und unterstrichener Text, nummerierte Listen und Aufzählungszeichen) für den Unterkapiteltext zur Verfügung, es können Hyperlinks eingefügt werden, Text kann kopiert und eingefügt werden und es ist eine HTML-Bearbeitung möglich.
  • Erweitert - Wenn dieser Typ ausgewählt wird, stehen alle Bearbeitungs- und Formatierungsoptionen für den Unterkapiteltext zur Verfügung.
• Inhalt - Schreiben Sie den Inhalt, der automatisch in das Kapitel für Berichte aufgenommen werden soll, die die Vorlage verwenden. Der Inhalt wird im Eingabefeld im Dialogfeld des Berichts angezeigt und kann bearbeitet werden.
• Inhalt aus anderen Berichten kombinieren - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Inhalt eines bestimmten Kapitels automatisch in andere genehmigte Berichte aufzunehmen. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird das Feld Kapitel-Nr. angezeigt. Geben Sie eine Nummer ein, die einer bestehenden Kapitelnummer entspricht. Wenn Sie z. B. 1 eingeben, können neue Berichte, die diese Vorlage verwenden, Inhalte aus Kapitel 1 in bestehenden, genehmigten Berichten zusammenfassen.

Die Funktionsleiste in der Detailansicht zeigt den Berichtstitel und die Befehle an, die dem aktiven Benutzer zur Verfügung stehen. Der Berichtskopf unterhalb der Funktionsleiste zeigt das Datum der letzten Berichtsaktualisierung an.

Die Funktionsleiste kann die folgenden Elemente enthalten:

•   Neuer Kommentar - Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn der Bericht für Kommentare geöffnet ist. Klicken Sie auf , um den Bericht zu kommentieren, indem Sie das Textfeld ausfüllen und auf OK klicken.
•   Senden - Zeigen Sie auf diese Schaltfläche, um ein Menü mit den folgenden Befehlen zu öffnen:
• •   Senden - Klicken Sie, um den Bericht als Nachricht zu versenden.
  • Als Anhang senden (Word oder PDF) - Klicken Sie darauf, um den Bericht als Anhang einer Nachricht zu senden.
• Die Funktionstaste ( enthält folgende Aktionen:
• •   Bearbeiten - Klicken Sie, um einen Bericht zu bearbeiten.
  •   Genehmigen oder Ablehnen - Diese Befehle stehen autorisierten Benutzern zur Verfügung, wenn sich der Bericht in einem Schritt des Belegflusses befindet, der eine Genehmigung oder Ablehnung erfordert. Genehmigen ist der bestätigende Befehl für Berichte im Standardbelegfluss.
  •   Löschen - Klicken Sie darauf, um den Bericht zu löschen.
  •   Drucken - Klicken Sie, um den Bericht zu drucken.
  •   In Word exportieren - Klicken Sie, um den Bericht in Word zu exportieren.
  •   In PDF exportieren - Klicken Sie hier, um den Bericht in eine PDF-Datei zu exportieren.
  •   Verlauf anzeigen - Klicken Sie hier, um den Verlauf des Berichts anzuzeigen.

In der Detailansicht können die folgenden Informationen über den ausgewählten Bericht angezeigt werden:

• Datum - Datum, an dem der Bericht erstmals erstellt wurde.
• Status - Der aktuelle Status im Dokumentenfluss (z. B. Offen für Kommentare, Zur Genehmigung gesendet oder Genehmigt) ist für Berichte verfügbar, die sich nicht im Status "Entwurf" befinden. Wenn sich die Aktion auf bestimmte Benutzer bezieht, werden die Namen der eingeladenen Benutzer angezeigt (z. B. wenn ein Benutzer einen Bericht genehmigt hat oder wenn eine Einladung zum Kommentieren des Berichts an einen Benutzer gesendet wurde).
• Abgabetermin - (Offen für Kommentare) oder (An den Genehmiger gesendet). Wenn bei der Erstellung des Berichts eine Frist festgelegt wurde, wird das Datum der Frist hier angezeigt.
• Kapitel - Titel und Inhalt aller Kapitel des Berichts.
• Autor - Vor- und Nachname des Benutzers, der den Bericht registriert hat, sowie das Datum, an dem der Bericht registriert wurde.
• Letzte Änderung - Datum der letzten Aktualisierung des Berichts und wer die Aktualisierung vorgenommen hat.
• Anhänge - Links zu Anhängen werden auf der rechten Seite der Detailansicht angezeigt.
• Kommentare - Bei Berichten mit dem Status Offen für Kommentare werden alle registrierten Kommentare rechts in der Detailansicht angezeigt. Die Kommentare sind nicht verfügbar, wenn der Bericht einen neuen Status erhält, aber sie sind im Bearbeitungsmodus und in der Berichtshistorie verfügbar.