Meeting-Vorlagen

In der Ansicht Besprechungsvorlagen wird eine Liste aller verfügbaren Vorlagen angezeigt. Zu jeder Vorlage werden die folgenden Details angezeigt:

• Titel - Titel der Vorlage
• Autor - Name des Benutzers, der die Vorlage erstellt hat
• Funktionen für jede Sitzung - zum Aufrufen anklicken:
• • In XML exportieren () - Klicken Sie darauf, um die Vorlage im XML-Format zu exportieren.
  • Bearbeiten () - Klicken Sie, um die Vorlage zu bearbeiten.
  • Löschen () - Klicken Sie darauf, um die Vorlage zu löschen.
  • Wiederherstellen () - Klicken Sie, um die Vorlage wiederherzustellen. Diese Schaltfläche ist für Vorlagen im Papierkorb verfügbar.

Um die Vorlagen nach den Werten in einer bestimmten Spalte zu sortieren, klicken Sie auf die entsprechende Spaltenüberschrift.

Die Funktionsleiste oberhalb der Vorlagenliste enthält die folgenden Befehle:

•   Neu : Klicken Sie auf diesen Befehl, um eine Vorlage hinzuzufügen.
•   Suche : Klicken Sie auf diesen Befehl, um die Suchleiste zu öffnen.
•   Funktionen : Zeigen Sie auf diese Schaltfläche, um ein Menü mit den folgenden Befehlen zu öffnen:
• • Drucken - Zum Drucken anklicken.
  • Vorlage importieren - Klicken Sie hier, um eine Vorlage zu importieren.
  • Papierkorb/Papierkorb schließen - Klicken Sie hier, um zwischen dem Papierkorb und der Liste der aktiven Vorlagen zu wechseln.

Um die Details anzuzeigen, doppelklicken Sie auf die gewünschte Vorlage. Die Funktionsleiste in der Detailansicht zeigt den Titel der Vorlage an und enthält die folgenden Elemente:

  Funktionen : Zeigen Sie auf diese Schaltfläche, um ein Menü mit diesen Befehlen zu öffnen:

•   Bearbeiten : Klicken Sie, um die Vorlage zu bearbeiten.
•   Löschen : Klicken Sie darauf, um die Vorlage zu löschen.
•   Drucken: Druckt alle Informationen über die ausgewählte Besprechung.
•   Historie anzeigen : Klicken Sie hier, um die Historie der einzelnen Vorlagenversionen anzuzeigen.

Eine Vorlage hinzufügen

• Klicken Sie in der Funktionsleiste auf Neu.
• Füllen Sie die Felder im Dialogfenster aus.
• Klicken Sie auf OK, um die Vorlage zu speichern und das Dialogfeld zu schließen. Klicken Sie auf Anwenden, um die Vorlage zu speichern, ohne das Dialogfeld zu schließen.

Das Dialogfeld enthält die folgenden Felder:

• Kopfzeile - Erweitern Sie dieses Feld und verwenden Sie es, um eine Kopfzeile zu erstellen. Diese Kopfzeile wird nur angezeigt, wenn eine Besprechung, die auf dieser Vorlage basiert, in Microsoft Word exportiert wird.
• Titel/Typ (Pflichtfeld) - Geben Sie den Titel der Vorlage ein.
• Verfügbar für - Sie können den Zugriff auf die Vorlage einschränken und sie nur für bestimmte Rollen bei der Erstellung von Besprechungen verfügbar machen. So wählen Sie Rollen aus:
• 1. Klicken Sie auf das Feld, um die Liste der verfügbaren Rollen zu öffnen, und wählen Sie eine Rolle aus der Liste aus.
  2. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle Rollen ausgewählt haben, für die diese Vorlage verfügbar sein soll.
• Einschließen - Dieses Feld enthält Optionen für die Informationen, die in der Kopfzeile oder den Details der Besprechung angezeigt werden sollen:
• 1. Nummer - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird das Feld Nummer im Dialogfeld "Neue Besprechung" angezeigt. Die Besprechungsnummer wird in die Kopfzeile der Besprechung aufgenommen.
  2. Gültig ab (Datum) - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Datum "Gültig ab" im Dialogfeld der Besprechung anzuzeigen. Das Datum wird in die Kopfzeile der Besprechung aufgenommen.
  3. Kapitelnummer - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden Kapitelnummern generiert und durch die Kapiteltitel in der Besprechung angezeigt.
  4. Zusammengestellt von (Organisation) - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, enthält das Dialogfeld für die Besprechung Felder zur Auswahl der Organisation, die die Besprechung zusammengestellt hat. Der Name der Organisation wird in den Titel der Besprechung aufgenommen.
  5. Incident  - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Namen des aktuellen Incident s am Anfang des Besprechungstextes anzuzeigen.
  6. Markierung - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, können Besprechungen, die diese Vorlage verwenden, mit einer Markierung versehen werden.
• Kapitel - Diese Tabelle enthält eine Liste der Kapitel, die in der Vorlage enthalten sind. Jedes Kapitel verfügt über ein Feld für das Verbindungskapitel im Dialogfeld "Besprechung". Die Tabelle enthält Schaltflächen zum Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Sortieren von Kapiteln.
• Fußzeile - Erweitern Sie dieses Feld und verwenden Sie es, um eine Fußzeile zu erstellen. Die Fußzeile ist nur sichtbar, wenn eine Besprechung, die auf dieser Vorlage basiert, in Microsoft Word exportiert wird.

Muster-Kapitel

Um ein Kapitel hinzuzufügen:

1. Klicken Sie im Vorlagenfenster auf Kapitel.
2. Füllen Sie die Felder im Dialogfenster Kapitel aus.
3. Klicken Sie auf OK, um das Kapitel zu speichern.

Das Dialogfeld "Kapitel" enthält die folgenden Elemente:

• Überschrift - Geben Sie die Kapitelüberschrift für die Besprechung ein.
• Beschreibung - Geben Sie eine Beschreibung des Kapitels oder Informationen über die Verwendung des Kapitels ein. Diese Informationen werden im Dialogfeld der Besprechung unter der Kapitelüberschrift angezeigt, aber nicht in der Besprechung.
• Typ - Wählen Sie den Typ des Kapitelfeldes aus, das im Besprechungsdialogfeld angezeigt werden soll. Sie können zwischen verschiedenen Textgrößen und Unterkapiteln wählen. Ein Kapitel, das zum Typ Unterkapitel gehört, wird im Besprechungstext als Tabelle angezeigt. Die Vorlage gibt an, welche Spalten die Tabelle enthalten soll. Jede Spalte muss als Unterkapitel zum Kapitel hinzugefügt werden. So fügen Sie ein Unterkapitel hinzu:
• 1. Klicken Sie im Vorlagenfenster auf Kapitel.
  2. Füllen Sie die Felder im Dialogfeld Unterkapitel aus, und klicken Sie auf OK. Die Felder sind identisch mit den Feldern im Dialogfeld "Kapitel".
• Editor-Typ - Wählen Sie den Editor-Typ aus. Der Editor-Typ, den Sie hier auswählen, bestimmt, wie viele und welche Formatierungsoptionen im Eingabefeld des Besprechungsdialogs zur Verfügung stehen:
• 1. Keine - Wenn dieser Typ ausgewählt ist, kann nur unformatierter Text ohne Links, Bilder oder Tabellen und ähnliche Elemente in das Feld eingefügt werden.
  2. Einfach - Bei Auswahl dieses Typs stehen mehrere Textformatierungsoptionen (z. B. fetter, kursiver und unterstrichener Text, nummerierte Listen und Aufzählungen) für den Unterkapiteltext zur Verfügung, und es können Hyperlinks eingefügt werden.
  3. Mittel - Bei Auswahl dieses Typs stehen mehrere Textformatierungsoptionen (z. B. fetter, kursiver und unterstrichener Text, nummerierte Listen und Aufzählungszeichen) für den Unterkapiteltext zur Verfügung, es können Hyperlinks eingefügt werden, Text kann kopiert und eingefügt werden und es ist eine HTML-Bearbeitung möglich.
  4. Erweitert - Wenn dieser Typ ausgewählt wird, stehen alle Bearbeitungs- und Formatierungsoptionen für den Unterkapiteltext zur Verfügung.
• Inhalt - Schreiben Sie den Inhalt, der automatisch in das Kapitel für Besprechungen mit dieser Vorlage aufgenommen werden soll. Der Inhalt wird im Eingabefeld des Besprechungsdialogs angezeigt und kann bearbeitet werden.
• Inhalte aus anderen Besprechungen kombinieren - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Inhalte eines bestimmten Kapitels automatisch in andere genehmigte Besprechungen aufzunehmen.