FACT24 CIM starter - die wichtigsten Schritte

Mit FACT24 CIM können Sie Krisensituationen über alle Organisationsebenen hinweg und unter Einbeziehung eines umfassenden Stakeholder-Managements proaktiv managen.

Die Lösung ist so konzipiert, dass sie in frühen Phasen eines potenziellen Incidents einsetzt und eine strukturierte Vorgehensweise einschließlich eines einfach zu handhabenden Aufgabenmanagements ermöglicht.

Die erste Datenübernahme für die Daten-Synchronisation mit FACT24 CIM

Bevor Sie in FACT24 CIM arbeiten können, müssen Sie zunächst in Ihrem FACT24 ENS Account eine Datenübernahme für die gesamte Enterprise durchführen. Bei dieser Datenübernahme werden auch die Personendaten von FACT24 ENS mit FACT24 CIM synchronisiert.

Dabei werden ungültige Personendaten, z.B. Personen mit fehlender Endgeräts-Zuordnung nicht übertragen. 

Bei ungültigen Personendaten, erscheint auf der FACT24 Startseite unter der Personen-Übersicht der Hinweis "ungültig". Mit dem Klick auf "ungültig" werden Ihnen die Gründe der ungültigen Personendaten angezeigt. Darüber hinaus können bestehende ungültige Personendaten auch mit Hilfe des Plausibilitätsberichts (Operating -> "Berichte & Statistiken") identifiziert werden. 

Diese Datenübernahme kann etwas länger dauern, da Ihre Daten mit FACT24 CIM synchronisiert werden. 

Wie Sie Ihre Personendaten immer aktuell halten, erfahren Sie hier.

Der Incident Workspace in FACT24 CIM starter

In kritischen Situationen ist Struktur ausschlaggebend. Mit FACT24 CIM sind alle Informationen in einem Workspace zusammengefasst. Sie haben einfachen Zugriff auf die FACT24 Anwendungen für Emergency Notification Services, Crisis und Incident Management sowie die Collaboration Dashboards.

Der Incident Workspace bietet eine Übersicht über den aktuell ausgewählten Incident. Hier finden Sie nähere Informationen zu den Incident-Details, der Beschreibung, Phase sowie des Incident-Potenzials und darüber hinaus die vordefinierten Action Cards und den Running Log. Zudem können Sie in dieser Übersicht FACT24 Alarme auslösen, auf das Dateiarchiv zugreifen und Berichte erstellen.

Abb.: FACT24 CIM starter Incident Workspace

Alles, was Sie benötigen, befindet sich im Incident Workspace, der für alle Beteiligten zugänglich ist. Dies ist Ihr digitaler Krisenraum, der überall und jederzeit verfügbar ist. Hier sind die Funktionalitäten der FACT24 CIM starter Kernkomponenten vorzufinden:

Abb.: Die Kernkomponenten von FACT24 CIM starter

KRISENVORBEREITUNG

Mit den FACT24 CIM Funktionalitäten können Sie vorab die im Ernstfall benötigen BCM-Pläne, Alarmszenarien und Vorlagen im Tool hinterlegen.

  1. Rollen & Rechte
    Siehe hier für mehr Details.
  2. Übungsmodus

Bei der Anmeldung in FACT24 CIM starter, können Sie auch den "Übungsmodus" auswählen. Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, den Ernstfall vorab im Übungsmodus zu trainieren. Schlüsselpersonen können sich mit dem Tool und dessen Ablauf vertraut machen. Vorteilhaft ist zudem, dass dieser Testbereich vom normalen Modus abgegrenzt ist.

  1. Vordefinierte Action Cards

Die vordefinierten Action Cards fungieren als vordefinierte Checklisten. Diese Action Cards werden als Vorbereitung auf einen Krisenfall, basierend auf Ihren BCM-Plänen, erstellt und in die Tat umgesetzt.

Abb.: FACT24 CIM Action Cards

Die Action Cards geben besonders in stressigen Momenten einer Krise klar die Richtung vor und legen fest, welche Maßnahmen durchzuführen sind. Aktionen können als erledigt markiert, kommentiert oder jemandem als Aufgabe zugewiesen werden. Action Cards werden je nach Rolle, Incident-Typ und Schweregrad automatisch bei der Registrierung des Incidents aktiviert.

Zu den Action Cards gelangen Sie im Incident Workspace durch den Klick auf "Action Cards". Möchten Sie eine neue Action Card erstellen, gehen Sie über das Menü links zu den "Vordefinierten Action Cards" und erstellen Sie eine neue Action Card.

  1. Dateiarchiv

Im Dateiarchiv befinden sich all Ihre Pläne an einem Ort und sind dort auch abrufbar, falls Ihre IT-Umgebung nicht erreichbar ist. Dateien und Dokumentationen lassen sich im Dateiarchiv in einzelnen Ordnern abspeichern.

Abb.: Dateiarchiv

KRISENMOBILISIERUNG

Die Funktionalitäten im Bereich "Krisenmobilisierung" erleichtert die Benachrichtigungen von Personen durch die Kombination umfangreicher Alarmierungs- und Krisenmanagementfunktionalität.

  1. Einen Incident wechseln

Abb.: Incident wechseln

Der Incident-basierte Ansatz macht es Ihnen möglich, sich auf die aktuellen Geschehnisse zu fokussieren: Sie können Informationen zu verschiedenen Incidents separieren, indem Sie für jeden Incident einen eigenen Workspace verwenden. Es lässt sich leicht zwischen den Incidents wechseln und mit mehreren Teams ortsunabhängig an verschiedenen Themen arbeiten.

  1. Alarm starten

Sofort aktivierbare Alarme können Sie mithilfe der umfangreichen Funktionalitäten von FACT24 ENS rechtzeitig vorbereiten. Mit einem Klick sind diese vordefinierten Alarmszenarien abrufbereit. So lassen sich im Not- oder Krisenfall schnell eine große Anzahl von Personen benachrichtigen.

Abb.: FACT24 Alarme starten

KRISENHANDLIING

Ihre Pläne kommen zum Einsatz und bilden die Grundlage für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit, die durchgehend protokolliert wird.

  1. Running Log

Mit der Registrierung eines Incidents startet automatisch eine fortlaufende Protokollierung. Alle Informationen, Entscheidungen und Aktionen werden automatisiert eingetragen. Die Dokumentation lässt sich als revisionssichere PDF-Datei exportieren.

Desweitern kann ein Log-Eintrag auch individuell eingetragen werden, beispielsweise wenn ein außerplanmäßiges Telefonat stattgefunden hat und wichtige Entscheidungen getroffen wurden.

  1. Aufgabenmanagement

Aufgaben bieten individuelle Antwortoptionen, lassen sich durch Dateianhänge ergänzen und übersichtlich in einem Kanban Board darstellen. Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung können Aufgaben flexibel erstellen und ad hoc anderen Benutzern sowie hinzugezogenen Experten außerhalb des Systems zuweisen.

KRISENNACHBEREITUNG

Mit den vordefinierten Vorlagen in FACT24 CIM können Sie Lage- und Managementberichte auf einfache Weise erstellen. Die integrierte FACT24 Lösung protokolliert jede Entscheidung, Maßnahme oder Aufgabe automatisch und präzise mit. Jeder Arbeitsschritt ist nachvollziehbar, revisionssicher dokumentiert und das Protokoll kann jederzeit exportiert werden.

  1. Revisionssicheres Running Log
    Das detaillierte Protokoll eines jeden Incidents ist als revisionssichere PDF-Datei herunterladbar und liefert einen Überblick über alle Aktionen sowie Entscheidungen.

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