Berichte in CIM
Greifen Sie über den Menüpunkt Module auf die Situationsberichte zu.
Sie können auch auf Aktuelle Berichte zugreifen unter der Überschrift Incident details > im Arbeitsbereich Incident klicken.
Das Modul Situationsbericht wird auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt.
Die Listenansicht
Die Informationen in der Liste werden in Spalten dargestellt. Die Art der in der Listenansicht angezeigten Informationen, die Spaltenüberschriften und die Reihenfolge der Spalten können von Installation zu Installation unterschiedlich sein. Im Folgenden werden die Arten von Informationen, die in der Liste angezeigt werden können, mit ihren Standardnamen aufgeführt:
- Datum - Datum der letzten Berichtsaktualisierung.
- Ebene - Zeigt an, welche Rollen auf diesen Bericht zugreifen können: Strategisch, taktisch und/oder operativ.
- Titel - Titel des Berichts. Wenn der Titel automatisch generiert wird, wird der Name der Vorlage, die bei der Erstellung des Berichts verwendet wurde, in den Titel aufgenommen.
- Autor - Name des Benutzers, der den Bericht registriert hat, oder Name der Organisation, von der der Bericht erhalten wurde.
- Flagge - Berichte, die mit einer Flagge gekennzeichnet sind, werden mit einer Flagge versehen, die den Platzhalter in der Flaggenspalte ersetzt.
- Status - Aktueller Status im Belegfluss. Verfügbare Status in Menüpunkten, die den Standardbelegfluss verwenden, sind Entwurf, Offen für Kommentare, An Genehmiger gesendet und Genehmigt/Nicht genehmigt.
Auf die für jeden Bericht verfügbaren Funktionen kann durch Klicken auf
- Bearbeiten () - Klicken Sie, um den Bericht zu bearbeiten.
- Löschen () - Klicken Sie darauf, um den Bericht zu löschen.
- Wiederherstellen () - Klicken Sie darauf, um den gelöschten Bericht wiederherzustellen. Diese Schaltfläche ist nur für gelöschte Berichte verfügbar.
Um die Berichte im Panel nach Spaltenwerten zu sortieren, klicken Sie auf die Überschrift der jeweiligen Spalte.
Die Funktionsleiste in der Listenansicht enthält die folgenden Elemente:
- Neu - Klicken Sie auf , um einen Bericht hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Berichts.
- Suchen - Klicken Sie auf , um die Suchleiste zu öffnen. Für Details siehe Suche.
- Funktionen () - Zeigen Sie auf diese Schaltfläche, um ein Menü mit den folgenden Befehlen zu öffnen:
- Vorlagen - Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Vorlagen für den Berichtstyp zu verwalten, der in dem von Ihnen bearbeiteten Menüpunkt verwendet wird.
- Drucken - Klicken Sie darauf, um alle in der Listenansicht angezeigten Berichte zu drucken.
- Papierkorb/Papierkorb schließen - Klicken Sie hier, um zwischen dem Papierkorb und der Liste der nicht gelöschten Berichte umzuschalten.
Neuen Bericht hinzufügen
Klicken Sie in der Funktionsleiste auf Neu.
Dieses Formular kann von Krisenmanagement-Rollen im rechten Pull-in-Fenster ausgefüllt werden.
Füllen Sie diese Attribute für den Bericht aus:
- Ebenen: Zeigt an, welche Rollen auf diesen Bericht zugreifen können. Wählen Sie zwischen strategisch, taktisch und operativ. Sie können zwischen mehreren Auswahlmöglichkeiten umschalten.
- Vorlage: Die Standardvorlage für CIM Starter ist der Situationsbericht, aber wenn Ihr CIM-Administrator weitere Vorlagen erstellt hat, werden diese hier in einer Dropdown-Liste angezeigt.
- Status: Legen Sie fest, an welcher Stelle des Dokumentenflusses sich dieser Bericht gerade befindet. Ein Entwurf wird nicht veröffentlicht und ist für andere Benutzer nicht sichtbar. Für Kommentare öffnen: Der Bericht kann von anderen Benutzern des CIM-Krisenmanagementteams bis zu der im Feld festgelegten Frist kommentiert werden. Wählen Sie An Genehmiger senden, um jemanden zu veranlassen, Ihren Bericht zu lesen und ihn zu genehmigen. Sie können auswählen, welche Benutzer informiert werden sollen, wenn Sie auf die Schaltfläche Übernehmen oder OK klicken. Wählen Sie Genehmigen, um den Bericht selbst zu genehmigen und die gewünschten Benutzer zu benachrichtigen.
- Nummer: Wählen Sie die Version Ihres Berichts aus, die Sie dokumentieren möchten. Sie können nie niedriger gehen als Ihr zuletzt registrierter Bericht.
- Gültig ab: Das Datum, an dem Sie den Bericht geschrieben haben.
- Klicken Sie auf Ansicht in der oberen rechten Ecke, um eine Liste der genehmigten Berichte zu erhalten.
Die Standardvorlage enthält 7 Felder zum Ausfüllen eines Situationsberichts:
- Überblick über die Situation
- Durchgeführte Aktionen
- Geplante Aktionen
- Etablierte Notfallorganisationen
- Schätzungen des Managements
- Andere relevante Informationen
- Schwerpunkt
Drücken Sie auf Anhänge, um eine Datei aus dem Dateiarchiv oder von Ihrem Computer hinzuzufügen.
Drücken Sie OK, um den Bericht zu speichern. Dieser wird nun in der Listenansicht angezeigt.
Wenden Sie sich an Ihren CIM-Administrator, wenn Sie die Vorlage ändern oder eine neue Vorlage für Ihre Bedürfnisse anfertigen lassen möchten.
Die Bericht-Detailansicht
Die Funktionsleiste in der Detailansicht zeigt den Berichtstitel und die Befehle an, die dem aktiven Benutzer zur Verfügung stehen. Der Berichtskopf unterhalb der Funktionsleiste zeigt das Datum der letzten Berichtsaktualisierung an.
Die Funktionsleiste kann die folgenden Elemente enthalten:
- Neuer Kommentar - Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn der Bericht für Kommentare geöffnet ist. Klicken Sie auf , um den Bericht zu kommentieren, indem Sie das Textfeld ausfüllen und auf OK klicken.
- Senden - In einigen Installationen ist diese Schaltfläche nur für genehmigte Berichte verfügbar. Zeigen Sie auf diese Schaltfläche, um ein Menü mit den folgenden Befehlen zu öffnen:
- Senden - Klicken Sie, um den Bericht als Nachricht zu versenden.
- Als Anhang senden (Word oder PDF) - Klicken Sie darauf, um den Bericht als Anhang einer Nachricht zu senden.
- Die Funktionstaste ( enthält folgende Aktionen:
- Bearbeiten - Klicken Sie, um einen Bericht zu bearbeiten.
- Genehmigen oder Ablehnen - Diese Befehle stehen autorisierten Benutzern zur Verfügung, wenn sich der Bericht in einem Schritt des Belegflusses befindet, der eine Genehmigung oder Ablehnung erfordert. Genehmigen ist der bestätigende Befehl für Berichte im Standardbelegfluss.
- Löschen - Klicken Sie darauf, um den Bericht zu löschen.
- Drucken - Klicken Sie, um den Bericht zu drucken.
- In Word exportieren - Klicken Sie, um den Bericht in Word zu exportieren.
- In PDF exportieren - Klicken Sie hier, um den Bericht in eine PDF-Datei zu exportieren.
- Verlauf anzeigen - Klicken Sie hier, um den Verlauf des Berichts anzuzeigen.
In der Detailansicht können die folgenden Informationen über den ausgewählten Bericht angezeigt werden:
- Ebenen: Zeigt an, welche Ebenen (die Rollen für strategische, taktische und operative Benutzer) auf diesen Bericht zugreifen können.
- Datum - Datum, an dem der Bericht erstmals erstellt wurde.
- Status - Der aktuelle Status im Dokumentenfluss (z. B. Offen für Kommentare, Zur Genehmigung gesendet oder Genehmigt) ist für Berichte verfügbar, die sich nicht im Status "Entwurf" befinden. Wenn sich die Aktion auf bestimmte Benutzer bezieht, werden die Namen der eingeladenen Benutzer angezeigt (z. B. wenn ein Benutzer einen Bericht genehmigt hat oder wenn eine Einladung zum Kommentieren des Berichts an einen Benutzer gesendet wurde).
- Abgabetermin - (Offen für Kommentare) oder (An den Genehmiger gesendet). Wenn bei der Erstellung des Berichts eine Frist festgelegt wurde, wird das Datum der Frist hier angezeigt.
- Kapitel - Titel und Inhalt aller Kapitel des Berichts.
- Autor - Vor- und Nachname des Benutzers, der den Bericht registriert hat, sowie das Datum, an dem der Bericht registriert wurde.
- Letzte Änderung - Datum der letzten Aktualisierung des Berichts und wer die Aktualisierung vorgenommen hat.
- Anhänge - Links zu Anhängen werden auf der rechten Seite der Detailansicht angezeigt.
- Kommentare - Bei Berichten mit dem Status Offen für Kommentare werden alle registrierten Kommentare rechts in der Detailansicht angezeigt. Die Kommentare sind nicht verfügbar, wenn der Bericht einen neuen Status erhält, aber sie sind im Bearbeitungsmodus und in der Berichtshistorie verfügbar.
