Alarme

Innerhalb eines Alarms wird das gesamte Szenario eines Alarmierungs- oder Informationsprozess abgebildet. Die folgenden allgemeinen Informationen zu einem Alarm sind zu beachten:

→    Einem Alarm können viele Alarmgruppen zugeordnet werden.

→    Jeder Alarm wird einer Abteilung zugeordnet.

→    Alarme der Root-Abteilung (oberste Abteilung der Hierarchie) können Gruppen aus allen Abteilungen zugeordnet werden.

 Diese Übersicht stellt eine Auflistung aller konfigurierten Alarme dar. Auf der linken Seite kann über Symbole entweder ein Alarm lesend betrachtet, über den Stift-Button modifiziert und über den Löschen-Button gelöscht werden.  Sie können über den on/off Button einen Alarm aktivieren bzw. deaktivieren. Weiterhin wird angezeigt, wann und durch wen der Alarm das letzte Mal geändert wurde.

Im Status wird angezeigt, ob die Konfiguration «OK» ist. Wenn bspw. keine Alarmmeldung konfiguriert wurde, wird ein Fehler angezeigt. Bei fehlenden Gruppen oder überschneidenden Alarmparametern (z.B. Klingeldauer ist größer als Reaktionszeit zur Quittierung) wird eine Warnung signalisiert.  

Mit einem Klick auf "Alarm erstellen" können Sie einen neuen Alarm anlegen. Die Konfiguration erfolgt entlang von fünf Schritten, die im Folgenden genau erklärt werden.

Grundeinstellungen

Im ersten Schritt werden Grundeinstellungen wie der Alarmname und die Gülitgkeit konfiguriert. Außerdem definieren Sie, über welche Medien dieser Alarm gestartet werden kann, sowie Prozesse, die parallel zu diesem Alarm bei Auslösung gestartet werden sollen.

Grundeinstellungen

• Alarm aktivieren: Nur wenn dieser Schalter auf "on" steht, steht der Alarm für die Auslösung zur Verfügung.
• Alarmnummer: Diese Nummer wird automatisch vom System vergeben.
• Alarmname: Der Name kann frei definiert werden und ist auf 48 Zeichen begrenzt.
• Abteilung: Hier wird bei der Erstkonfiguration einmalig die Abteilung zugeordnet. Diese kann nachträglich nicht mehr geändert werden, da der Abteilung die entsprechenden abteilungsbezogen Gruppen, Kalender, White Lists, Subalarme etc. zugeordnet werden
• Kategorie: Jedem Alarm kann eine Kategorie zugeordnet werden. Diese dient der Gruppierung im Dashboard und innerhalb des Alarm-Reports.
• Symbol ändern: In diesem Feld kann ein Icon ausgewählt werden, welches bei der Alarmauslösung mittels Smartphone-App angezeigt wird.
• Alarmpriorität: Die Priorisierung des Alarms wird in der App, im Desktop sowie in der Bestätigung eines Alarms per E-Mail, SMS oder Fax (sofern der entsprechende Schalter in der Nachrichteneinstellung aktiviert ist) angezeigt.

  Mobile App	Desktop	E-Mail

Alarme mit hoher Priorität werden zudem bei der telefonischen Alarmierung bevorzugt behandelt, sofern mehrere Massenalarmierungen parallel stattfinden und in der App wird der Rufsonderton angesteuert.

Jeder Priorität ist ein spezieller Sonderton zugeordnet:

Priorität Info.m4a

Priorität Normal.m4a

Priorität Dringend.m4a

Lesen Sie hier mehr über die Einstellungen der mobilen App.

• Gültigkeit des Alarms: Hier wird die Masterzeit eines Alarms festgelegt, nach welcher der Alarm in jedem Zustand beendet wird. Hierbei handelt es sich auch um die maximale Dauer einer Telefonkonferenz, wenn der Alarmtyp «Konferenz» ausgewählt wurde. Beachten Sie, dass Sie die Gültigkeit von Alarmen bis zu 30 Tage (und mehrfach) für bereits laufende Alarme auf dem Alarm Monitor verlängern können.
• Auslösemedien: Hier wählen Sie die Medien aus, über die der Alarm ausgelöst werden kann. Die Alarmauslösung kann über die folgenden Medien stattfinden:
  • Telefon:
    • Wenn diese Option ausgewählt und "Individuelle Notrufnummer für den Alarm einrichten" ausgeschaltet ist, kann dieser Alarm von Benutzern ausgelöst werden, die eine der Systemtelefonnummern anrufen (Wie Sie diese finden, erfahren Sie hier), ihre Telefon-ID und PIN eingeben (Wie Sie diese für einen Benutzer einrichten, erfahren Sie unter ENS+ Benutzer verwalten) und die Alarm-ID eingeben. Bitte beachten Sie, dass die gleichen Einschränkungen wie im Webportal gelten, so dass nur Benutzer mit Zugang zu diesem Alarm berechtigt sind, ihn per Telefon auszulösen.
    • Wenn diese Option ausgewählt und "Individuelle Notrufnummer für den Alarm einrichten" eingeschaltet ist, können Sie diesem Alarm eine der Ihnen zur Verfügung stehenden Nummern zuordnen. Jeder, der diese Rufnummer anruft, kann dann den Alarm auslösen, und es stehen zusätzliche Einstellungen für die Alarmauslösung zur Verfügung (siehe unten). Diese Option steht Ihnen möglicherweise nicht zur Verfügung, da sie entweder nicht Teil Ihres Pakets ist oder Sie bereits alle Ihnen zur Verfügung stehenden Telefonnummern für andere Alarme oder die Info-Hotline verwendet haben. In diesen Fällen wenden Sie sich bitte an Ihren F24 Ansprechpartner.
  • Webinterface (Dashboard)
  • App: damit ein Alarm über die App verfügbar ist, muss er zu einem Profil hinzugefügt werden.
  • API-Verbindung: E-Mail, REST API, SMS, Alarm-Mediagateway, Drittsysteme
  • Systemalarm: macht diesen Alarm bei anderen Alarmen und Funktionen der Cloud zuweisbar, z.B. für Default-Alarme bei den App-Profilen sowie der Überwachung von Gateways und internen Systemüberwachungen.

Erweiterte Auslöse-Einstellungen

Erweiterte Einstellungen

• Den Alarm nicht starten, wenn dieser innerhalb der XX Sekunden bereits ausgelöst wurde: Die Funktion sorgt dafür, dass ein Alarm nicht innerhalb einer definierten Zeit mehrmals ausgelöst wird.
• Es sollen nur Alarme mit der gleichen Nachricht nicht nochmals ausgelöst werden: Hierbei handelt sich um eine erweiterte Funktion «Den Alarm nicht starten…»-Konfiguration. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden nur die Alarme nicht ausgelöst, welche bereits innerhalb der definierten Zeit die gleiche Textmeldung übertragen haben. Dies hat den Vorteil den Alarm nicht vollständig für einen definierten Zeitraum zu deaktivieren, sondern nur für bereits übermittelte Textmeldungen.
• Alarm nicht auslösen, wenn er mit derselben Anrufer-ID ausgelöst wurde: Hierbei handelt sich um eine erweiterte Funktion «Den Alarm nicht starten…»-Konfiguration. Diese Option startet keinen Alarm, wenn zweimal die gleiche Rufnummer innerhalb der definierten Zeit einen Alarm per Telefon auslösen möchte.
• Alarmauslösung mit Verzögerung: Der Alarm wird erst nach einer vordefinierten Zeitverzögerung ausgelöst:
  • Relative Zeit: relative zum Zeitpunkt der Auslösung.
  • Feste Zeit: feste Zeit nach Auslösung des Alarms.
• PIN für Alarmauslösung per App und individuelle Notrufnummer: Wenn mindestens das Auslösemedium Telefon via individueller Notrufnummer oder App ausgewählt ist, kann die Alarmauslösung mit einem viertstelligen PIN abgesichert werden.

Erweiterte Einstellungen für den Start über eine individuelle Notrufnummer

• Begrüßungsnachricht: Passen Sie die Begrüßungsnachricht an, die der Anrufer hört, bevor der Alarm ausgelöst wird. Die Sprache für das Text-to-Speech-Modul wird innerhalb des Alarms im Abschnitt „Nachricht“ ausgewählt.
• Stiller Alarm: Direkte Auslösung ohne Ton und Ansage. Diese Funktion überschreibt auch die PIN-Funktion. Dies funktioniert nicht in Verbindung mit einer Konferenz.
• Direktauslösung: Der Alarm wird direkt durch Anwahl ausgelöst. Diese Funktion überschreibt die PIN-Funktion.
• Whitelist aktiv: Die White List dient zur Absicherung. Es dürfen nur Rufnummern den Alarm auslösen, welche in der White List eingepflegt sind. Steht der Teilnehmer nicht in der White List, bekommt der Anrufer direkt ein Besetztzeichen.
• Übertrage Rufnummer des Anrufenden: In diesem Fall wird die Rufnummer des Auslösers übertragen, so dass die Alarmempfänger direkt mit der sogenannten CLIP des Anrufers angewählt werden.
• DTMF senden: Diese Funktion überträgt ein DTMF-Signal an den Alarmauslöser. Dies wird bei Notrufendgräten benötigt, um zu signalisieren, dass der Alarm erfolgreich angenommen wurde.

Erweiterter Alarm Flow

• Lokalen Alarm starten: Wenn ein Alarm-Mediagateway angeschlossen ist, wird der lokale Alarm mit der gleichen Alarmnummer, wie der Cloud Alarm ausgelöst. Sofern auf dem Alarm-Mediagateway diese Alarmnummer nicht existiert, wird der lokale Standardalarm angesteuert. Der Alarm wird auf dem lokalen Mediagateway gestartet.
• Wähle den Zustand der folgenden Alarme: Hier können bis zu drei Alarme eingetragen werden deren Zustand geändert/gesetzt werden soll:
  • Aktiv
  • Inaktiv
  • Zustandswechsel
• Folgende Alarme stoppen, wenn dieser Alarm gestartet wurde. Hier können bis zu 3 weitere Alarme ausgewählt werden, die gestoppt werden sollen, wenn dieser Alarm ausgelöst wird.
• Parallelen Alarm starten: Hier können bis zu 3 Alarme ausgewählt werden, welche parallel mit dem konfigurierten Alarm gestartet werden sollen.
• Globales Event starten: Bei Alarmstart können Events gestartet werden.

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Teilnehmer und Kanäle

Im zweiten Schritt konfigurieren Sie die Gruppen und Personen, die den Alarm erhalten sollen, die Kanäle bzw. Devices, über die die Teilnehmer informiert werden sollen, und den Alarm Typ, der beispielsweise bestimmt in welcher Reihenfolge Personen alarmiert werden. Hier können Sie auch festlegen, wenn Sie eine Konferenz starten möchten.

Alarmtyp

Hier wird der zugrunde liegende Alarmprozess definiert.

Kanal-basierend	Die Teilnehmer werden parallel alarmiert, allerdings nur über die Kanäle, die hier pro Runde ausgewählt werden. Sie können das Intervall der Stufen in Sekunden angegeben. Achten Sie darauf, dass alle hier angewählten Devices auch bei der Personen--> Alarm und Personen --> Gruppen-Zuordnung ausgewählt wurden. Im Unterschied zur Device-basierenden Alarmierung werden hier die individuellen Prioritäten überschrieben.
Persönliche Device-Priorität	Im Vergleich zum parallelen Typ werden Devices den Stufen nacheinander alarmiert. Sie können den Intervall der Stufen in Sekunden angegeben. Die Reihenfolge der Device wird im Konfigurationspunkt <<Person>> festgelegt.
Parallel	Alle Teilnehmer werden parallel und parallel auf allen bei der Personen--> Alarm und Personen --> Gruppen-Zuordnung ausgewählten Devices alarmiert.
Seriell	Die Teilnehmer werden gemäß der festgelegten Rangfolge innerhalb der Alarmgruppe nacheinander angerufen. Wichtiger Hinweise: Die Quittierungsfunktion für die Medien SMS & E-Mail ist nicht verfügbar. Nur bei einer Alarmierung per Sprachanruf springt die Lösung zum nächsten Teilnehmer weiter. Wenn in der Alarmierung weitere Kommunikationskanäle, wie z.B. App eingerichtet sind, ist es erforderlich das unter Quittierung und Eskalation die Eskalation eingeschaltet ist, damit die individuelle Zeit für die Eskalation zum nächsten Zielteilnehmer greift. Der serielle Alarmtyp überschreibt jeden Zeitversatz in der Gruppenkonfiguration.
Bulk	Eine Mischung aus parallelem und seriellem Alarm. Es kann definiert werden, wie viele Kommunikationskanäle parallel angesteuert werden. Wenn ein Teilnehmer innerhalb eines Alarms über zwölf Rufnummern alarmiert wird, sind 12 Kanäle gleichzeitig belegt. Sofern der Teilnehmer über eine Rufnummer quittiert, sind wieder 12 Sprachkanäle freigeschaltet. Der Bulk Alarm ist für die telefonische Alarmierung angedacht, damit das System auf die Kapazität des Amtsanschluss des Kunden angepasst werden kann. Der Bulk Alarmtyp überschreibt jeden Zeitversatz in der Gruppenkonfiguration.
Random	Es handelt sich um eine Sonderform des seriellen Alarmes mit einer zufallsbezogenen Alarmierung der Teilnehmer innerhalb einer Gruppe. Der Random Alarmtyp überschreibt jeden Zeitversatz in der Gruppenkonfiguration.
Classic Conference	Es wird automatisch eine Konferenz aufgebaut und die Teilnehmer können per Inbound /Outbound Call an der Konferenz teilnehmen. Wenn diese Option gewählt ist, steht Ihnen die Option zur Verfügung, denjenigen, der den Alarm auslöst, also den Anrufer, ebenfalls der Konferenz hinzuzufügen. Ferner besteht die Option die Konferenz zu beenden, wenn der Anrufer die Konferenz verlässt. Alternativ kann auch die Konferenzfunktion im Bereich "collaboration" genutz werden, die die gleichen Konferenzfunktionen bietet, aber mit jedem Alarmtyp kombiniert werden kann.

• Chat aktivieren: Eröffnet für die App-User eine Chatfunktion, damit diese sich austauschen können. Der Chatraum bleibt so lange geöffnet, bis er geschlossen wird. Der Chat steht allen Teilnehmern zur Verfügung, die diesen Alarm erhalten haben. Der Chat kann ebenfalls über die Weboberfläche genutzt werden, ist also für alle Benutzer zugänglich, die auch Zugriff auf den Alarm haben.
• Konferenz aktivieren: Ermöglicht das Erstellen eines Telefonkonferenzraums , in den alarmierte Teilnehmer nach der Benachrichtigung unabhängig von ihrem Feedback einwählen können. Das Einwählen in die Konferenz ist auch per Rückruf z.b. bei verpasster Alarmierung möglich. Die Konferenz bleibt bis zu 30 Tage aktiv oder kann vom Benutzer vorzeitig geschlossen werden, je nach Edition mit begrenzter maximaler aktiven Teilnehmerzahl. 
• Videokonferenz aktivieren: Wenn die Videokonferenz-Option aktiviert ist, erhalten alle Alarmteilnehmer nach dem Auslösen des Alarms einen Link per E-Mail oder SMS, vorausgesetzt, diese Geräte sind dem Alarm hinzugefügt. Mehr über Videokonferenzen in ENS+ erfahren Sie hier.
   

Teilnehmer

In diesem Bereich können eine oder mehrere Gruppen einem Alarm zugeordnet werden. Die Lösung ist so konzipiert, dass Gruppen aus der gleichen Abteilung und direkt untergeordnete Alarmgruppen ausgewählt werden können. Ist eine Person in mehreren Gruppen mit den gleichen Kommunikationskanälen, wird dies erkannt und die Person nur einmal alarmiert. Neben der bisherigen Gruppenzuordnung bietet das System ebenfalls die Möglichkeit einzelne Gruppen hinzuzufügen.

• Benutzer darf Gruppen vor dem Alarmstart bearbeiten
  Der Nutzer darf vorm Auslösen per API oder Dashboard die Presets die jeweilige Auslösung ändern. Dies bezieht sich ebenfalls auf Personen.
• Vorhandene Gruppen und Personen überschreiben
  Diese Funktion ist aktiv, wenn die o.g. Option genutzt wird und ermöglich nicht nur das Erweitern der Presets, sondern das Überschreiben von Personen und Gruppen für die jeweils angestoßene Auslösung.

Kalender

Wenn Sie einen Kalender oder einen Dienstplan als Teil der Alarmkonfiguration hinzufügen, können Sie zeitbasierte Abweichungen von den Standard-Alarmeinstellungen definieren. Wenn der Alarm zu einer Zeit ausgelöst wird, die in einen ausgewählten Kalender fällt, springt er entweder zu einem alternativen Alarm oder alarmiert eine alternative Gruppe. Wenn ein Dienstplan ausgewählt ist, werden die entsprechend eingeteilten Personen alarmiert. Nur wenn zum Zeitpunkt der Alarmauslösung kein Kalender greift, werden die Standard-Gruppen und Personen alarmiert, die Sie im vorigen Schritt festgelegt haben.

Jahres- und Wochenkalender

Es können mehrere Kalender gewählt werden. Über "Lücken anzeigen" sehen Sie die Zeiträume, die nicht durch die ausgewählten Kalender abgedeckt sind.

• Sollten innerhalb eines Alarms Jahreskalender und Wochenkalender konfiguriert worden sein, wird immer erst überprüft, ob ein Jahreskalender zu dem gegebenen Zeitpunkt greift.
• Somit hat unabhängig von der Position in der Konfiguration ein Jahreskalender immer Vorrang vor einem Wochenkalender. Wenn zwei gleiche Kalenderarten (z.B. Wochenkalender) den gleichen Zeitraum abdecken, wird immer der Kalender mit der höheren Position herangezogen.

Wahlweise kann die Alarmierung bei einem Jahres- oder Wochenkalender auf einen alternativen Alarm oder eine alternative Gruppe konfiguriert werden. Wenn eine Konfiguration zu einem alternativen Alarm konfiguriert wurde, greifen alle Alarmeinstellungen des alternativen Alarms.

Dienstplan

Im Unterschied zu Jahres- oder Wochenkalendern kann nur jeweils ein Dienstplan pro Alarm ausgewählt werden. Die im Dienstplan hinterlegten Personen werden jeweils in ihren "diensthabenden" Zeiten alarmiert. Sollte im Dienstplan für den Zeitpunkt, in dem der Alarm gestartet wird, niemand hinterlegt sein, werden die Standard-Teilnehmer alarmiert.

Erweiterte Teilnehmer- und Kanaleinstellungen

• Überschreibe inaktiven Status von Personen: Unabhängig vom Status des Anwenders (z.B. Offline-Status) wird der Alarm an den Teilnehmer übertragen.
• Auslöser nicht alarmieren: Der Alarmauslöser wird nicht alarmiert, auch wenn er Mitglied in der ausgewählten Alarmgruppe ist.

Nur für Telefoniekanäle

• Rufdauer: Hier wird die Klingeldauer des Anrufes festgelegt.
• Standard-Anrufer-ID verwenden: Wenn dies eingeschaltet ist, wird die benutzerdefinierte Anrufer-ID verwendet, die unter Anrufer-ID für diese Organisationseinheit als Standard eingestellt ist. Wenn sie ausgeschaltet ist, können Sie eine beliebige Anrufer-ID aus der Dropdown-Liste auswählen, die für die Organisationseinheit des Alarms verfügbar ist. Wenn Sie eine andere Rufnummer verwenden möchten, müssen Sie diese zunächst verifizieren, indem Sie die hier beschriebenen Schritte befolgen - Anrufer-ID.

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Nachricht

Im dritten Schritt wird die Alarmmeldung konfiguriert.

Nachricht

• Sprache: Zunächst muss eine Standardsprache für den Alarm konfiguriert werden, damit bei einer Wiedergabe mittels Sprachanruf die richtige Text-to-Speech-Stimme herangezogen wird.
• Message Template: Sie können ein bereits angelegtes Template für Ihre Nachricht auswählen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, werden automatisch alle Felder entsprechend des Templates befüllt. Sie erhalten außerdem die Option, nur Header und Signatur aus dem Template zu übernehmen und den eigentlichen Nachrichtentext individuell zu konfigurieren. Sie können auch von einer Vorlage ausgehen und dann den Text für diesen speziellen Alarm bearbeiten, indem Sie auf "Bearbeiten" klicken.
• Allgemeine Nachricht: Es handelt sich um die Standardnachricht. Diese Nachricht wird für alle Medien herangezogen, sofern keine individuelle Meldung pro Medium konfiguriert wurde. Die maximale Nachrichtenlänge beträgt 50000 Zeichen einschließlich Formatierung und Bilder. Bitte beachten Sie, dass die Nachricht bei der Übermittlung per Sprachanruf, SMS oder Fax nach der jeweiligen (unteren) Zeichengrenze abgeschnitten wird.
• Anhang: Für Email- und App-Kanäle können Sie der Alarmnachricht bis zu 3 Anhänge hinzufügen, entweder über den Dateimanager oder durch Hochladen einer neuen Datei. Die maximale Größe des Anhangs beträgt 10 MB pro Datei. Die freigegebenen Dateiformate sind hier aufgelistet.
• Einstellungen Alarm-Symbol:
  • Hintergrundfarbe: Bei Empfangsmedien, die die Alarmsymbole anzeigen, z.B. die FACT24 ENS+ Mobile App, kann die Hintergrundfarbe des Symbols geändert werden. Hierzu steht eine Farbtabelle in einer Dropdownliste zur Verfügung. Über das Mediagateway kann bei entsprechenden Schnittstellen z.B. OIP dieser Farbwert überschrieben werden.
  • Symbolfarbe: wie die Hintergrundfarbe, kann auch die Symbolfarbe geändert werden und auf den entsprechenden Median dargestellt werden.

Kanalspezifische Nachrichten

Um spezifische Meldungen für verschiedene Kanäle zu konfigurieren, klappen Sie diesen Reiter aus. Für all die Kanäle, für die Sie die Felder frei lassen, wird die Allgemeine Nachricht verschickt.

• Sprachnachricht: Hier kann die Sprachmeldung konfiguriert werden. Nach der Speicherung der Sprachmeldung besteht die Möglichkeit, sich durch Eingabe einer Rufnummer die vorhandene Sprachnachricht anzuhören und ggf. eine alternative Sprachmeldung aufzunehmen. Hierbei ist zu beachten, dass nach der Aufnahme per Telefon der Webbrowser (F5 drücken) aktualisiert werden muss, damit die Sprachmeldung angezeigt wird. Sofern eine Sprachmeldung konfiguriert wurde, wird nicht der Name des Auslösers oder die Rufnummer des Auslösers der Meldung hinzugefügt.
• SMS-Nachricht: Hier kann eine Meldung für das Medium SMS konfiguriert werden. Es ist zu empfehlen, die SMS-Nachricht möglichst kurz zu halten, da für den Versand von SMS-Meldungen Gebühren anfallen.
• Faxnachricht: Hier kann eine Meldung für das Medium Fax gespeichert werden.
• Nachricht, E-Mail und App: Hier wird die Meldung für die Medien E-Mail und App festgelegt. Bei der App-Nachricht hängt es von der Kontoeinstellung ab, ob der definierte Betreff oder der Alarmname als Überschrift übernommen wird.
• Link: Für die Medien, E-Mail und App kann auch URL-Link übermittelt werden.
  →    Angezeigter URL Name = Kurztext für den Hyperlink
  →    URL = Hier wird der gewünschte Link hinterlegt

Einstellungen

Einstellungen für die allgemeine Nachricht

• Benutzer darf Nachricht vor Auslösung editieren: Sofern diese Option aktiv ist, wird die dynamische Meldung des Subsystems übertragen. Voraussetzung ist, dass die Meldung mindestens 8 und maximal 612 Zeichen hat. Auch bei der Auslösung über das Dashboard wird der statische Alarmtext, der unter «Nachricht» angegeben wurde, überschrieben. Dies gilt für alle Medien bei der Übermittlung einer Textmeldung. Ferner gilt diese Option ebenfalls, wenn die Meldung aus einem Voralarm übernommen werden soll.
• Anzahl der Wiedergaben der Sprachnachricht: Hier wird festgelegt, wie oft eine Sprachnachricht abgespielt werden soll.
• Nachricht an nachgelagerte Alarme übertragen: Dieser Parameter sorgt dafür, dass die Meldungen an nachgelagerte Alarme übertragen werden. Dies kann der Fall sein, wenn ein Kalender auf einen alternativen Alarm greift, ein prallerer Alarm gestartet wird oder ein Eskalationsalarm angestoßen wird.
• Fügen Sie der Nachricht den Namen des Auslösers hinzu: Diese Funktion erweitert die Alarmmeldung mit Vor- und Nachnamen des Auslösers. Hierfür muss der Teilnehmer im System angelegt sein.
• Statische Standortinformationen hinzufügen: Bei aktivierter Funktion wird der Alarmmeldung die Standortinformationen aus dem Personenfeld »Raum« beigefügt.
• Kontaktdaten hinzufügen: Diese Funktion erlaubt es, dass das erste hinterlegte Device der alarmauslösenden Person mit der Alarmmeldung übertragen wird.

Einstellungen, wenn die Auslösung via Telefon ausgewählt ist

• Nachricht aufzeichnen: Der Anrufer kann eine Sprachnachricht dynamisch aufnehmen.  Die aufgenommene Nachricht wird nur über den Kommunikationskanal Sprache übertragen.
• Fügen Sie der Nachricht eine Anrufer-ID hinzu: Diese Funktion erweitert die Alarmmeldung mit der Information der Rufnummer des Auslösers.

Erweiterte Einstellungen für Telefoniekanäle

• Begrüßungsnachricht abspielen: Hier kann festgelegt werden, ob eine allgemeine Willkommensansage abgespielt werden soll. Je nach gewählter Produktedition können Sie den Standardtext durch eine individuelle Textkomponente überschreiben.
• PIN-Abfrage vor Alarmübermittlung: Der Anwender muss bei einem Sprachanruf erst eine PIN eingeben, um die Nachricht anzuhören. Die PIN wird unter dem Konfigurationsmenü «Personen» individuell festgelegt. Je nach gewählter Produktedition können Sie den Standardtext durch eine individuelle Textkomponente überschreiben. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur verfügbar ist, wenn Direct SIP als Sprachdienstleister für Ihr Konto verwendet wird.
• Individuelle Abbruch- und Schlußansage: Je nach gewählter Produktedition können Sie den Standardtext durch eine individuelle Textkomponente überschreiben.

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Bestätigung & Eskalation

Im vierten Schritt können Sie definieren, welche Art der Rückmeldung Sie auf die Alarmmeldung erhalten möchten. Sie können ein Ziel definieren, sowie verschiedene Optionen zur Eskalation wählen, sollte das Ziel nicht innerhalb der Alarmdauer erreicht werden. Dieser Schritt kann sehr kurz sein, wenn Sie alle Optionen nutzen jedoch durchaus auch etwas umfangreicher sein.

Shortest possible version: no feedback, no escalation.	Long version with extended settings.

Feedback

Bestätigung

Es kann für einen Alarm eine Bestätigung konfiguriert werden, welche notwendig ist, wenn die alarmierten Teilnehmer eine qualifizierte Rückmeldung zu ihrer Verfügbarkeit oder ihrer Reaktionszeit geben sollen. Abhänging von Ihrer Produktedition stehen die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten für die Alarmtypen «Parallel», «Performance», «Random» sowie «Seriell» zur Verfügung. Den jeweiligen Standardtext zur Ausgabe über Telefonendgeräte können Sie durch eine individuelle Textkomponente überschreiben, sofern diese Funktionalität in Ihrer Produktedition enthalten ist.

• Bestätigung: Sofern diese Option gesetzt ist, können die Teilnehmer einen Alarm positiv quittieren. Bei einem Sprachanruf erfolgt dies durch Drücken der Taste 1 mittels DTMF.

Verpasste Anrufe können auch nach einiger Zeit zurückgerufen werden, um die Alarmnachricht nachträglich noch abzuhören sowie den Alarm zu bestätigen. 

• Schnell-Quittierung: Hierbei handelt es sich um eine Alarmierung für den MANV-Fall in öffentlichen Einrichtungen und Krankenhäuser. Bei einem Sprachanruf stehen die folgenden Optionen zur Verfügung, der Text kann in dem Fall nicht individualisiert werden.
  1. Innerhalb von 30 Minuten vor Ort
  3. Innerhalb von 60 Minuten vor Ort
  0. Negativ quittiert. D.h. der Teilnehmer hat die Meldung erhalten, steht aber für den Alarm nicht zur Verfügung.
• Bestätigung mit PIN: Der Teilnehmer muss bei einem Sprachanruf zur Authentifizierung seinen vierstelligen PIN für die Quittierung eingeben.
• Möglichkeit einer negativen Quittierung: Sofern diese Option gesetzt ist, kann ein Teilnehmer einen Alarm auch ablehnen.
• Zeit zum Erreichen des Standortes: Diese Option ermöglicht eine qualifizierte Rückmeldung der Teilnehmer zu Ihrer Reaktionszeit.
• Änderung der Rückmeldung zulassen: Ist diese Option gesetzt, können Alarmempfänger ihre Rückmeldung noch während des Alarms ändern. Dies ist z. B. hilfreich, wenn Sie als Rückmeldung angegeben haben, wie lange Sie brauchen werden, um Ihr Ziel zu erreichen, und sich diese Zeit nun aufgrund eines Staus o. Ä. geändert hat. Diese Option wird unterstützt, wenn Sie eine beliebige Rückmeldungsoption mit Zeit bis zum Erreichen des Ziels oder eine Umfrage auswählen.
• Umfrage: Sie können bis zu 10 individuelle Antwortoptionen definieren. Für jede der Optionen müssen Sie hinterlegen, ob die Antwort als Bestätigung (positiv), Ablehnung (reject) oder Neutral gewertet werden soll. Das ist relevant für die Erreichung des Alarmziels, gegebenenfalls konfigurierte Eskalationen, und die Berichte. Außerdem müssen Sie den Text definieren, der über Telefonkanäle ausgegeben werden soll. Der Text sollte klare Instruktionen enthalten in Hinblick auf die Bedeutung jeder Eingabetaste.

• Numerische Bestätigung per SMS: Um die Bestätigung per SMS (sofern für den Account oder die Organisatorische Einheit 2-way-SMS aktiviert ist) eindeutiger zu machen, wurde der Text „Bitte geben Sie eine der numerischen Rückmeldeoptionen als Antwort auf diese Nachricht an“ in die SMS-Nachricht eingefügt, sodass man diesen nicht in der eigentlichen Alarmnachricht berücksichtigen muss.

Job Protokoll

Wenn ein Job Protokoll konfiguriert ist, werden Personen, die den Alarm über die Smartphone App annehmen, gebeten, die Aufgaben im Protokoll entweder in vorgegebener oder beliebiger Reihenfolge zu bearbeiten. Pro Alarm kann nur ein Job Protokoll geschrieben werden, somit ist die Funktion für weitere Anwender deaktiviert, wenn der erste Mitarbeiter ein Job Protokoll geschrieben hat.

Konfigurationsansicht	Anwenderansicht

Alarmziel

• Stoppen des Alarms, wenn X Personen den Alarm bestätigen: Der Alarm wird beendet, sobald die hier angegebene Anzahl an Teilnehmern den Alarm positiv quittiert. Wenn keine Personenanzahl konfiguriert ist, müssen alle Teilnehmer der Alarmgruppen den Alarm quittieren.
• Qualifikationsbasierte Bestätigung: Sofern diese Option gesetzt ist, können vordefinierte Skills/Qualifikation herangezogen werden, die notwendig sind, um einen Alarm zu quittieren. Bitte beachten Sie, dass nur Personen benachrichtigt werden, die die ausgewählten Qualifikationen als primäre Qualifikation eingestellt haben. Alle Personen, die keine der konfigurierten Alarmbedingungen erfüllen, werden vom Alarmierungsprozess (einschließlich eventueller Eskalationen) ausgeschlossen.
  Es existiert auch ein allgemeiner Skill «Ohne Qualifikation», welcher erlaubt, dass das System auch die definierte Anzahl an Teilnehmer alarmiert, die keinen hinterlegten Primärqualifikation haben.
• Gruppenbezogenes Alarmziel: Wählen Sie diese Option, wenn Sie pro Gruppe festlegen möchten, wie viele Personen erreicht werden sollen. Sie können auch ein Ziel für alle Personen festlegen, die direkt hinzugefügt wurden.
  • Beachten Sie, dass der Alarm gestoppt wird, sobald die festgelegte Anzahl von Personen pro Gruppe erreicht wurde. Jede Person wird nur einmal gezählt.
  • Bitte stellen Sie sicher, dass die Personen nur einer dieser Gruppen angehören, damit sie in der "richtigen" Gruppe gezählt werden. Wenn eine Person mehreren Gruppen mit unterschiedlichen Geräten zugeordnet ist, hängt es von dem für die Bestätigung verwendeten Gerät ab, für welche Gruppe die Person gezählt wird. Wenn eine Person mehreren Gruppen mit denselben Geräten angehört, wird sie zuerst in jeder (zufälligen) statischen Gruppe gezählt, der sie zugeordnet ist, dann in jeder (zufälligen) filterbasierten Gruppe und zuletzt in jeder (zufälligen) zeitbasierten Gruppe.
  • Wenn eine Person mehreren Gruppen mit unterschiedlichen Geräten zugewiesen ist, hängt es von dem für die Bestätigung verwendeten Gerät ab, für welche Gruppe die Person gezählt wird.
  • Wenn Sie beim Auslösen des Alarms Personen und Gruppen hinzufügen, werden diese mit dem Ziel hinzugefügt, "alle Personen" in dieser Gruppe zu erreichen.
  • Ist eine Gruppe bei Auslösung des Alarms leer, wird der Alarm als nicht erfolgreich gewertet und, falls gesetzt, eine Eskalation eingeleitet.
  • Bitte beachten Sie, dass, wenn ein gruppenspezifisches Alarmziel ausgewählt wird, Schleifen die einzige verfügbare Eskalationsoption sind.

Dynamische Gruppe

Diese Option ist nur aktiv, wenn der Alarm eine Bestätigung abfragt. Die dynamische Gruppe ermöglicht es Gruppen auf Basis der Bestätigung zu bilden. Die Gruppierung erfolgt nach positiven und negativen Bestätigungen (dazu zählen auch nicht erreichte Teilnehmer).

• Die Gruppen sind anschließend für die konfigurierte Zeit verfügbar und können über den Messenger oder für ein Alarmsetup genutzt werden.

  

  Die Gruppe wird nach der Ursprungsalarm benannt und wird um einen dynamischen Anteil (Datum + Uhrzeit) und «confirmed» und «not confirmed» ergänzt.
  Personen werden mit den Kommunikationskanälen zur dynamischen Gruppe hinzugefügt, die innerhalb des Alarms zugewiesen waren als dieser gestartet wurde.
  • Beispiel
    Das Setup einer Person sieht im Ursprungsalarm wie folgt aus:
    1. Defaultgruppe: App
    2. Eskalation 1: SMS
    3. Eskalation 2: Mail
    4. Eskalation 3: Mobile
    In diesem Fall werden 4 Kanäle in der dynamischen Gruppe hinzugefügt.

Eskalation

• Eskalation: Diese Option muss aktiviert werden, damit eine Eskalation stattfinden kann, sofern nicht die definierte Anzahl an Teilnehmern erreicht wurde.
• Allgemeine Bestätigungszeit: Innerhalb dieser Zeit müssen die definierten Gruppenteilnehmer eine positive Rückmeldung geben, sodass die Alarmbedingung erfüllt ist. Sofern dies nicht erfolgt ist, wird eine Alarmeskalation gestartet.
• Zeit zur individuellen Quittierung eines Alarms: Dieser Parameter steht nur bei den Alarmtypen Seriell, Random sowie Performance zur Verfügung. Diese Konfiguration regelt, wie lange ein Teilnehmer Zeit hat, den Alarm zu quittieren, bevor der nächste Teilenehmer innerhalb der Alarmgruppe alarmiert wird.
• Immer allgemeine «Bestätigungszeit» abwarten, bevor eine Eskalation startet: Dieser Parameter ermöglicht, dass das System bei der Alarmierung per Sprachanruf erst in die Eskalation geht, sofern die allgemeine Bestätigungszeit abgelaufen ist. Er wird benötigt, wenn die Alarmierung nur per Sprachanruf bei den Zielteilnehmern erfolgt. Wird diese Option nicht gesetzt, so erfolgt eine unmittelbare Eskalation.
• Anzahl der Wiederholungen in einer Gruppe: Innerhalb dieser Konfiguration wird festgelegt, wie oft eine Alarmierung innerhalb einer Gruppe wiederholt werden soll, sofern die Allgemeine Bestätigungszeit abgelaufen ist und die definierte Alarmbedingung nicht erfüllt wurde. Die Anzahl der Wiederholungen gilt ebenfalls für die «Alternativen Gruppen».
  Wichtiger Hinweis:  Wenn ein Teilnehmer nur per Medium SMS alarmiert wurde, wird die SMS innerhalb der gleichen Eskalationsstufe bei den Wiederholungen nicht nochmal versendet.
• Schalte Stellvertreter Eskalation ein: Wenn diese Eskalation gesetzt wurde, werden für alle Teilnehmer die Stellvertreter alarmiert, sofern die Allgemeine Bestätigungszeit abgelaufen ist und die definierte Alarmbedingung nicht erfüllt wurde. Der Stellvertreter einer Person wird im Personenmanagement angelegt.
  Wichtiger Hinweis: Diese Funktion steht NICHT bei der skill-basierten Alarmierung zur Verfügung.
• Starte alternative Gruppe: Diese Option ermöglicht es, alternative Gruppen oder Personen zu alarmieren, sofern die Allgemeine Bestätigungszeit abgelaufen ist und die definierte Alarmbedingung nicht erfüllt wurde. Es können bis zu drei alternative Gruppen/Personenzuordnungen konfiguriert werden die nacheinander nach den zuvor definierten Eskalationsregeln alarmiert werden.

Follow-up Settings

• Nachfolgenden Alarm starten, nachdem der Alarm abgeschlossen wurde: Wenn ein Alarm erfolgreich abgeschlossen wurde, kann ein weiterer Folgealarm gestartet werden.
• Starte alternativen Alarm, falls der Alarm nicht erfolgreich war: Diese Option ermöglicht es, einen alternativen Alarm zu starten, sofern die Allgemeine Bestätigungszeit abgelaufen ist und die definierte Alarmbedingung nicht erfüllt wurde.
  Wichtiger Hinweis: Ist das Szenario so konfiguriert, dass ein Teilnehmer eine negative Quittierung durchführen kann, so wird dieser innerhalb des Alarms nicht mehr alarmiert, wenn er eine negative Quittierung getätigt hat. Diese Funktion wird durch das Starten eines neuen Alarms aufgehoben.

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Alarmbericht

In diesem letzten Schritt wird die Übermittlung von Alarmberichten konfiguriert.

• Zwischenbericht nach jedem Loop senden: Dieser Parameter sorgt dafür, dass die unter Empfänger angegebenen E-Mail-Adressen einen Zwischenbericht nach jeder Alarm-Loop erhalten.
• Senden Sie einen Bericht, nachdem der Alarm beendet wurde: Nach Abschluss des Alarms wird ein Ergebnisbericht an die eingetragene E-Mailadresse gesendet.
• Empfänger: Liste der E-Mail-Empfänger für die Berichte.

• Detaillierter Alarmbericht für den App-Benutzer und Webhook: Diese Option ermöglicht es, dass App-Teilnehmer und Webhook-Anbindungen innerhalb eines Alarms sehen, wer den Alarm bereits quittiert hat. Diese Option wird für bis zu drei Personen mit positiver Quittierung unterstützt.
• Konferenz aufzeichnen: Diese Option ermöglich das Aufzeichen einer Telefonkonferenz. Die Aufzeichnung ist nur aktiv, wenn mindestens zwei Teilnehmer gleichzeitig in einem Konferenzraum sind.

Klicken Sie "Speichern" am Ende der Seite. Herzlichen Glückwunsch zur erfolgreichen Alarmkonfiguration.

Erweiterte Einstellungen

Ein Alarm kann in bis zu 5 Sprachen erstellt werden. Personen, die beispielsweise Englisch als Sprache angegeben haben, erhalten dann eine englische Alarmmeldung mit englischem Betreff und Anhang, während Spanier die Meldung auf Spanisch erhalten, wenn sie dies im Alarm konfiguriert haben.

Im Alarm wird auch eine Standardsprache hinterlegt. Wenn eine Person keine Sprache oder eine andere Sprache als die im Alarm angegebenen Sprachen angegeben hat, wird die Alarmmeldung dennoch in der Standardsprache an die Person gesendet.