Berichtsvorlagen

Um auf die Vorlagen zuzugreifen, gehen Sie zum Modul Situationsbericht. Klicken Sie in der Funktionsleiste auf und auf "Vorlagen".

In der Ansicht Berichtsvorlagen wird eine Liste aller verfügbaren Vorlagen angezeigt. Zu jeder Vorlage werden die folgenden Details angezeigt:

• Titel - Titel der Vorlage
• Autor - Name des Benutzers, der die Vorlage erstellt hat
• Funktionen für jeden Bericht - zum Aufrufen anklicken:
• • In XML exportieren () - Klicken Sie darauf, um die Vorlage im XML-Format zu exportieren.
  • Bearbeiten () - Klicken Sie, um die Vorlage zu bearbeiten.
  • Löschen () - Klicken Sie darauf, um die Vorlage zu löschen.
  • Wiederherstellen () - Klicken Sie, um die Vorlage wiederherzustellen. Diese Schaltfläche ist für Vorlagen im Papierkorb verfügbar.

Um die Vorlagen nach den Werten in einer bestimmten Spalte zu sortieren, klicken Sie auf die entsprechende Spaltenüberschrift.

Die Funktionsleiste oberhalb der Vorlagenliste enthält die folgenden Befehle:

•   Neu : Klicken Sie auf diesen Befehl, um eine Vorlage hinzuzufügen.
•   Suche : Klicken Sie auf diesen Befehl, um die Suchleiste zu öffnen. Das Suchverfahren ist identisch mit dem Suchverfahren für Berichte.
•   Funktionen : Zeigen Sie auf diese Schaltfläche, um ein Menü mit den folgenden Befehlen zu öffnen:
• • Drucken - Zum Drucken anklicken.
  • Vorlage importieren - Klicken Sie hier, um eine Vorlage zu importieren.
  • Papierkorb/Papierkorb schließen - Klicken Sie hier, um zwischen dem Papierkorb und der Liste der aktiven Vorlagen zu wechseln.

Um die Details anzuzeigen, doppelklicken Sie auf die gewünschte Vorlage. Die Detailansicht einer Vorlage funktioniert ähnlich wie die Detailansicht für Berichte.

Die Funktionsleiste in der Detailansicht zeigt den Titel der Vorlage an und enthält die folgenden Elemente:

  Funktionen : Zeigen Sie auf diese Schaltfläche, um ein Menü mit diesen Befehlen zu öffnen:

•   Bearbeiten : Klicken Sie, um die Vorlage zu bearbeiten.
•   Löschen : Klicken Sie darauf, um die Vorlage zu löschen.
•   Drucken : Dieser Befehl funktioniert ähnlich wie der Befehl zum Drucken eines Berichts.
•   Historie anzeigen : Klicken Sie hier, um die Historie der einzelnen Vorlagenversionen anzuzeigen. Das Verlaufsfenster funktioniert auf die gleiche Weise wie das Verlaufsfenster für Berichte.

Eine Vorlage hinzufügen

• Klicken Sie in der Funktionsleiste auf Neu.
• Füllen Sie die Felder im Dialogfenster aus.
• Klicken Sie auf OK, um die Vorlage zu speichern und das Dialogfeld zu schließen. Klicken Sie auf Anwenden, um die Vorlage zu speichern, ohne das Dialogfeld zu schließen.

Das Dialogfeld enthält die folgenden Felder:

• Kopfzeile - Erweitern Sie dieses Feld und verwenden Sie es, um eine Kopfzeile zu erstellen, Cases erforderlich. Diese Kopfzeile wird nur angezeigt, wenn ein Bericht, der auf dieser Vorlage basiert, nach Microsoft Word exportiert wird.
• Titel/Typ (Pflichtfeld) - Geben Sie den Titel der Vorlage ein. Wenn der aktuelle Berichtstyp automatisch generierte Berichtstitel verwendet, wird der Vorlagentitel in den Titel für alle Berichte aufgenommen, die diese Vorlage verwenden.
• Verfügbar für - Sie können den Zugriff auf die Vorlage einschränken und sie nur bestimmten Rollen zur Verfügung stellen, wenn diese Berichte erstellen. Um Rollen auszuwählen:
• 1. Klicken Sie auf das Feld, um die Liste der verfügbaren Rollen zu öffnen, und wählen Sie eine Rolle aus der Liste aus.
  2. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle Rollen ausgewählt haben, für die diese Vorlage verfügbar sein soll.
• Organisation (Bereich) - Wählen Sie die Organisation(en) aus. Die Vorlage ist dann nur für das Schreiben von Berichten über Incidents für die ausgewählten Organisationen verfügbar. Standardmäßig wird die Einheit des aktuellen Benutzers ausgewählt. Wenn Ihr Geltungsbereich es zulässt, können Sie die Organisationen ändern. Sie können auch die untergeordneten Einheiten einbeziehen, indem Sie das Kontrollkästchen anklicken.
• Einschließen - Dieses Feld enthält Optionen für die Informationen, die im Berichtskopf oder in den Details angezeigt werden sollen:
• 1. Nummer - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird das Feld Nummer im Dialogfeld des Berichts angezeigt. Die Berichtsnummer wird in die Kopfzeile des Berichts aufgenommen.
  2. Gültig ab (Datum) - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Gültig ab (Datum) im Dialogfeld des Berichts anzuzeigen. Das Datum wird in die Kopfzeile des Berichts aufgenommen.
  3. Kapitelnummer - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden Kapitelnummern generiert und durch die Kapiteltitel im Bericht angezeigt.
  4. Zusammengestellt von (Organisation) - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, enthält das Dialogfeld des Berichts Felder zur Auswahl der Organisation, die den Bericht erstellt hat. Der Name der Organisation wird in den Titel des Berichts aufgenommen.
  5. Incident  - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Namen des aktuellen Incident s am Anfang des Berichtstextes anzuzeigen.
  6. Markierung - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, steht die Option zur Markierung von Berichten mit einer Markierung in Berichten zur Verfügung, die diese Vorlage verwenden.
• Kapitel - Diese Tabelle zeigt eine Liste der Kapitel, die in der Vorlage enthalten sind. Für jedes Kapitel gibt es im Dialogfeld des Berichts ein Feld, das das Kapitel verbindet. Die Tabelle enthält Schaltflächen zum Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Sortieren von Kapiteln.
• Fußzeile - Erweitern Sie dieses Feld und verwenden Sie es, um eine Fußzeile zu erstellen, Cases erforderlich. Die Fußzeile ist nur sichtbar, wenn ein Bericht, der auf dieser Vorlage basiert, in Microsoft Word exportiert wird.

Muster-Kapitel

Um ein Kapitel hinzuzufügen:

1. Klicken Sie im Vorlagenfenster auf Kapitel.
2. Füllen Sie die Felder im Dialogfenster Kapitel aus.
3. Klicken Sie auf OK, um das Kapitel zu speichern.

Das Dialogfeld "Kapitel" enthält die folgenden Elemente:

• Überschrift - Geben Sie den Namen der Kapitelüberschrift für den Bericht ein.
• Beschreibung - Geben Sie eine Beschreibung des Kapitels oder Informationen über die Verwendung des Kapitels ein. Diese Informationen werden im Dialogfeld des Berichts unter der Kapitelüberschrift angezeigt, aber nicht im Bericht selbst.
• Typ - Wählen Sie den Typ des Kapitelfeldes, das im Dialogfeld des Berichts angezeigt werden soll. Sie können zwischen verschiedenen Textfeldgrößen und Unterkapiteln wählen. Ein Kapitel, das zum Typ Unterkapitel gehört, wird im Berichtstext als Tabelle angezeigt. Die Vorlage gibt an, welche Spalten die Tabelle enthalten soll. Jede Spalte muss als Unterkapitel zum Kapitel hinzugefügt werden. So fügen Sie ein Unterkapitel hinzu:
• 1. Klicken Sie im Vorlagenfenster auf Kapitel.
  2. Füllen Sie die Felder im Dialogfeld Unterkapitel aus, und klicken Sie auf OK. Die Felder sind identisch mit den Feldern im Dialogfeld "Kapitel".
• Editor-Typ - Wählen Sie den Editor-Typ. Der Editor-Typ, den Sie hier auswählen, bestimmt, wie viele und welche Formatierungsoptionen im Eingabefeld des Berichtsdialogs verfügbar sein werden:
• 1. Keine - Wenn dieser Typ ausgewählt ist, kann nur unformatierter Text ohne Links, Bilder oder Tabellen und ähnliche Elemente in das Feld eingefügt werden.
  2. Einfach - Bei Auswahl dieses Typs stehen mehrere Textformatierungsoptionen (z. B. fetter, kursiver und unterstrichener Text, nummerierte Listen und Aufzählungen) für den Unterkapiteltext zur Verfügung, und es können Hyperlinks eingefügt werden.
  3. Mittel - Bei Auswahl dieses Typs stehen mehrere Textformatierungsoptionen (z. B. fetter, kursiver und unterstrichener Text, nummerierte Listen und Aufzählungszeichen) für den Unterkapiteltext zur Verfügung, es können Hyperlinks eingefügt werden, Text kann kopiert und eingefügt werden und es ist eine HTML-Bearbeitung möglich.
  4. Erweitert - Wenn dieser Typ ausgewählt wird, stehen alle Bearbeitungs- und Formatierungsoptionen für den Unterkapiteltext zur Verfügung.
• Inhalt - Schreiben Sie den Inhalt, der automatisch in das Kapitel für Berichte aufgenommen werden soll, die diese Vorlage verwenden. Der Inhalt wird im Eingabefeld im Dialogfeld des Berichts angezeigt und kann bearbeitet werden.
• Inhalte aus anderen Berichten kombinieren - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Inhalte aus einem bestimmten Kapitel automatisch in andere genehmigte Berichte aufzunehmen.