Rapporter i CIM
Rapporter i CIM
Åpne Situasjonsrapporter via menyelementet Moduler.
Du kan også klikke på Tilgang til nyeste rapporter under overskriften Hendelsesdetaljer > i Arbeidsområde for hendelser.
Situasjonsrapportmodulen vises til høyre på skjermen.
Listevisningen
Informasjonen i listen vises i kolonner. Informasjonstypene som vises i listevisningen, kolonneoverskriftene og rekkefølgen på kolonnene kan variere fra installasjon til installasjon. Her er informasjonstypene som kan presenteres i listen, med standardnavnene:
- Dato – Dato for siste rapportoppdatering.
- Nivå – Viser hvilke roller som har tilgang til denne rapporten: Strategisk, taktisk og/eller operativt.
- Tittel – Rapporttittel. Hvis tittelen genereres automatisk, inkluderes malnavnet som ble brukt da rapporten ble generert i tittelen.
- Forfatter – Navnet på brukeren som har registrert rapporten, eller navnet på organisasjonen rapporten er mottatt fra.
- Flagg – Rapporter merket med et flagg vil ha et flagg som erstatter plassholderen i flaggkolonnen.
- Status – Aktuell status i dokumentflyt. Tilgjengelige statuser i menyelementer med standard dokumentflyt er Utkast, Åpne for kommentarer, Sendt til godkjenning og Godkjent/Ikke godkjent.
Du kan få tilgang til funksjonene for hver rapport ved å klikke på
- Rediger () – Klikk for å redigere rapporten.
- Slett () – Klikk for å slette rapporten.
- Gjenopprett () – Klikk for å gjenopprette den slettede rapporten. Denne knappen er bare tilgjengelig for slettede rapporter.
Hvis du vil sortere rapportene i panelet etter kolonneverdier, klikker du på overskriften i den respektive kolonnen.
Funksjonslinjen i listevisningen inneholder følgende elementer:
- Ny – Klikk for å legge til en rapport. Les mer i Legg til en rapport.
- Søk – Klikk for å åpne søkefeltet. Se Søk for mer informasjon.
- Funksjoner () – Pek på denne knappen for å åpne en meny med følgende kommandoer:
- Maler – Klikk for å administrere maler for rapporttypen som brukes i menyelementet du jobber med.
- Skriv ut – Klikk på knappen for å skrive ut alle rapportene som vises i listevisningen.
- Papirkurv/Lukk papirkurven – Klikk for å bytte mellom papirkurven og listen over rapporter som ikke er slettet.
Legg til ny rapport
Klikk på Ny på funksjonslinjen.
Dette skjemaet kan fylles ut av de med roller innen Krisehåndtering i høyre vindu.
Fyll ut disse attributtene til rapporten:
- Nivåer: Viser hvilke roller som har tilgang til denne rapporten. Velg mellom strategisk, taktisk og operativt. Du kan velge flere alternativer.
- Mal: Standard for CIM starter er situasjonsrapporten, men hvis CIM-administratoren har opprettet flere maler, vises de i en nedtrekksliste her.
- Status: Bestem hvor i dokumentflyten denne rapporten er akkurat nå. Et utkast publiseres ikke til andre brukere. Åpen for kommentarer gjør rapporten tilgjengelig for kommentarer fra andre brukere i CIM-krisehåndteringsteamet frem til tidsfristen som er angitt i feltet som vises. Velg Send til godkjenning for å få noen til å lese rapporten og godkjenne den. Du kan velge hvilke brukere som skal informeres når du trykker på Bruk eller OK. Velg Godkjenn for å godkjenne rapporten selv og varsle ønskede brukere.
- Nummer: Velg hvilken versjon av rapporten du dokumenterer. Du kan aldri gå lavere enn den sist registrerte rapporten.
- Gyldig fra: Datoen du skrev rapporten.
- Klikk på Vis øverst til høyre for å se en liste over de godkjente rapportene.
Standardmalen har 7 felt for å fylle ut en situasjonsrapport:
- Situasjonsoversikt
- Iverksatte tiltak
- Planlagte tiltak
- Etablerte beredskapsorganisasjoner
- Ledelsens estimater
- Annen relevant informasjon
- Fokus
Trykk på Vedlegg for å legge til en fil fra filarkivet eller datamaskinen.
Trykk på OK for å lagre rapporten. Denne vil du nå finne i listevisningen.
Kontakt CIM-administratoren hvis du vil endre malen eller få tilsendt en ny som er laget for dine behov.
Detaljert rapportvisning
Funksjonslinjen i Detaljvisningen viser rapporttittelen og kommandoene som er tilgjengelige for den aktive brukeren. Rapportoverskriften under funksjonslinjen viser datoen for siste rapportoppdatering.
Funksjonslinjen kan inneholde følgende elementer:
- Ny kommentar – Denne kommandoen er bare tilgjengelig når rapporten er åpen for kommentarer. Klikk for å kommentere rapporten ved å fylle ut tekstfeltet og klikke på OK.
- Send – I noen installasjoner er denne knappen bare tilgjengelig for godkjente rapporter. Pek på denne knappen for å åpne en meny med følgende kommandoer:
- Send – Klikk for å sende rapporten som en melding.
- Send som vedlegg (Word eller PDF) – Klikk for å sende rapporten som et vedlegg til en melding.
- Funksjonsknappen (inneholder følgende handlinger:
- Rediger – Klikk for å redigere en rapport.
- Godkjenn eller Avvis – Disse kommandoene er tilgjengelige for autoriserte brukere når rapporten er på et trinn i dokumentflyten som krever godkjenning eller avvisning. Godkjenn er den bekreftende kommandoen for rapporter i standard dokumentflyt.
- Slett – Klikk for å slette rapporten.
- Skriv ut – Klikk for å skrive ut rapporten.
- Eksporter til Word – Klikk for å eksportere rapporten til Word.
- Eksporter til PDF – Klikk for å eksportere rapporten til en PDF-fil.
- Vis historikk – Klikk for å vise rapporthistorikken.
Detaljvisningen kan vise følgende informasjon om den valgte rapporten:
- Nivåer: Viser hvilke nivåer (rollene til strategiske, taktiske og operative brukere) som har tilgang til denne rapporten.
- Dato – Datoen da rapporten ble opprettet.
- Status – Aktuell status i dokumentflyten (for eksempel Åpen for kommentarer, Sendt til godkjenning eller Godkjent) er tilgjengelig for rapporter som ikke har status som Utkast. Hvis tiltaket er tilknyttet gitte brukere, vil du se navnene på de inviterte brukerne (for eksempel når en bruker har godkjent en rapport, eller en invitasjon til å kommentere rapporten sendes til en bruker).
- Tidsfrist – (Åpen for kommentarer) eller (Sendt til godkjenning). Hvis tidsfristen er satt da rapporten ble opprettet, vises tidsfristen her.
- Kapitler – Titler og innhold til alle kapitler i rapporten.
- Forfatter – Fornavn og etternavn på brukeren som registrerte rapporten, og datoen da rapporten ble registrert.
- Sist endret – Dato for siste oppdatering av rapporten, og hvem som utførte oppdateringen.
- Vedlegg – Lenker til vedlegg vises til høyre for detaljvisningen
- Kommentarer – Rapporter med status Åpen for kommentarer viser alle registrerte kommentarer til høyre i Detaljvisningen. Kommentarene er ikke tilgjengelige når rapporten får en ny status, men er tilgjengelige i Redigeringsmodus og i rapporthistorikken.
