Tilgang til rapporter

Tilgang til rapporter

Klikk på Siste rapporter, som du finner under overskriften Hendelsesdetaljer >.

Situasjonsrapportmodulen vises til høyre på skjermen.

Husk at du bare får tilgang til rapportene som er gjort synlige for ditt nivå.

Listevisningen

Informasjonen i listen vises i kolonner. Informasjonstypene som vises i listevisningen, kolonneoverskriftene og rekkefølgen på kolonnene kan variere fra installasjon til installasjon. Her er informasjonstypene som kan presenteres i listen, med standardnavnene:

• Dato – Dato for siste rapportoppdatering.
• Nivå – Viser hvilke roller som har tilgang til denne rapporten: Strategisk, taktisk og/eller operativt.
• Tittel – Rapporttittel. Hvis tittelen genereres automatisk, inkluderes malnavnet som ble brukt da rapporten ble generert i tittelen.
• Forfatter – Navnet på brukeren som har registrert rapporten, eller navnet på organisasjonen rapporten er mottatt fra.
• Flagg – Rapporter merket med et flagg vil ha et flagg som erstatter plassholderen i flaggkolonnen.
• Status – Aktuell status i dokumentflyt. Tilgjengelige statuser i menyelementer med standard dokumentflyt er Utkast, Åpne for kommentarer, Sendt til godkjenning og Godkjent/Ikke godkjent.

Du kan få tilgang til funksjonene for hver rapport ved å klikke på 

• Redigere () – Klikk for å redigere rapporten (hvis du har tilgangsrettigheter til å gjøre det).
• Slett () – Klikk for å slette rapporten.
• Gjenopprett () – Klikk for å gjenopprette den slettede rapporten. Denne knappen er bare tilgjengelig for slettede rapporter.

Hvis du vil sortere rapportene i panelet etter kolonneverdier, klikker du på overskriften i den respektive kolonnen.

Funksjonslinjen i listevisningen inneholder følgende elementer:

• Ny – Klikk for å legge til en rapport. Les mer i Legg til en rapport.
• Søk – Klikk for å åpne søkefeltet. Se Søk for mer informasjon.
• Funksjoner () – Pek på denne knappen for å åpne en meny med følgende kommandoer:
  • Maler – Klikk for å administrere maler for rapporttypen som brukes i menyelementet du jobber med.
  • Skriv ut – Klikk på knappen for å skrive ut alle rapportene som vises i listevisningen.
  • Papirkurv/Lukk papirkurven – Klikk for å bytte mellom papirkurven og listen over rapporter som ikke er slettet.

Legg til ny rapport

Klikk på Ny på funksjonslinjen.

Dette skjemaet kan fylles ut av de med roller innen krisehåndtering, operativt og strategisk i vinduet til høyre. Personalet har ikke tilgang til denne funksjonen.

Fyll ut disse attributtene til rapporten:

• Nivåer: Viser hvilke roller som har tilgang til denne rapporten. Velg mellom strategisk, taktisk og operativt. Du kan velge flere alternativer.
• Mal: Velg en mal.
• Status: Bestem hvor i dokumentflyten denne rapporten er akkurat nå. Et utkast publiseres ikke til andre brukere. Åpen for kommentarer gjør rapporten tilgjengelig for kommentarer fra andre brukere i CIM-krisehåndteringsteamet frem til tidsfristen som er angitt i feltet som vises. Velg Send til godkjenning for å få noen til å lese rapporten og godkjenne den. Du kan velge hvilke brukere som skal informeres når du trykker på Bruk eller OK. Velg Godkjenn for å godkjenne rapporten selv og varsle ønskede brukere.
• Nummer: Velg hvilken versjon av rapporten du dokumenterer. Du kan aldri gå lavere enn den sist registrerte rapporten.
• Klikk på Vis øverst til høyre for å se en liste over de godkjente rapportene.

Standardmalen har 7 felt for å fylle ut en situasjonsrapport:

1. Situasjonsoversikt
2. Iverksatte tiltak
3. Planlagte tiltak
4. Etablerte beredskapsorganisasjoner
5. Ledelsens estimater
6. Annen relevant informasjon
7. Fokus

Trykk på Vedlegg for å legge til en fil fra filarkivet eller datamaskinen.

Trykk på OK for å lagre rapporten. Denne vil du nå finne i listevisningen.

Kontakt CIM-administratoren hvis du vil endre malen eller få tilsendt en ny som er laget for dine behov.

Administrer og legg til maler

Denne funksjonen er bare tilgjengelig for CIM-administratorer.

Klikk  i funksjonsmenyen i Listevisning og gå til Maler.

Brukergrensesnittet i malbiblioteket er det samme som i listevisningen i rapportmodulen. Hver mal viser følgende informasjon:

• Tittel – Maltittel
• Forfatter – Navn på brukeren som opprettet malen

Klikk på overskriften for å sortere alfabetisk i stigende eller synkende rekkefølge.

For hver rapport kan disse funksjonene være tilgjengelige når du klikker på:

• Rediger () – Klikk for å redigere malen. Se Rediger mal for mer informasjon.
• Eksporter til XML () – Klikk for å eksportere malen til XML-format.
• Slett () – Klikk for å slette malen.
• Gjenopprett () – Klikk for å gjenopprette malen. Denne knappen er tilgjengelig for maler i papirkurven.

Hvis du er CIM-administrator, kan du legge til nye maler fra funksjonsmenyen:

• Ny – Klikk på denne kommandoen for å legge til en mal.
• Søk – Klikk på denne kommandoen for å åpne søkefeltet. Søkeprosedyren er identisk med søkeprosedyren for rapporter.

Klikk over mallisten for tilgang til følgende kommandoer:

• Skriv ut – Klikk for å skrive ut den valgte rapporten.
• Importer mal – Klikk for å importere en mal.
• Papirkurv – Klikk for å bytte mellom papirkurven og listen over aktive maler.

Legg til en mal

1. Klikk på Ny på funksjonslinjen i dialogboksen for å legge til maler.
2. Fyll ut feltene i dialogboksen.
3. Klikk på OK, lagre malen og lukk dialogboksen.

Klikk på Bruk for å lagre malen uten å lukke dialogboksen.

Dialogboksen inneholder følgende felter:

• Overskrift – Utvid dette feltet for å opprette en overskrift ved behov. Denne overskriften vises bare når en rapport basert på denne malen eksporteres til Microsoft Word.
• Tittel/Type (må fylles ut) – Skriv inn maltittelen. Hvis den aktuelle rapporttypen bruker automatisk genererte rapporttitler, vil maltittelen inkluderes i tittelen for alle rapporter som bruker denne malen.
• Mal tilgjengelig for – Du kan begrense tilgangen til malen og gjøre den tilgjengelig bare for spesifikke organisasjoner når de oppretter rapporter. Klikk på feltet for å åpne listen over tilgjengelige organisasjoner, og klikk på en for å velge den. Gjenta dette trinnet til du har valgt alle organisasjoner som denne malen skal være tilgjengelig for.
• Inkluder – Dette feltet inneholder alternativer for informasjonen som skal vises i rapportoverskriften eller -informasjonen:  
  • Nummer – Hvis denne avmerkingsboksen er valgt, vises Nummerfeltet i rapportdialogboksen. Rapportnummer inkluderes deretter i rapportoverskriften.
  • Gyldig fra (Dato) – Merk av i denne avmerkingsboksen for å vise Gyldig fra (Dato) i rapportdialogboksen. Datoen inkluderes deretter i rapportoverskriften.
  • Kapittelnr. – Hvis denne avmerkingsboksen er valgt, vil kapittelnumre bli generert og vist ved kapitteltitlene i rapporten.
  • Skrevet av (Organisasjon) – Hvis denne avkrysningsboksen er valgt, inneholder rapportdialogboksen felt for valg av hvilken organisasjon som har skrevet rapporten. Navnet på organisasjonen inkluderes deretter i rapporttittelen.
  • Hendelse – Velg denne avmerkingsboksen for å vise navnet på det aktuelle hendelsesnavnet øverst i rapportteksten.
  • Flagg – Hvis denne avmerkingsboksen er valgt, vil alternativet for å merke rapporter med et flagg være tilgjengelig i rapporter som bruker denne malen.
• Kapitler – Denne tabellen viser en liste over kapitlene som er inkludert i malen. Hvert kapittel har et tilknyttet kapittelfelt i rapportdialogboksen. Tabellen inneholder knapper for å opprette, redigere, slette og sortere kapitler.
• Bunntekst – Utvid dette feltet for å opprette en bunntekst ved behov. Bunnteksten vil bare være synlig når en rapport basert på denne malen eksporteres til Microsoft Word.

Legg til malkapitler

1. Klikk på Kapittel i malvinduet.
2. Fyll ut feltene i kapitteldialogboksen.
3. Klikk på OK for å lagre kapittelet.

Kapitteldialogboksen inneholder følgende elementer:

• Overskrift – Skriv inn kapitteloverskriften for rapporten.
• Beskrivelse – Skriv inn en kapittelbeskrivelse eller informasjon om hvordan du bruker kapittelet. Denne informasjonen vises under kapitteloverskriften i rapportdialogboksen, men vises ikke i rapporten.
• Type – Velg hvilken type kapittelfelt som skal vises i rapportdialogboksen. Du kan velge mellom flere tekststørrelser og underkapitler. Et kapittel som tilhører underkapitteltypen vises som en tabell i rapportteksten. Malen spesifiserer hvilke kolonner tabellen skal inneholde. Hver kolonne må legges til som et underkapittel i kapittelet. Hvis du vil legge til et underkapittel i malvinduet under Type, velger du Underkapittel og klikker på Kapittel i vinduet nedenfor. Fyll ut feltene i underkapitteldialogboksen, og klikk på OK. Feltene er identiske med feltene i kapitteldialogboksen.
• Redigeringstype – Velg redigeringstype. Redigeringstypen du velger her, avgjør hvor mange og hvilke formateringsalternativer som vil være tilgjengelige i inndatafeltet i rapportdialogboksen.
  • Ingen – Hvis denne typen er valgt, kan kun uformatert tekst, uten lenker, bilder eller tabeller og lignende elementer legges til i feltet.
  • Enkel – Hvis denne typen velges, er det flere alternativer for tekstformatering (for eksempel fet, kursiv og understreket tekst, nummererte og punktlister) for underkapittelteksten tilgjengelige, og hyperkoblinger kan inkluderes.
  • Medium – Hvis denne typen velges, er det flere alternativer for tekstformatering (for eksempel fet, kursiv og understreket tekst, nummererte og punktlister) for underkapittelteksten tilgjengelige, hyperkoblinger kan inkluderes, kopier og lim inn tekst og HTML-redigering.
  • Avansert – Hvis denne typen velges, vil det komplette settet med redigerings- og formateringsalternativer for underkapittelteksten være tilgjengelig.
• Innhold – Skriv inn innholdet som skal inkluderes automatisk i kapittelet for rapporter ved hjelp av malen. Innholdet vises i inndatafeltet i rapportdialogboksen og kan redigeres.
• Kombiner innhold fra andre rapporter – Merk av i denne avmerkingsboksen for å automatisk inkludere innhold fra et spesifikt kapittel i andre godkjente rapporter. Når denne avmerkingsboksen er valgt, vises ikke kapittelfeltet. Skriv inn et nummer som tilsvarer et eksisterende kapittelnummer. Hvis du for eksempel skriver 1, kan nye rapporter som bruker denne malen, bruke innhold fra kapittel 1 i eksisterende, godkjente rapporter.

Detaljert rapportvisning

Funksjonslinjen i Detaljvisningen viser rapporttittelen og kommandoene som er tilgjengelige for den aktive brukeren. Rapportoverskriften under funksjonslinjen viser datoen for siste rapportoppdatering.

Funksjonslinjen kan inneholde følgende elementer:

• Ny kommentar – Denne kommandoen er bare tilgjengelig når rapporten er åpen for kommentarer. Klikk for å kommentere rapporten ved å fylle ut tekstfeltet og klikke på OK.
• Send – Pek på denne knappen for å åpne en meny med følgende kommandoer:
  • Send – Klikk for å sende rapporten som en melding.
  • Send som vedlegg (Word eller PDF) – Klikk for å sende rapporten som et vedlegg til en melding.
• Funksjonsknappen (inneholder følgende handlinger:
  • Rediger – Klikk for å redigere en rapport.
  • Godkjenn eller Avvis – Disse kommandoene er tilgjengelige for autoriserte brukere når rapporten er på et trinn i dokumentflyten som krever godkjenning eller avvisning. Godkjenn er den bekreftende kommandoen for rapporter i standard dokumentflyt.
  • Slett – Klikk for å slette rapporten.
  • Skriv ut – Klikk for å skrive ut rapporten.
  • Eksporter til Word  – Klikk for å eksportere rapporten til Word.
  • Eksporter til PDF – Klikk for å eksportere rapporten til en PDF-fil.
  • Vis historikk – Klikk for å vise rapporthistorikken.

Detaljvisningen kan vise følgende informasjon om den valgte rapporten:

• Dato – Datoen da rapporten ble opprettet.
• Status – Aktuell status i dokumentflyten (for eksempel Åpen for kommentarer, Sendt til godkjenning eller Godkjent) er tilgjengelig for rapporter som ikke har status som Utkast. Hvis tiltaket er tilknyttet gitte brukere, vil du se navnene på de inviterte brukerne (for eksempel når en bruker har godkjent en rapport, eller en invitasjon til å kommentere rapporten sendes til en bruker).
• Tidsfrist – (Åpen for kommentarer) eller (Sendt til godkjenning). Hvis tidsfristen er satt da rapporten ble opprettet, vises tidsfristen her.
• Kapitler – Titler og innhold til alle kapitler i rapporten.
• Forfatter – Fornavn og etternavn på brukeren som registrerte rapporten, og datoen da rapporten ble registrert.
• Sist endret – Dato for siste oppdatering av rapporten, og hvem som utførte oppdateringen.
• Vedlegg – Lenker til vedlegg vises til høyre for detaljvisningen
• Kommentarer – Rapporter med status Åpen for kommentarer viser alle registrerte kommentarer til høyre i Detaljvisningen. Kommentarene er ikke tilgjengelige når rapporten får en ny status, men er tilgjengelige i Redigeringsmodus og i rapporthistorikken.