Acceso a los informes
Haga clic en Últimos informes, que encontrará bajo el encabezado etalles del incidente >.
El módulo informes de situación se mostrará en la parte derecha de la pantalla.
Recuerde que solo tendrá acceso a aquellos informes que estén visibles para su nivel.
La vista de lista
La información de la lista se presenta en columnas. Los tipos de información que se muestran en la vista de lista, los encabezados de las columnas y el orden de las columnas pueden variar de una instalación a otra. A continuación, se indican los tipos de información que pueden presentarse en la lista, con sus nombres predeterminados:
- Fecha: fecha de la última actualización del informe.
- Nivel: muestra qué funciones pueden acceder a este informe: estratégica, táctica u operativa.
- Título: título del informe. Si el título se genera automáticamente, el nombre de la plantilla que se ha utilizado al generar el informe se incluirá en el título.
- Autor: nombre del usuario que ha registrado el informe, o nombre de la organización de la que se ha recibido el informe.
- Banderín: los informes marcados con un banderín tendrán un banderín que sustituirá al marcador de posición en la columna del banderín.
- Estado: estado actual del flujo de documentos. Los estados disponibles de los elementos de menú que utilizan el flujo de documentos estándar son borrador, abierto a comentarios, enviado para su aprobación y aprobado/no aprobado.
Se puede acceder a las funciones disponibles para cada informe haciendo clic en:
- Editar: haga clic para editar el informe (si tiene derecho para ello).
- Eliminar: haga clic para eliminar el informe.
- Restaurar: haga clic para restaurar el informe eliminado. Este botón solo está disponible para los informes eliminados.
Para ordenar los informes del panel por valores de columna, haga clic en el encabezado de la columna correspondiente.
La barra de funciones de la vista de lista contiene los siguientes elementos:
- Nuevo: haga clic para añadir un informe. Para obtener más información, consulte añadir un informe.
- Buscar: haga clic para abrir la barra de búsqueda. Para obtener más información, consulte búsqueda.
- Funciones: pulse este botón para abrir un menú que contiene los siguientes comandos:
- Plantillas: haga clic para gestionar las plantillas para el tipo de informe empleado en el elemento del menú en el que está trabajando.
- Imprimir: haga clic para imprimir todos los informes mostrados en la vista de lista.
- Papelera de reciclaje o Cerrar papelera de reciclaje: haga clic para alternar entre la papelera de reciclaje y la lista de informes que no se eliminan.
Añadir nuevo informe
Haga clic en Nuevo en la barra de funciones.
Este formulario lo pueden rellenar las funciones de gestión de crisis, operativa y estratégica en la ventana desplegable de la derecha. Los miembros del personal no pueden acceder a esta función.
Rellene estos atributos para el informe:
- Niveles: muestra qué funciones pueden acceder a este informe. Elija entre estratégico, táctico y operativo. Puede alternar entre varias opciones.
- Plantilla: seleccione una plantilla que sirva de modelo.
- Estado: decida en qué punto del flujo de documentos se encuentra este informe en este momento. La versión borrador no se publica para que otros puedan verla. La opción abierto a comentarios permite que el informe esté disponible para comentarios de otros usuarios del equipo de gestión de crisis de CIM hasta el plazo establecido en el campo que aparece. Elija la opción enviar para su aprobación para que otra persona lea su informe y lo apruebe. Puede elegir a qué usuarios informar cuando pulsa el botón aplicar u aceptar. Elija la opción aprobar para aprobar el informe personalmente e informar a los usuarios que desee.
- Número: elija qué versión del informe está documentando. En ningún caso podrá ser inferior al del último informe registrado.
- Haga clic en Ver, en la esquina superior derecha, para obtener una lista de los informes aprobados.
La plantilla predeterminada tiene siete campos para completar un informe de situación:
- Resumen de la situación
- Acciones ejecutadas
- Acciones previstas
- Organizaciones de emergencia establecidas
- Estimaciones de gestión
- Otra información relevante
- Atención
Pulse documentos adjuntos para añadir un archivo del almacenamiento de archivos o de su ordenador.
Pulse aceptar para guardar el informe. Ahora aparecerá en la vista de lista.
Para cambiar la plantilla o solicitar una nueva que se adapte a sus necesidades, póngase en contacto con el administrador de CIM.
Gestionar y añadir plantillas
Esta función solo está disponible para los administradores de CIM.
Haga clic en , en el menú de funciones de la vista de lista y vaya a plantillas.
La interfaz de usuario de la biblioteca de plantillas es similar a la de la vista de lista del módulo de informes. En cada plantilla se muestran los siguientes detalles:
- Título: título de la plantilla
- Autor: nombre del usuario que ha creado la plantilla
Haga clic en el encabezado para ordenar alfabéticamente en orden ascendente o descendente.
Para cada informe, estas funciones pueden estar disponibles al hacer clic en:
- Editar (): haga clic para editar la plantilla. Para obtener más información, consulte Edit template (editar plantilla).
- Exportar a XML (): haga clic para exportar la plantilla a formato XML.
- Eliminar (): haga clic para eliminar la plantilla.
- Restaurar (): haga clic para restablecer la plantilla. Este botón está disponible para las plantillas de la papelera de reciclaje.
Si es usted administrador de CIM, puede añadir nuevas plantillas desde el menú de funciones:
- Nueva: haga clic en este comando para añadir una plantilla.
- Buscar: haga clic en este comando para abrir la barra de búsqueda. El procedimiento de búsqueda es idéntico al de los informes.
Haga clic en sobre la lista de plantillas para acceder a los siguientes comandos:
- Imprimir: haga clic para imprimir el informe seleccionado.
- Importar plantilla: haga clic para importar una plantilla.
- Papelera de reciclaje: haga clic para alternar entre la papelera de reciclaje y la lista de plantillas activas.
Añadir una plantilla
- En la barra de funciones, en el cuadro de diálogo para añadir plantillas, haga clic en nueva.
- Rellene los campos del cuadro de diálogo.
- Haga clic en aceptar para guardar la plantilla y cerrar el cuadro de diálogo.
Haga clic en aplicar para guardar la plantilla sin cerrar el cuadro de diálogo.
El cuadro de diálogo tiene los siguientes campos:
- Encabezado: amplíe este campo y utilícelo para crear un encabezado, según corresponda. Este encabezado solo se muestra cuando se exporta a Microsoft Word un informe basado en esta plantilla.
- Título o tipo (campo obligatorio): introduzca el título de la plantilla. Si el tipo de informe actual utiliza títulos de informe autogenerados, el título de la plantilla se incluirá en el título de todos los informes que utilicen dicha plantilla.
- Plantilla disponible para: puede restringir el acceso a la plantilla y hacer que solo esté disponible para organizaciones específicas cuando creen informes. Haga clic en el campo para abrir la lista de organizaciones disponibles y pulse sobre una de ellas para seleccionarla. Repita el paso hasta que haya seleccionado todas las organizaciones para las que estará disponible esta plantilla.
- Incluir: este campo contiene opciones para la información que se mostrará en el encabezado o en los detalles del informe:
- Número: si se selecciona esta casilla, el campo número se mostrará en el cuadro de diálogo del informe. El número de informe se incluirá en el encabezado del informe.
- Válido desde [fecha]: seleccione esta casilla para mostrar la fecha de validez en el cuadro de diálogo del informe. La fecha se incluirá en el encabezado del informe.
- N.º de capítulo: si se selecciona esta casilla, se generarán números de capítulo que se mostrarán junto a los títulos de los capítulos del informe.
- Elaborado por [organización]: si se selecciona esta casilla, el cuadro de diálogo del informe incluirá campos para seleccionar qué organización ha elaborado el informe. El nombre de la organización se incluirá en el título del informe.
- Incidente: seleccione esta casilla de verificación para mostrar el nombre del incidente actual en la parte superior del texto del informe.
- Banderín: si se selecciona esta casilla, la opción de marcar los informes con un banderín estará disponible en los informes en los que se utilice esta plantilla.
- Capítulos: esta tabla muestra una lista de los capítulos que se incluyen en la plantilla. Cada capítulo tiene un campo de relación en el cuadro de diálogo del informe. La tabla contiene botones para crear, editar, borrar y ordenar los capítulos.
- Pie de página: amplíe este campo y utilícelo para crear un pie de página, según corresponda. El pie de página solo estará visible cuando se exporte a Microsoft Word un informe basado en esta plantilla.
Añadir capítulos de plantilla
- En la ventana de la plantilla, haga clic en capítulo.
- Rellene los campos del cuadro de diálogo capítulo.
- Haga clic en aceptar para guardar el capítulo.
El cuadro de diálogo del capítulo tiene los siguientes elementos:
- Encabezado: introduzca el encabezado del capítulo para el informe.
- Descripción: introduzca una descripción del capítulo o información sobre cómo utilizar el capítulo. Esta información se mostrará en la parte inferior del encabezado del capítulo en el cuadro de diálogo del informe, pero no se mostrará en el informe.
- Tipo: seleccione el tipo de campo de capítulo que se mostrará en el cuadro de diálogo del informe. Puede elegir entre varios tamaños de texto y subcapítulos. Cuando un capítulo es de tipo subcapítulo, se muestra como una tabla en el texto del informe. La plantilla especifica qué columnas incluirá la tabla. Cada columna debe añadirse como un subcapítulo al capítulo. Para añadir un subcapítulo, en la ventana de la plantilla, en tipo, seleccione subcapítulo y haga clic en capítulom en la ventana que aparece debajo. Rellene los campos del cuadro de diálogo del subcapítulo y haga clic en aceptar. Los campos son idénticos a los del cuadro de diálogo del capítulo.
- Tipo de editor: seleccione el tipo de editor. El tipo de editor que seleccione aquí determina el número y las opciones de formato que estarán disponibles en el campo de entrada del cuadro de diálogo del informe.
- Ninguno: si se selecciona este tipo, en el campo solo se puede añadir texto sin formato, sin enlaces, imágenes, tablas ni elementos similares.
- Sencillo: si se selecciona este tipo, están disponibles varias opciones de formato (p. ej., texto en negrita, cursiva y subrayado, listas numeradas y con viñetas) para el texto del subcapítulo, y pueden incluirse hipervínculos.
- Medio: si se selecciona este tipo, están disponibles varias opciones de formato (p. ej., texto en negrita, cursiva y subrayado, listas numeradas y con viñetas) para el texto del subcapítulo, pueden incluirse hipervínculos, copiar y pegar texto y editar HTML.
- Avanzado: si se selecciona este tipo, estarán disponibles todas las opciones de edición y formato para el texto del subcapítulo.
- Contenido: escriba el contenido que se incluirá automáticamente en el capítulo para los informes que utilicen la plantilla. El contenido se muestra en el campo de entrada del cuadro de diálogo del informe y puede editarse.
- Combinar contenido de otros informes: seleccione esta casilla para incluir automáticamente el contenido de un capítulo específico de otros informes aprobados. Cuando se selecciona esta casilla, aparece el campo Chapter no (n.º de capítulo). Escriba el número que corresponda al número de un capítulo existente. Por ejemplo, si escribe 1, los nuevos informes que utilicen esta plantilla podrán incluir contenido del capítulo 1 de los informes aprobados existentes.
La vista de detalles del informe
La barra de funciones de la vista detalles muestra el título del informe y los comandos disponibles para el usuario activo. El encabezado del informe situado debajo de la barra de funciones muestra la fecha de la última actualización del informe.
El formulario puede incluir los siguientes elementos:
- Nuevo comentario: este comando está disponible solo cuando el informe está abierto a comentarios. Para hacer un comentario en el informe, rellene el campo de texto y haga clic en aceptar.
- Enviar: pulse este botón para abrir un menú que contiene los siguientes comandos
- Enviar: haga clic para enviar el informe como mensaje.
- Enviar como archivo adjunto [Word o PDF]: haga clic para enviar el informe como archivo adjunto a un mensaje.
- El botón de función () contiene las siguientes acciones:
- Editar: haga clic para editar el informe.
- Aprobar o Declinar: estos comandos están disponibles para los usuarios autorizados cuando el informe se encuentra en un paso del flujo del documento que requiere su aprobación o rechazo. La opción aprobar es el comando afirmativo para los informes en el flujo de documentos estándar.
- Eliminar: haga clic para eliminar el informe.
- Imprimir: haga clic para imprimir el informe.
- Exportar a Word: haga clic para exportar el informe a Word.
- Exportar a PDF: haga clic para exportar el informe a un archivo PDF.
- Ver historial: haga clic para ver el historial del informe.
La vista detallada puede mostrar la siguiente información sobre el informe seleccionado:
- Fecha: fecha en la que se hizo el informe.
- Estado: el estado actual del flujo del documento (p. ej., abierto a comentarios, enviado para su aprobación o aprobado) está disponible para los informes que no estén en estado borrador. Si la acción está relacionada con usuarios determinados, verá los nombres de los usuarios invitados (p. ej., cuando un usuario ha aprobado un informe o cuando se envía a un usuario una invitación para comentar el informe).
- Plazo: Abierto para comentarios o enviado para su aprobación. Si se ha establecido una fecha límite cuando se elaboró el informe, esta se mostrará aquí.
- Capítulos: títulos y contenido de todos los capítulos del informe.
- Autor: nombre y apellidos del usuario que registró el informe, y fecha en que se registró.
- Última modificación: fecha de la última actualización del informe, y quién hizo la actualización.
- Archivos adjuntos: los enlaces a los archivos adjuntos se muestran a la derecha de la vista detallada.
- Comentarios: los informes con estado abierto a comentarios mostrarán todos los comentarios registrados a la derecha en la vista detallada. Los comentarios no están disponibles cuando el informe tiene un nuevo estado, pero están disponibles en el modo edición y en el historial de informes.
