Personas

Información clave

En este menú se administran las personas. Se pueden crear nuevas personas haciendo clic en «Add» (Añadir). Son pocos los campos obligatorios para crear personas en la interfaz web:

• Apellidos
• Nombre
• Idioma
• PIN: El PIN se requiere como contraseña de un solo uso para iniciar sesión en la aplicación móvil. El portal genera automáticamente un PIN de 4 dígitos y se puede modificar manualmente. Cuando una persona inicie sesión en la aplicación móvil por primera vez, se le pedirá que introduzca una contraseña, y el PIN dejará de ser necesario para iniciar sesión en la aplicación móvil.
• Unidad organizativa: solo se podrá seleccionar entre las unidades organizativas a las que tenga acceso como usuario.
• Al menos un dispositivo.

Tenga en cuenta también la siguiente información general sobre el concepto de personas:

→ Una persona puede ser miembro de varios grupos de alarmas.

→ Una persona puede ser miembro de un grupo de alarmas de nivel superior.

→ Una persona puede tener hasta 16 dispositivos.

→ Los canales de comunicación se pueden seleccionar/deseleccionar para cada grupo de alarmas.

Configuración detallada de personas

• Número de empleado: Debe ser exclusivo para su cuenta. Es necesario como identificador exclusivo de la persona si desea utilizar la función de importación CSV para personas y grupos.
• El cargo y el tratamiento le ayudarán a encontrar a las personas adecuadas para sus grupos y alarmas de una manera rápida y fiable.
• Cualificación primaria: Puede definir una cualificación principal por persona. Las cualificaciones que puede seleccionar deben estar preconfiguradas en la configuración de cualificación. Puede utilizar esta cualificación para buscar personas y establecer objetivos de alarma basados en cualificaciones en la configuración de alarmas. Además, puede utilizar todos estos campos para crear grupos basados en filtros. 
• Correo electrónico de la cuenta: Es posible que los empleados mantengan sus datos en autogestión. Para ello, se debe introducir la dirección de correo electrónico de la persona. A continuación, esta persona podrá iniciar sesión en el portal web para confirmar y editar sus datos personales, y leer el canal de noticias del portal. Además, la persona tiene la opción de introducir un número de teléfono y una dirección de correo electrónico secretos. Los operadores y administradores los podrán utilizar para generar alarmas, pero el número de teléfono y la dirección de correo no serán visibles. Tenga en cuenta que, para iniciar sesión por primera vez, la persona solo tiene que hacer clic en «olvidó la contraseña» para generar una nueva contraseña; no se enviará ningún «correo electrónico con la contraseña» automáticamente.
• Crear usuario: Si bien no es obligatorio, podrá crear un usuario vinculado para esta persona. Se le dirigirá directamente a la configuración de usuario al hacer clic en el botón.
• PIN: consulte la información mencionada anteriormente.
• Contraseña del dispositivo: Consulte el artículo actualizado sobre conceptos básicos de la aplicación móvil e inicio de sesión. Para los usuarios, esto solo es relevante para ayudar a las personas a volver a iniciar sesión cuando olvidan su contraseña en la aplicación móvil y no tienen una dirección de correo electrónico asociada a la cuenta.  
• Perfil: A través de un perfil, podrá definir las funcionalidades a las que, además de recibir notificaciones de alarmas, una persona podrá acceder a través de una aplicación móvil o un cliente de escritorio, como la capacidad de activar ciertas alarmas, registrarse y salir de grupos, y acceder a documentos de emergencia específicos. Podrá seleccionarlo a partir de la lista de perfiles que estén configurados y disponibles en la unidad organizativa establecida para la persona en cuestión.
• Global: Si cambia «Global» a «On» (activado), la persona también será visible para los usuarios del resto de las unidades organizativas. Los usuarios de estas unidades organizativas podrán añadir a esta persona a sus grupos y alarmas; sin embargo, no podrán editar ninguna configuración personal.

• Disponibilidad: Si la disponibilidad está desactivada, el suscriptor no recibirá ninguna alarma. Sin embargo, es posible sobrescribir el estado fuera de línea de una persona dentro de una alarma.
• Correo electrónico de la persona representante: Introduzca la dirección de correo electrónico de la cuenta de la persona que actuará como representante. Este representante recibirá notificaciones como parte del escalamiento de una alarma, si el «escalamiento del representante» está habilitada para esa alarma. Tenga en cuenta que solo se puede seleccionar a una persona global como representante, si la propia persona está configurada como «global».

Configuración de la dirección

Puede configurar hasta dos direcciones por persona:  

• Asignar una dirección desde el registro central de direcciones.  
• Añadir una dirección individual para esta persona concreta.  

Estas opciones le ayudarán a encontrar a las personas adecuadas para sus grupos y alarmas de una manera rápida y fiable. Además, puede utilizar los campos de la dirección individual para formar grupos basados en filtros (los campos de dirección del registro de direcciones estarán disponibles próximamente en grupos basados en filtros). 

Tenga en cuenta que solamente la persona correspondiente puede adaptar la dirección individual al iniciar sesión en el portal web. La dirección asignada desde el registro se mostrará en modo de solo lectura. 

Configuración de dispositivos

Deberá configurar al menos un dispositivo (y un máximo de 16) para notificar a esta persona y podrá seleccionar cada tipo de dispositivo varias veces.

La configuración de grupos y alarmas influyen en si estos dispositivos serán notificados y cuándo durante un proceso de alarma específico. En este caso, en la configuración de la persona, podrá excluir un dispositivo por completo seleccionando «-». Este dispositivo no se utilizará en ninguna alarma.

Para alarmas con el tipo de alarma «personal device priority» (prioridad de dispositivo personal) se determinará aquí la secuencia de dispositivos en la configuración de la persona. «0» es la prioridad más alta, mientras que «15» sería la prioridad más baja si se configurasen los 16 dispositivos. Podrá establecer diferentes prioridades para sus horas de trabajo si lo permite su cuenta. Téngase en cuenta que la gestión automatizada de dispositivos solo es posible a través de la API y ya no a través de la importación de csv. Si utiliza una Media Gateway (pasarela de medios), tenga en cuenta también que no existe una diferenciación de prioridades para las horas de trabajo de las personas locales.

Puede seleccionar entre los siguientes tipos de dispositivos:

• Cualificaciones: El sistema admite la asignación de hasta 30 cualificaciones adicionales a una persona. Estas cualificaciones adicionales se pueden utilizar para filtrar personas, por ejemplo, para asignarlas a un grupo o directamente a una alarma, y para el Panel de incidencias. Sin embargo, para los objetivos de alarma basada en cualificaciones, únicamente la habilidad principal es decisiva.
• Dispositivos IoT: El sistema admite la asignación directa de dispositivos IoT como botones Bluetooth y botones de emergencia LORA añadiendo su ID de hardware. Si se asigna al menos uno de estos dispositivos a una persona, se deberá seleccionar un perfil para esta persona. Si el dispositivo IoT transmite información de ubicación, la alarma asignada se inicializará. Si no se transmite al sistema ninguna información geográfica o si se desconoce, se iniciará la alarma predeterminada configurada en el perfil.

Números de teléfono duplicados:

Ahora, al ejecutar una alarma, los números de teléfono duplicados para cada tipo de dispositivo se consolidarán durante el flujo de alarma, y solo se alertará una vez para evitar que los proveedores de telefonía puedan considerar estos avisos como fraudulentos. Los dispositivos que no reciban una notificación por este motivo se marcarán como «duplicados» en el registro de alarmas.

Asignación a grupos

Una vez que se haya creado y guardado una persona, se podrá asignar a diferentes grupos. A continuación, se muestra una vista general de las pertenencias a grupos de la persona en cuestión:

En la zona inferior se puede visualizar y configurar la pertenencia a grupos de una persona. En el lado izquierdo se muestran todos los grupos a los que una persona se haya asignado. En el lado derecho aparece el resto de los grupos que todavía se pueden asignar a una persona. Al hacer clic en uno o más grupos, y utilizar los botones del centro, la persona se podrá añadir a los grupos y eliminarse de ellos.

Durante la asignación se abrirá una ventana emergente. En esta ventana se definen los dispositivos mediante los cuales se alertará a una persona dentro de un grupo. Si no se han configurado todos los canales de comunicación, se mostrarán en rojo. Los canales de comunicación se pueden seleccionar individualmente para cada grupo.

Exportar e importar mediante CSV

Exportar

Seleccione una, varias o todas las personas en la página de vista general de personas para activar la función de exportación. Al hacer clic en «generar exportación», tendrá que introducir una descripción, y, tras confirmar, se creará un archivo CSV con el nombre «person.csv» en el Centro de descargas para descargar.

Importar

Tenga en cuenta que solo los usuarios con las siguientes funciones pueden importar personas:

• Principal
• Configuración
• Administrador de unidad organizativa
• Configuración de grupos

En el caso de que sea un usuario de la organización raíz, no solo podrá importar personas para la propia unidad organizativa, sino también para todas las unidades organizativas subordinadas. Puede encontrar más información sobre las unidades organizativas aquí.

Si hace clic en «Import person» (Importar persona), podrá examinar y subir el archivo de importación. Dispone de la opción de añadir personas o actualizar las existentes haciendo clic en «overwrite existing» (sobrescribir existentes). No es posible eliminar personas mediante un archivo CSV.

La aplicación revisa automáticamente el formato del archivo y emitirá un mensaje de error si no es CSV.

Dependiendo del número de personas que se importen, el proceso de importación puede tardar varios minutos. El usuario que haya iniciado sesión recibirá un correo electrónico con un resumen una vez finalizada la importación.

Cómo se estructura un archivo CSV válido

Para evitar errores, recomendamos exportar en primer lugar un archivo CSV y, a continuación, reemplazar los valores existentes por los deseados. El archivo CSV se compone de un encabezado y filas relativas a las personas. Podrá cambiar el texto de los campos de encabezado arbitrariamente; únicamente debe tener en cuenta que siempre debe existir el mismo número de campos. A continuación, obtendrá una fila por persona con la siguiente información:

Importar personas (crear nuevas)

Los siguientes campos son obligatorios. Si no existen datos de estas personas, se deberán rellenar con datos ficticios:

Además, cada persona debe tener al menos un dispositivo y, como máximo, 16 dispositivos. Cada dispositivo debe tener un valor válido (p. ej., número de teléfono o dirección de correo electrónico). Cada persona puede tener un número de grupos ilimitado, pero se debe proporcionar al menos un dispositivo para cada grupo.

Se deben cumplir las siguientes condiciones para que una importación se realice correctamente:

• Se proporciona toda la información obligatoria.
• Todos los campos deben estar en una fila y sin ningún espacio entre las entradas.
• El archivo CSV debe utilizar «,» como separador y codificación UTF-8. (Podrá utilizar, p. ej., Notepad ++ para revisar y modificar esta configuración).

Valores orientativos, cuando la dirección del registro de direcciones está desactivada para su cuenta: 

Primera fila:

Apellidos,nombre,rol,idioma,departamento,Global,ID de empleado,pin,cualificación,Sala,Planta,Edificio,correo electrónico de la cuenta,Dispositivo_1,Valor_1,Dispositivo_2,Valor_2,Dispositivo_3,Valor_3,Dispositivo_4,Valor_4,Dispositivo_5,Valor_5,Dispositivo_6,Valor_6,Dispositivo_7,Valor_7,Dispositivo_8,Valor_8,Dispositivo_9,Valor_9,Dispositivo_10,Valor_10,Dispositivo_11,Valor_11,Dispositivo_12,Valor_12,Dispositivo_13,Valor_13,Dispositivo_14,Valor_14,Dispositivo_15,Valor_15,Dispositivo_16,Valor_16,Grupo_0,TipoDeCanal_0

Segunda fila:

Mustermann,Max,Team Süd Remote Techniker,de,Testaccount,false,1234567890,0815,3rd Level Support,123,EG,F24 Hagen,max.mustermann@f24.com,MOBILE,+4917171717171,SMS,+4917171717171, OTHER_SMS,91760053,   EMAIL,max.mustermann@f24.com,APPLICATION,max.mustermann@f24.com,AC, max.mustermann@f24.com,EXTERNAL_PHONE, +492331976420, INTERNAL_PHONE,420,,,,,,,,,,,,,,,,,,,Mustergruppe, EXTERNAL_PHONE|MOBILE|SMS  

Estructura cuando la dirección del registro de direcciones está activada: 

Apellidos,nombre,función,idioma,unidad_organizativa,global,identificación_de_empleado,pin,competencias,sala,planta,edificio,correo_electrónico_de_la_cuenta,nombre_de_la_dirección_asignada,identificación_de_la_dirección_asignada,sala_asignada,planta_asignada,edificio_asignado,dispositivo_1,valor_1,dispositivo_2,valor_2,dispositivo_3,valor_3,dispositivo_4,valor_4,dispositivo_5,valor_5,dispositivo_6,valor_6,dispositivo_7,valor_7,dispositivo_8,valor_8,dispositivo_9,valor_9,dispositivo_10,valor_10,dispositivo_11,valor_11,dispositivo_12,valor_12,dispositivo_13,valor_13,dispositivo_14,valor_14,dispositivo_15,valor_15,dispositivo_16,valor_16,grupo_0,tipocanal_0,grupo_1,tipocanal_1,grupo_2,tipocanal_2,grupo_3,tipocanal_3 

Sobrescribir o actualizar personas existentes

Para identificar a personas existentes, se tendrán en cuenta su ID de empleado exclusivo y su unidad organizativa. Si hay una coincidencia entre la persona importada y la existente, los siguientes campos se podrán sobrescribir o permanecer vacíos. Si están vacíos, el valor original permanecerá guardado:

• Apellidos
• Nombre
• Idioma
• PIN

Si se importan grupos y tipos de canales, se añadirán a la lista ya guardada. Por ejemplo: si la persona está actualmente asignada a dos grupos y solo existe un grupo en la importación CSV, este se añadirá, por lo que la persona estará asignada a tres grupos.

Resumen de la importación por correo electrónico

Recibirá un resumen de la importación por correo electrónico. Si se produce un error, recibirá un informe detallado como archivo adjunto CSV llamado «changelog.csv». Incluye todos los números de fila con un error y el mensaje de error correspondiente.