Funciones de las tarjetas de acción

Pulse este botón para mostrar un menú que puede contener las siguientes funciones:

Ver/ocultar detalles

Seleccione las siguientes propiedades para cada tarjeta de acción:

Funciones de las tarjetas de acción

Algunas funciones de la biblioteca de tarjetas de acción pueden aplicarse a una sola tarjeta de acción o a varias tarjetas de acción simultáneamente. Las funciones que se aplican a una sola tarjeta de acción están disponibles cuando se pulsa el botón funciones () de la tarjeta de acción correspondiente. Las funciones que pueden ejecutarse simultáneamente en varias tarjetas de acción están disponibles en la lista desplegable del campo con seleccionado. Este campo está disponible en las tarjetas de acción de la ventana biblioteca, cuando se selecciona más de una tarjeta de acción:

La vista detallada

La vista detallada muestra los detalles de la versión actual de una tarjeta de acción.

Para abrir la vista detallada de una tarjeta de acción, pulse el botón funciones () de la ventana biblioteca de la tarjeta de acción correspondiente y haga clic en abrir.

La vista detallada contiene los siguientes elementos:

• Barra de títulos y funciones
• Panel de propiedades (a la izquierda)
• Panel de contenido (descripción de la tarjeta de acción y acciones)

La barra de títulos y funciones de la vista detallada contiene los siguientes elementos:

Funciones

Pulse este botón para mostrar un menú que contiene los siguientes comandos:

Búsqueda de las tarjetas de acción

En la ventana biblioteca, puede buscar tarjetas de acción. Si escribe una determinada expresión de búsqueda en la barra de búsqueda, podrá buscar tarjetas de acción cuyo nombre o descripción contengan dicha expresión de búsqueda, y tarjetas de acción que contengan acciones cuyo nombre o descripción contengan dicha expresión de búsqueda.

Para hacer una búsqueda, en la ventana biblioteca, en la barra de búsqueda/filtro, escriba una expresión de búsqueda en el campo buscar y haga clic en buscar.

Una vez realizada la búsqueda, solo se mostrarán en la ventana biblioteca las fichas de acción que cumplan los criterios de búsqueda. Para restablecer la ventana biblioteca para que muestre todas las tarjetas de acción disponibles, en la ventana biblioteca, en la barra de búsqueda/filtro, haga clic en restablecer.

Para cambiar el orden en el que aparecen las tarjetas de acción en la ventana biblioteca:

1. En la barra de funciones de la ventana biblioteca, seleccione funciones y haga clic enn ordenar.
2. En el cuadro de diálogo ordenar lista, pulse el icono mover () de la tarjeta de acción que desee mover, haga clic en ella y arrástrela a la posición deseada de la lista.
3. Repita el proceso hasta que las fichas de acción aparezcan en el orden deseado.
4. Haga clic en aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Para ordenar alfabéticamente las tarjetas de acción de la biblioteca de tarjetas de acción, en el cuadro de diálogo ordenar lista de la parte inferior, haga clic en el botón ordenar alfabéticamente ().

Imprimir

Hay varias opciones para imprimir las tarjetas de acción disponibles en la biblioteca.

En la ventana biblioteca, pulse el botón funciones () de la tarjeta y haga clic en imprimir.

O bien:

En la barra de funciones de la vista detallada de la tarjeta de acción, pulse funciones y haga clic en imprimir.

Para imprimir varias tarjetas de acción en una sola impresión:

1. En la ventana biblioteca, seleccione las casillas correspondientes a las tarjetas de acción que desee imprimir.
2. En la lista desplegable del campo con seleccionado, pulse imprimir.

Exportar a Word

Para exportar una ficha de acción a un archivo de Microsoft Word, en la ventana biblioteca, pulse el botón funciones () de la ficha correspondiente y haga clic en exportar a Word.

Para exportar varias tarjetas de acción a un archivo de Microsoft Word:

1. En la ventana biblioteca, seleccione las casillas correspondientes a las tarjetas de acción que desee incluir.
2. En la lista desplegable del campo con seleccionado, pulse exportar a Word.

Exportar a XML

Para reutilizar las tarjetas de acción de otras bibliotecas de tarjetas de acción o de otras instalaciones, las tarjetas de acción pueden exportarse desde la biblioteca o instalación de origen a un archivo XML, y luego importarse utilizando este archivo en la biblioteca o instalación de destino.

Para exportar una única tarjeta de acción a un archivo de XML, en la ventana biblioteca, pulse el botón funciones () de la tarjeta de acción correspondiente y haga clic en exportar [XML].

Para exportar varias tarjetas de acción a un archivo XML:

1. En la ventana biblioteca, seleccione las casillas correspondientes a las tarjetas de acción que desee incluir.
2. En la lista desplegable del campo con seleccionado, pulse exportar [XML].

Importar tarjetas de acción desde un archivo XML:

Si quiere reutilizar las tarjetas de acción de otras bibliotecas de tarjetas de acción o de otras instalaciones, puede exportar las tarjetas de acción desde la biblioteca o instalación de origen a un archivo XML, y luego importar el archivo en la biblioteca o instalación de destino.

Para importar tarjetas de acción a un archivo XML:

1. En la barra de funciones de la ventana biblioteca, seleccione funciones y haga clic en importar.
2. En el cuadro de diálogo importar: seleccione las propiedades de flujo del documento (estado, versión, fecha de vencimiento, autor y coautores). Si quiere editar el contenido de la primera versión de las tarjetas de acción importadas (nombre de la tarjeta de acción, descripción, restricciones de acceso y acciones), asegúrese de seleccionar el estado borrador.
3. Haga clic en examinar para seleccionar el archivo XML que quiere importar.
4. Haga clic en aceptar para importar las tarjetas de acción.

Es posible que haya que editar las tarjetas de acción importadas (establecer el tipo de incidente, la fase, la organización y las relaciones entre las acciones y los potenciales del incidente) antes de poder utilizarlas.

Añadir una nueva tarjeta acción

Vaya a en la barra de funciones de la esquina superior derecha, y haga clic en nueva.

Para añadir una tarjeta de acción, tiene que crear su primera versión. Esto se hace en tres pasos separados:

1. Para la primera versión de la tarjeta de acción, defina las propiedades generales de la tarjeta de acción:     
2. • Niveles: elija qué funciones pueden acceder a esta tarjeta de acción (estratégica, táctica u operativa).
   • Nombre: dele un nombre a la tarjeta de acción.
   • Descripción: introduzca una descripción del contenido de la tarjeta de acción.
   • Fase: elija a qué fase debe vincularse esta tarjeta de acción.
   • Organización: elija una o más organizaciones que tendrán acceso a esta tarjeta de acción. Haga clic en la casilla de verificación para que las unidades subordinadas también puedan ver esta tarjeta de acción.
   • Tipos de incidente: por defecto, la tarjeta de acción estará disponible para todos los tipos de incidentes. Si quiere que la tarjeta de acción solo esté disponible para determinados incidentes, elija uno o varios de la lista.
3. Guarde la tarjeta de acción.
4. Añada acciones a la tarjeta de acción.
5. Defina las propiedades del flujo de documentos y establezca un estado del flujo del documento para la primera versión de la tarjeta de acción.

Siga estos pasos:

1. En la barra de funciones de la ventana biblioteca, seleccione funciones y haga clic en nuevo.
2. Se abrirá el cuadro de diálogo para registrar los detalles de la tarjeta de acción, que muestra varias pestañas. En la pestaña tarjeta de acción, rellene los campos para especificar las propiedades generales de la tarjeta de acción y haga clic en guardar para guardar sin cerrar el cuadro de diálogo. Haga clic en siguiente para guardar y abrir la pestaña acciones.

Una vez guardadas las propiedades generales de la tarjeta de acción, esta se guarda en versión borrador. La tarjeta de acción tendrá el estado borrador y no contendrá ninguna acción. Puede seguir añadiendo acciones a la misma, o puede dejar de hacerlo.

La versión borrador se muestra al usuario activo en la ventana biblioteca, y puede editarse para añadir acciones, editar detalles y ajustes y establecer las propiedades del flujo de documentos más adelante.

Para añadir acciones a la primera versión de la tarjeta de acción:

1. En el cuadro de diálogo para registrar los detalles de la tarjeta de acción, seleccione la pestaña acciones.
2. En la pestaña acciones de la barra de funciones, haga clic en el botón nuevo.
3. En el cuadro de diálogo que se abre, rellene los campos de la acción:     
4. • Nombre de la acción: nombre de la acción que aparecerá en la vista de la tarjeta de acción.
   • Descripción: introduzca una descripción adecuada de la acción que haya que llevar a cabo.
   • Responsable: indique quién es el responsable de esta acción que hay que llevar a cabo.
   • Potencial del incidente: elija qué potencial debe activar esta acción. De este modo, estará activa para los usuarios que tengan derecho a verla.
   • Acción recurrente: marque esta casilla para que la acción sea recurrente. Esto significa que puede repetirse varias veces y que no tiene fecha límite.
   • Registro: si marca esta casilla, esta acción se registrará cuando se ejecute.
   • Mensaje: añada un mensaje con los destinatarios de la lista de usuarios y contactos. El mensaje se enviará cuando se cree la acción.
   • Plazo: defina el tiempo que tienen los responsables para llevar a cabo la acción. Establezca las horas y minutos desde que se creó el incidente por primera vez, o en función del momento en el que el incidente pasa a la siguiente fase.

Haga clic en aceptar para guardar la acción y cerrar el cuadro de diálogo. La pestaña acciones muestra las tarjetas de acción que se han añadido. Repita el proceso para añadir una o más acciones hasta que la pestaña tarjetas de acción contenga las acciones deseadas.

1. Haga clic en Siguiente para abrir la pestaña propiedades.
2. En la pestaña propiedades, en estado, seleccione el estado del flujo del documento para la primera versión de la tarjeta de acción, y especifique las propiedades del flujo del documento en los campos versión, fecha de caducidad, autor y coautores.
3. Para editar las propiedades generales o las acciones incluidas en la versión, esta debe estar en estado borrador. Si guarda la versión con otro estado, ya no podrá editarse.

Editar una tarjeta de acción

La edición de una tarjeta de acción puede hacerse de la siguiente manera:

• Puede editar el contenido de una versión que tenga el estado borrador.
• Puede crear una nueva versión basada en la versión que desea editar y que ha salido de la fase borrador. Para estas tarjetas de acción, ya no es posible editar su contenido (por ejemplo, cambiar el nombre, la descripción y las restricciones de acceso de la tarjeta de acción, ni editar, añadir o eliminar acciones).

Editar un borrador

Para editar el borrador de la versión de una tarjeta de acción, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

1. • En la ventana biblioteca, seleccione el botón funciones () para la tarjeta de acción, haga clic en editar y, en el panel seleccionar versión, haga clic en la versión borrador que quiera editar.
   • En la barra función de la vista de detalles de la tarjeta de acción, seleccione funciones y haga clic en editar y, en el panel seleccionar versión, haga clic en la versión borrador que quiera editar.
   • En la ventana historial de versiones, seleccione el borrador en el panel seleccionar versión, pulse funciones en la barra de funciones y haga clic en editar.
2. En el cuadro de diálogo que se abre, puede:
3. • Editar las propiedades generales de la versión en la pestaña tarjeta de acción.
   • Gestionar las acciones en la pestaña acciones.
   • Editar las propiedades del flujo del documento de la versión en la pestaña propiedades.

Crear una nueva versión

1. Haga una de las siguientes opciones:
2. • Para crear una nueva versión basada en la versión actual de la tarjeta de acción:
3. • • En la ventana biblioteca, seleccione el botón funciones () de la tarjeta de acción, haga clic en editar y, en el panel seleccionar versión, haga clic en crear nueva versión.
     • En la barra función de la vista de detalles de la tarjeta de acción, seleccione funciones y haga clic en editar y, en el panel seleccionar versión, haga clic en crear nueva versión.
     • En la ventana historial de versiones, seleccione el borrador, pulse funciones en la barra de funciones y haga clic en editar.
   • Para crear una nueva versión basada en una versión diferente de la versión actual de la tarjeta de acción:
4. • • En la ventana historial de versiones, seleccione la versión de la tarjeta de acción que quiera usar como base de la nueva versión, pulse funciones en la barra de funciones y haga clic en crear nueva versión.
5. En el cuadro de diálogo que se abre, rellene los campos para establecer las propiedades generales de la tarjeta de acción y haga clic en siguiente para guardar y abrir la pestaña acciones.
6. En la pestaña acciones, edite las acciones o añada acciones y haga clic en siguiente para guardar las acciones y abrir la pestaña propiedades.
7. En la pestaña propiedades, en estado, seleccione el estado de flujo del documento, especifique las propiedades de gestión del documento para la nueva versión de la tarjeta de acción.
8. Haga clic en guardar para guardar y cerrar el cuadro de diálogo.

Definir las propiedades generales de una tarjeta de acción

Las propiedades generales de una tarjeta de acción (nombre, descripción y restricciones de acceso aplicables) se especifican en la pestaña tarjeta de acción del formulario de tarjeta de acción.

Contiene los siguientes campos:

Una vez guardadas las propiedades generales de una versión de tarjeta de acción, puede gestionar (añadir, editar, ordenar o eliminar) las acciones incluidas en dicha versión. Puede gestionar las acciones en la pestaña acciones del cuadro de diálogo de la tarjeta de acción.

Añadir una acción a la tarjeta de acción

1. En , en el cuadro de diálogo de edición de la ficha de acción, pulse el botón nuevo.
2. En el cuadro de diálogo que se abre, rellene los campos.
3. Haga clic en aceptar para guardar la acción y cerrar el cuadro de diálogo. Haga clic en aplicar para guardar la acción sin cerrar el cuadro de diálogo.

El cuadro de diálogo para añadir una acción contiene los siguientes campos: