Tiltakskortfunksjoner

Tiltakskortfunksjoner

Pek på denne knappen for å vise en meny som kan inneholde følgende funksjoner:

Vis/skjul detaljer

Bytt mellom følgende egenskaper for hvert tiltakskort:

Funksjoner for tiltakskort

Noen funksjoner i biblioteket for tiltakskort kan enten utføres på ett eller flere tiltakskort samtidig. Funksjonene som gjelder for et enkelt tiltakskort er tilgjengelige når du peker på funksjonsknappen () for det aktuelle tiltakskortet. Funksjonene som kan utføres på flere tiltakskort samtidig, er tilgjengelige i nedtrekkslisten i feltet Med valgte. Dette feltet er tilgjengelig under tiltakskortene i bibliotekvinduet, når det er valgt mer enn ett tiltakskort:

Detaljvisningen

Detaljvisningen viser detaljene for den aktuelle tiltakskortversjonen.

Hvis du vil åpne detaljvisningen for et tiltakskort,, peker du på funksjonsknappen () i bibliotekvinduet for det respektive tiltakskortet, og klikker på Åpne.

Detaljvisningen inneholder følgende elementer:

• Tittel- og funksjonslinje
• Egenskaper-panel (til venstre)
• Innholdspanel (beskrivelse av tiltakskort og tiltak)

Tittel- og funksjonslinjen i detaljvisningen inneholder følgende elementer:

 Funksjoner

Pek på denne knappen for å vise en meny med følgende kommandoer:

Søk etter tiltakskort

I bibliotekvindet kan du søke etter tiltakskort. Hvis du skriver et bestemt søkeord i søkefeltet, kan du søke etter tiltakskort hvis navn eller beskrivelse inneholder dette søkeordet, og tiltakskort som inneholder tiltak hvis navn eller beskrivelse inneholder dette søkeordet.

Hvis du vil gjøre et søk, skriver du et søkeord i søkefeltet i bibliotekvinduet på søke-/filterlinjen, og klikker på Søk.

Etter søket vises bare tiltakskort som oppfyller søkekriteriene i bibliotekvinduet. For å tilbakestille bibliotekvinduet til å vise alle tilgjengelige tiltakskort i bibliotekvinduet i søke/filter-linjen, klikker du på Tilbakestill.

Slik endrer du rekkefølgen som tiltakskortene vises i bibliotekvinduet:

1. På funksjonslinjen i bibliotekvinduet peker du på Funksjoner og klikker på Sorter.
2. I dialogboksen Sorter liste peker du på ikonet Flytt () for tiltakskortet du vil flytte, klikker og drar det til ønsket posisjon i listen.
3. Gjenta til tiltakskortene vises i ønsket rekkefølge.
4. Klikk på OK for å lagre endringene og lukke dialogboksen.

Hvis du vil bestille tiltakskortene i tiltakskortbiblioteket alfabetisk, klikker du på knappen Sorter alfabetisk i dialogboksen Sorter liste () nederst.

Skriv ut

Det finnes flere muligheter for å skrive ut tiltakskortene som er tilgjengelige i biblioteket.

I bibliotekvinduet peker du på funksjonsknappen () for kortet, og klikker deretter på Skriv ut.

Eller:

På funksjonslinjen i detaljvisningen på tiltakskortet peker du på Funksjoner og klikker på Skriv ut.

Skriv ut flere tiltakskort i samme utskrift:

1. I bibliotekvinduet velger du avmerkingsboksene for tiltakskortene du vil skrive ut.
2. Velg Skriv ut fra nedtrekkslisten i feltet Med valgte.

Eksporter til Word

Hvis du vil eksportere et tiltakskort til en Microsoft Word-fil, peker du på Funksjonsknappen () for det aktuelle kortet i bibliotekvinduet, og klikker på Eksporter til Word.

Eksporter flere ttiltakskort til en Microsoft Word-fil:

+

1. I bibliotekvinduet velger du avmerkingsboksene for tiltakskortene som skal inkluderes.
2. Fra nedtrekkslisten i feltet Med valgte velger du eksporter til Word.

Eksporter til XML

Hvis du vil bruke tiltakskort på nytt i andre tiltakskortbiblioteker eller i andre installasjoner, kan tiltakskortene eksporteres fra kildebiblioteket/installasjonen til en XML-fil, og deretter importeres med denne filen i målbiblioteket/installasjonen.

Hvis du vil eksportere et enkelt tiltakskort til en XML-fil, peker du på Funksjonsknappen () for det aktuelle tiltakskortet i bibliotekvinduet, og klikker på Eksporter (XML).

Eksporter flere tiltakskort til en XML-fil:

1. I bibliotekvinduet velger du avmerkingsboksene for tiltakskortene som skal inkluderes.
2. Fra nedtrekkslisten i feltet Med valgte, velger du Eksporter (XML).

Importer tiltakskort fra en XML-fil:

Hvis du vil bruke tiltakskort på nytt i andre tiltakskortbiblioteker eller i andre installasjoner, kan du eksportere tiltakskortene fra kildebiblioteket/installasjonen til en XML-fil, og deretter importere filen i målbiblioteket/installasjonen.

Importer tiltakskort fra en XML-fil:

1. I funksjonslinjen i bibliotekvinduet peker du på Funksjoner og klikker på Importer.
2. I Importer-dialogboksen: Velg egenskaper for dokumentflyt (Status, Versjon, Utløpsdato, Forfatter og Medforfatter). Hvis du vil redigere innholdet i den første versjonen av de importerte tiltakskortene (tiltakskortnavn, beskrivelse, tilgangsbegrensninger og tiltak), må du velge statusen Utkast.
3. Klikk Bla gjennom for å velge XML-filen du vil importere
4. Klikk på OK for å importere tiltakskortene.

De importerte tiltakskortene må kanskje redigeres (angi hendelsestype, fase, organisasjon og relasjonene mellom tiltak og hendelsespotensial) før bruk.

Legg til nytt tiltakskort

Gå til i funksjonslinjen øverst til høyre, og klikk på Ny.

Hvis du vil legge til et tiltakskort, må du opprette den første versjonen. Dette gjør du i tre separate trinn:

1. For den første versjonen av tiltakskortet definerer du de generelle egenskapene til tiltakskortet:
2.      

• Nivåer: Velg hvilke roller som har tilgang til dette tiltakskortet (strategisk, taktisk og/eller operativt).
• Navn: Gi tiltakskortet et navn.
• Beskrivelse: Gi en beskrivelse av innholdet i tiltakskortet.
• Fase: Velg hvilken fase dette tiltakskortet skal tilknyttes.
• Organisasjon: Velg en eller flere organisasjoner som skal ha tilgang til dette tiltakskortet. Klikk i avmerkingsboksen for å la underordnede enheter se dette tiltakskortet.
• Hendelsestyper: Som standard vil tiltakskortet være tilgjengelig for alle hendelsestyper. Hvis du vil at tiltakskortet bare skal være tilgjengelig for visse hendelser, velger du ett eller flere fra listen.

1. Lagre tiltakskortet.
2. Legg til tiltak i tiltakskortet.
3. Definer egenskapene for dokumentflyt og angi en dokumentflyt-status for den første versjonen av tiltakskortet.

Følg disse trinnene:

1. På funksjonslinjen i bibliotekvinduet peker du på Funksjoner og klikker på Ny.
2. Dialogboksen for registrering av tiltakskortdetaljer åpnes og viser flere faner. I tiltakskortfanen fyller du ut feltene for å spesifisere de generelle egenskapene til tiltakskortet, og klikker på Lagre for å lagre uten å lukke dialogboksen. Klikk på Neste for å lagre og åpne fanen Tiltak.

Når de generelle egenskapene til tiltakskortet er lagret, lagres tiltakskortet som et utkast. Tiltakskortet får statusen Utkast og vil ikke inneholde noen tiltak. Du kan fortsette å legge til tiltak i det, eller du kan avslutte.

Utkastversjonen vises for den aktive brukeren i bibliotekvinduet og kan senere redigeres for å legge til tiltak, redigere detaljer og innstillinger og angi egenskaper for dokumentflyt.

Slik legger du til tiltak i første versjon av tiltakskortet:

1. I dialogboksen for registrering av tiltakskortdetaljer velger du fanen Tiltak.
2. Klikk på Ny () i fanen Tiltak på funksjonslinjen.
3. Fyll ut feltene for tiltaket i dialogboksen som åpnes:
4.    

• Navn på tiltak: Navnet på tiltaket som vil bli oppført i tiltakskortvisningen.
• Beskrivelse: Gi en grundig beskrivelse av tiltaket.
• Ansvarlig: Skriv hvem som er ansvarlig for dette tiltaket.
• Hendelsespotensial: Velg hvilket potensial dette tiltaket skal utløses av. Deretter vil det være aktivt for brukere med tilgangsrettigheter til det.
• Gjentakende tiltak: Merk av i denne boksen for å gjenta tiltaket. Dette betyr at det kan gjøres flere ganger uten tidsfrist.
• Loggføring: Hvis du merker av i denne boksen, vil dette tiltaket bli logget når det iverksettes.
• Melding: Legg til en melding med mottakere fra bruker- og kontaktlisten. Meldingen sendes når tiltaket opprettes.
• Tidsfrist: Definer hvor lang tid den ansvarlige har til å iverksette tiltaket. Angi timer og minutter fra hendelsen ble opprettet første gang, eller i samsvar med når hendelsen går inn i neste fase.

Klikk på OK for å lagre tiltaket og lukke dialogboksen. Fanen Tiltak viser tiltakskortene som er lagt til. Gjenta for å legge til ett eller flere tiltak, til tiltakskortfanen inneholder de ønskede tiltakene.

1. Klikk på Neste for å åpne fanen Egenskaper.
2. I fanen Egenskaper, i Status, velger du Dokumentflytstatus for den første versjonen av tiltakskortet, og spesifiserer egenskaper for dokumentflyt i feltene Versjon, Utløpsdato, Forfatter og Medforfatter.
3. For å redigere de generelle egenskapene eller tiltakene inkludert i versjonen, må versjonen ha status Utkast. Hvis du lagrer versjonen med en annen status, kan den ikke lenger redigeres.

Rediger et tiltakskort

Redigeringen av et tiltakskort kan gjøres på følgende måte:

• Du kan redigere innholdet i en versjon med statusen Utkast.
• Du kan opprette en ny versjon basert på versjonen du vil redigere som har forlatt Utkast-trinnet. For slike tiltakskort er det ikke lenger mulig å redigere innholdet (for eksempel endre navn, beskrivelse og tilgangsbegrensninger for tiltakskortet, eller redigere, legge til eller slette tiltak).

Rediger et utkast

Gjør ett av følgende for å redigere utkastet til en tiltakskortversjon:

• I bibliotekvinduet, peker du på funksjonsknappen () for tiltakskortet, klikker på Rediger, og i panelet Velg versjon klikker du på utkastversjonen du vil redigere.
• På funksjonslinjen i detaljvisningen til tiltakskortet, peker du på Funksjoner og klikker på Rediger, og i panelet Velg versjon klikker du på utkastversjonen du vil redigere
• I vinduet Versjonshistorikk velger du utkastet i panelet Velg versjon, deretter peker du på Funksjoner på funksjonslinjen og klikker på Rediger.

1. I dialogboksen som åpnes, kan du:

• Rediger de generelle egenskapene til versjonen i fanen Tiltakskort.
• Administrer tiltakene i fanen Tiltak.
• Rediger egenskapene for dokumentflyt for versjonen i fanen Egenskaper.

Opprett en ny versjon

1. Gjør ett av følgende:

• Slik oppretter du en ny versjon basert på aktuell tiltakskortversjon:
  • I bibliotekvinduet peker du på funksjonsknappen () på tiltakskortet, klikker på Rediger, og i panelet Velg versjon klikker du på Opprett ny versjon.
  • På funksjonslinjen i detaljvisningen til tiltakskortet peker du på Funksjoner og klikker på Rediger,  og i panelet Velg versjon klikker du på Opprett ny versjon.
  • I vinduet Versjonshistorikk velger du utkastet, peker på Funksjoner på funksjonslinjen og klikker på Rediger.
• Slik oppretter du en ny versjon basert på en versjon som er forskjellig fra aktuell tiltakskortversjon:
  • I vinduet Versjonshistorikk velger du tiltakskortversjonen du vil bruke som grunnlag for den nye versjonen, peker på Funksjoner på funksjonslinjen og klikker på Opprett ny versjon.

1. Fyll ut feltene for innstilling av de generelle egenskapene til tiltakskortet i dialogboksen som åpnes, og klikk på Neste for å lagre og åpne fanen Tiltak.
2. I fanen Tiltak redigerer du tiltakene og/eller legger til tiltak, og klikker på Neste for å lagre tiltak(ene) og åpne fanen Egenskaper.
3. I fanen Egenskaper, i Status, velger du statusen for dokumentflyt og angir egenskapene for dokumentstyring for den nye tiltakskortversjonen.
4. Klikk på Lagre for å lagre og lukke dialogboksen.

Angi de generelle egenskapene til et tiltakskort

De generelle egenskapene til et tiltakskort (navn, beskrivelse og eventuelle tilgangsbegrensninger) er spesifisert i fanen Tiltakskort i tiltakskortskjemaet.

Det inneholder følgende felter:

Etter at du har lagret de generelle egenskapene til en tiltakskortversjon, kan du administrere (legge til, redigere, sortere eller slette) tiltakene som er inkludert i denne versjonen. Du kan administrere tiltakene i fanen Tiltak i dialogboksen for tiltakskortet.

Legg til et tiltak i et tiltakskort

1. I dialogboksen for redigering av tiltakskortet klikker du på Ny ().
2. Fyll ut feltene i dialogboksen som åpnes.
3. Klikk på OK for å lagre tiltaket og lukke dialogboksen. Klikk Bruk for å lagre tiltaket uten å lukke dialogboksen.

Dialogboksen for å legge til et tiltak inneholder følgende felter: