FACT24 CIM starter – viktige trinn

FACT24 CIM lar deg håndtere krisesituasjoner proaktivt på tvers av alle organisasjonsnivåene, inkludert håndtering av interessenter.

Løsningen er utviklet for å starte i de tidlige fasene av potensielle hendelser, og støtter en strukturert tilnærming, inkludert enkel oppgavebehandling. Evaluering av tidligere hendelser og forberedelse for fremtiden er viktig, og det er dette som gjør forskjellen i en kritisk situasjon.

Den første dataeksporten for datasynkronisering med FACT24 CIM

Før du kan jobbe i FACT24 CIM, må du først gjennomføre en data-eksport for hele virksomheten i FACT24 ENS-kontoen din. Denne dataeksporten synkroniserer også personopplysninger fra FACT24 ENS via FACT24 CIM.

Hvis personopplysningene er ugyldige, vises ordet  «ugyldig» på FACT24-startsiden under personoversikten. Klikk på «ugyldig» for å se årsakene til de ugyldige personopplysningene. I tillegg kan eksisterendeugyldige personopplysninger  identifiseres ved hjelp av sannsynlighetsrapporten (Drift -> Rapporter og statistikk).

Her kan du finne ut hvordan personopplysningene forblir oppdatert.

Arbeidsområde for hendelser

I kritiske situasjoner er struktur viktig. Med FACT24 CIM blir all informasjon samlet i ett arbeidsområde. Du kan enkelt få tilgang til FACT24-applikasjonen for nødvarslingstjenester, krise- og hendelseshåndtering samt samarbeidsdashbordene, der alle data blir automatisk synkronisert. Alt du trenger finnes i arbeidsområdet for hendelser, og er tilgjengelig for alle interessenter. Dette er ditt digitale kriserom tilgjengelig fra hvor og når som helst.

Fig. Arbeidsområde for hendelser

Avhengig av rollen din, kan du få tilgang til hendelsesdetaljene, fasen og hendelsespotensialet, lese og legge til i hendelsesloggen, tilordne oppgaver og skrive rapporter. Denne oversikten lar deg også aktivere FACT24-alarmer, få tilgang til filarkivet og opprette rapporter.

Her finner du også kjernekomponentene til FACT24 CIM starter:

• Forberedelsesfasen
• Mobilisering
• Håndtering
• Evaluering

  

Fig.: Kjernekomponentene til FACT24 CIM starter

KRISEFORBEREDELSER

Med FACT24 CIM-funksjonaliteten kan du lagre BCM-planer, alarmscenarioer og maler som kreves før en nødsituasjon.

1. Roller og tilgangsrettigheter

Les mer om disse her.

1. Øvelsesmodus

Når du logger på FACT24 CIM starter, har du muligheten til å velge Øvelsesmodus.

Med denne funksjonen kan du øve på en eventuell nødsituasjon. Alt nøkkelpersonell kan gjøre seg kjent med verktøyet, i tillegg til en mulig prosedyre. Øvelsesmodusen har også den fordelen at denne typen testområde er atskilt fra normal modus.

1. Forhåndsdefinerte tiltakskort

De forhåndsdefinerte tiltakskortene fungerer som forhåndsdefinerte sjekklister. De opprettes og implementeres som en forberedelse til en krisesituasjon basert på BCM-planene dine.

Fig: FACT24 CIM-tiltakskort

Tiltakskort gir klare retningslinjer og tiltak som skal iverksettes i stressende situasjoner under en krise, og kan til og med legges til eller tilordnes til eksperter utenfor teamet eller organisasjonen. Når en hendelse opprettes, henter FACT24 CIM automatisk ut forhåndsdefinerte tiltakskort som er spesifikke for roller, hendelsestype og alvorlighetsgrad.

Tiltakskortene er tilgjengelige i Arbeidsområde for hendelser ved å klikke på Tiltakskort. Hvis du vil opprette et nytt tiltakskort, går du til Forhåndsdefinerte tiltakskort via menyen til venstre og oppretter et nytt tiltakskort.

1. Filarkiv

ALLE planer er samlet på ETT sted og er også tilgjengelige i  de tilfeller der ditt eget IT-miljø ikke er det.

Fig.: Filarkiv

KRISEMOBILISERING

Kombinasjonen av omfattende varslings- og krisehåndteringsfunksjoner gjør det enkelt å varsle personer og kontakter.

1. Registrer en ny hendelse eller bytt hendelser

   

Fig.: Bytt hendelser

Den hendelsesbaserte tilnærmingen lar deg fokusere på informasjonen som er relevant, men likevel ha en klar fordeling av informasjon ved å bruke ett spesifikt arbeidsområde for hver hendelse. Du kan enkelt bytte mellom hendelser og jobbe med ulike team på ulike steder og med ulike emner. Med FACT24 kan du drifte flere hendelser og utførelsen av dem samtidig, også over en lengre periode.

1. Aktiver en alarm

Alarmer som umiddelbart kan aktiveres, kan klargjøres med tilstrekkelig tid på forhånd med de omfattende funksjonene til FACT24 ENS. Disse forhåndsdefinerte alarmscenarioene er klare for anrop med ett klikk. I en nød- eller krisesituasjonkan et stort antall personer raskt varsles.

Fig.: FACT24 utløser en alarm

KRISEHÅNDTERING  

Planene dine implementeres og danner grunnlaget for et vellykket virtuelt samarbeid, som loggføres fortløpende.

1. Hendelseslogg

Registrering av en hendelse starterautomatisk fortløpende loggføring. All informasjon, alle avgjørelser og alle tiltak legges inn automatisk. Dokumentasjonen kan eksporteres som en skrivebeskyttet PDF-fil.

I tillegg kan en loggoppføring også angis manuelt, for eksempel hvis det er foretatt en uplanlagt telefonsamtale og viktige beslutninger er tatt.

Fig.: Skriv inn en loggoppføring

1. Oppgavebehandling

Oppgaver tilbyr individuelle svaralternativer, kan suppleres av filvedlegg og vises tydelig på en Kanban-tavle. Brukere med tilsvarende autorisasjon kan opprette oppgaver som kan tilordnes andre brukere og eksperter utenfor systemet.

Fig.: Oppgavebehandling

KRISEEVALUERING

Konsolider enkelt situasjonsorienteringer og ledelsesrapporter med forhåndsdefinerte maler i FACT24 CIM. De integrerte løsningene loggfører alle møter, tiltak eller oppgaver automatisk og nøyaktig. Hvert trinn er sporbart, skrivebeskyttet og kan eksporteres når som helst.

1. Skrivebeskyttet hendelseslogg

Den detaljerte loggen over hver hendelse kan lastes ned som en skrivebeskyttet PDF-fil og gir en oversikt over alle tiltak og beslutninger.