Case Manager

Case Manager

Case Manager relie les utilisateurs et les participants dans des salles de discussion spéciales où les informations peuvent être échangées entre les utilisateurs internes et les contacts, et offre la possibilité d'interagir avec les utilisateurs externes. Case Manager peut être utilisé comme une plate-forme de communication à la fois pour l'incident actif et pour l'échange d'informations à un niveau plus général entre des utilisateurs ayant des intérêts, des responsabilités et des tâches communs.

Le Case Manager se trouve dans la barre système et peut être appelé en cliquant sur le bouton.

Elle est également disponible dans le menu Boards.

Le module se compose de trois espaces de travail d'administration :

• Sur le côté gauche : Ajouter un nouveau cas, définir des catégories et une vue en liste de tous les cas actifs.
• Au milieu de la fenêtre : La fenêtre de la salle de discussion, dans laquelle vous pouvez voir tous les messages dans le cas sélectionné. Envoyez des messages et des pièces jointes, et filtrez l'affichage par catégorie de protocole.
• Sur le côté droit : affichage et ajout de participants au cas. On y trouve également une vue en liste des pièces jointes (fichiers et images).

Cliquez dans la colonne de gauche sur le bord supérieur de l'espace de travail d'Admin. Une fenêtre contextuelle apparaît sur la droite. Effectuez ces actions :

1. Saisissez le nom de ce cas dans le premier champ de texte libre.
2. Cochez la case Lier le cas à l'incident si ce cas ne doit être disponible que pour l'incident actif et ceux qui y ont accès. Si vous ne cochez pas cette case, le cas ne sera pas lié à l'incident, mais sera disponible pour tous les participants.
3. Cochez la case Enregistrer automatiquement les cas pour envoyer tous les messages envoyés dans ce chat vers le journal en cours.
4. Les niveaux : Cochez les cases correspondant aux niveaux (stratégique, tactique, opérationnel) qui doivent avoir accès à ce cas. Vous pouvez en sélectionner un ou plusieurs.
5. Cliquez sur Ajouter des participants pour ajouter des utilisateurs de votre liste de contacts. Vous ne pouvez sélectionner que des utilisateurs de votre organisation/domaine. Sélectionnez les personnes souhaitées, puis cliquez sur OK.
6. Cliquez sur OK pour créer le nouveau cas sur la base de vos paramètres.

Inviter des participants externes

Lorsque vous créez un cas, vous ne pouvez ajouter que des utilisateurs internes. Une fois le cas créé, vous pouvez inviter d'autres utilisateurs internes ou des participants externes sur le côté droit.

1. Cliquez sur à côté de l'en-tête Participants, en haut de la liste des participants existants.
2. Remplissez les champs de texte libre Prénom, Nom et E-mail. Ce participant recevra alors un e-mail avec un lien vers ce cas et pourra envoyer et recevoir des messages et des pièces jointes.
3. Cliquez sur OK pour terminer l'ajout.

La vue de la liste des cas

Le côté gauche du Case Manager se compose d'une vue en liste de tous les cas actifs. La vue est divisée en deux parties :

• Incident sélectionné : Affiche tous les cas liés à l'incident actif. Le nombre de cas actifs est affiché après l'en-tête.
• Non lié à l'incident : Affiche tous les cas qui ont été créés en dehors d'un incident.

La vue détaillée de la Case

Cliquez sur l'en-tête du cas dans la vue en liste sur le côté gauche du Case Manager pour afficher les détails du cas sélectionné. Il s'agit des détails disponibles :

• Créé par : Le rôle et le nom du créateur du cas.
• Créée à cette date : Date et heure auxquelles le cas a été enregistré pour la première fois.
• Incident : L'ID et le nom de l'incident auquel ce cas est associé.
• Niveaux : Indique quels niveaux peuvent accéder à ce cas (stratégique, tactique, opérationnel).

Préférences pour le cas

Pour chaque case de la vue en liste, vous pouvez accéder aux paramètres de la case souhaitée en cliquant à droite de l'en-tête du nom de la case. Ici, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Modifier : Modifier toutes les options de ce cas, à l'exception de la connexion au cas, qui ne peut pas être modifiée.
• Supprimer la case : Supprimer le cas. Il ne peut pas être réanimé.
• Fermer : Fermez le cas. Il peut être rouvert si nécessaire en cliquant sur l'en-tête et en sélectionnant Afficher les cas clôturés. Cherchez le cas souhaité dans la vue en liste des cas supprimés et cliquez sur puis sur Ouvrir. Le cas apparaît alors à nouveau dans la vue en liste des cas ouverts.
• Exporter : Exportez les messages sous forme de fichier PDF. Il sera téléchargé sur votre ordinateur sous forme de fichier .zip. Cochez la case des pièces jointes pour les exporter dans un dossier qui se trouve dans le même fichier zip.

La fenêtre de messages

Dans la fenêtre principale au centre de l'espace de travail Case Manager-Admin, vous trouverez les messages de tous les participants avec le nom, la date/l'heure et la catégorie de protocole pour chaque entrée. Vous pouvez filtrer les messages en fonction des catégories de protocole définies par l'administrateur et vous pouvez joindre des fichiers et des images.

Barre de fonction

Dans la barre supérieure de la fenêtre, le nom du cas s'affiche en haut à gauche et, si la journalisation est activée, vous voyez ce ( à côté.

Dans le coin supérieur droit, vous pouvez accéder à ces deux fonctions :

•   Recherche : Une recherche simple. Tous les résultats s'affichent dans la fenêtre de message. Cliquez sur pour fermer la recherche.
•   Téléchargement : Exportez les messages et les pièces jointes dans un fichier zip. Les messages sont exportés dans un fichier PDF et les pièces jointes dans un dossier.

Boîtier de filtre

Tous les participants peuvent filtrer l'affichage des messages envoyés. Ces filtres se trouvent directement sous la barre d'outils, sous la balise FilterCase. Cliquez sur le filtre souhaité - vous pouvez en sélectionner un ou plusieurs. Lorsque le filtre est actif, la couleur de fond passe au noir. Dans la vue des messages, seuls les messages classés sous le(s) filtre(s) sélectionné(s) sont affichés. Les filtres sont sélectionnés par le participant lorsqu'il envoie le message au groupe.

Les filtres sont définis par l'administrateur, mais par défaut, CIM Essential est livré avec ces filtres : Décision, Actions prises et Informations importantes.

Envoyer un message

Dans la partie inférieure de la fenêtre centrale, vous pouvez écrire des messages et les envoyer à tous les participants.

1. Écrivez le texte dans le champ de texte libre.
2. Le cas échéant, sélectionnez une catégorie de protocole dans la liste déroulante Sélectionner. Les participants peuvent alors choisir de filtrer les messages en fonction de cette sélection. Les catégories de protocoles sont définies par l'administrateur du CIM Essential.
3. Cliquez sur pour ajouter une pièce jointe (fichier ou image). Sélectionnez un fichier de l'ordinateur ou de l'archive de fichiers dans CIM Essential.
4. Cliquez sur ou appuyez sur ENTRÉE pour envoyer le message.

Participants et annexes

Sur le tableau de bord à droite du Case Manager, vous trouverez dans la vue en liste une liste des participants existants pour le cas actif. Le nombre de participants est affiché à côté de l'en-tête. Cliquez sur pour ajouter/inviter des utilisateurs/contacts du CIM ou pour ajouter des participants externes.

Sous l'en-tête se trouve une liste des participants à ce Case. Si elle est marquée en vert, cela signifie que cet utilisateur est connecté au système et actif dans ce Case/UnCase. Si elle est grise, cela signifie que l'utilisateur est déconnecté.

Dans la liste des pièces jointes, vous trouverez une vue en liste des images et des fichiers téléchargés et associés à ce cas. Cliquez sur l'image pour la voir dans sa version complète et cliquez sur le nom du fichier pour le télécharger.