Gestor de casos
Acerca de
El gestor de casos conecta a usuarios y participantes en salas de chat específicas, en las que se puede compartir información entre usuarios internos y contactos e interactuar con usuarios externos. El gestor de casos puede utilizarse como plataforma de comunicación para incidentes activos y para el intercambio de información a un nivel más genérico entre usuarios con intereses, responsabilidades y tareas comunes.
El gestor de casos se encuentra en la barra del sistema, y puede acceder a él haciendo clic sobre el mismo.
También se puede encontrar en el elemento del menú tableros.
El módulo está compuesto por tres espacios de trabajo:
- A la izquierda: añada un nuevo caso, defina las categorías y disponga de una vista de lista de todos los casos activos.
- En la parte central: la ventana de la sala de chat donde puede ver todos los mensajes del caso seleccionado. Envíe mensajes y archivos adjuntos, y filtre la visualización en función de las categorías del registro.
- A la derecha: visualice y añada participantes al caso. Aquí también encontrará una vista de lista de los archivos adjuntos (documentos e imágenes).
Añadir un nuevo caso
En la columna de la izquierda, haga clic en la parte superior del espacio de trabajo. Aparecerá una ventana de presentación a la derecha. Haga lo siguiente:
- Escriba el nombre del caso en el primer campo de texto libre.
- Marque la casilla vincular caso a incidente si este caso solo debe estar disponible para el incidente activo y para aquellos con acceso al mismo. Si no marca esta casilla, el caso no estará vinculado al incidente, pero estará disponible para todos los participantes.
- Marque la casilla registrar caso automáticamente para enviar todos los mensajes enviados en este chat al registro continuo.
- Niveles: marque las casillas de los niveles (estratégico, táctico, operativo) que tendrán acceso a este caso. Puede elegir uno o varios.
- Haga clic en Añadir participantes para añadir usuarios de su lista de contactos. Solo puede elegir usuarios de su organización o ámbito. Seleccione los que desee y haga clic en aceptar.
- Haga clic en aceptar para crear el nuevo caso basado en su configuración.
Invitar a participantes externos
Al crear un caso, solo se pueden añadir usuarios internos. Una vez creado el caso, puede ir al panel de la derecha para invitar a más usuarios internos o participantes externos.
- Haga clic en junto al encabezado de participantes, en la parte superior de la lista de participantes existentes.
- Rellene los campos de texto libre nombre, apellidos e correo electrónico. Dicho participante recibirá un correo electrónico con un enlace a este caso y podrá enviar y recibir mensajes y archivos adjuntos.
- Haga clic en aceptar para terminar de añadirlo.
La vista de lista del caso
El panel izquierdo del gestor de casos consta de una vista de lista de todos los casos activos. La vista está dividida en dos partes:
- Incidente seleccionado: muestra todos los casos relacionados con el incidente activo. El número de casos activos se muestra tras el encabezado.
- No relacionado con el incidente: muestra todos los casos creados fuera de cualquier incidente.
La vista de detalles del caso
Haga clic en o en el encabezado del caso en la vista de lista del panel izquierdo del gestor de casos para ver los detalles del caso seleccionado. Estos son los detalles disponibles:
- Creado por: función y nombre del creador del caso.
- Creación: fecha y hora en que se registró el caso por primera vez.
- Incidente: identificador y nombre del incidente con el que está relacionado este caso.
- Niveles: muestra los niveles que pueden acceder a este caso (estratégico, táctico y operativo).
Preferencias del caso
Para cada caso de la vista de lista, puede acceder a las preferencias del caso deseado haciendo clic en , a la derecha del encabezado del nombre del caso. Desde aquí puede hacer lo siguiente:
- Editar: modifique todas las opciones de este caso, excepto la conexión con el incidente del caso, que no se puede cambiar.
- Eliminar: elimine el caso. Ya no podrá reactivarse.
- Cerrar: cierre el caso. Puede abrirse de nuevo si es necesario haciendo clic en el encabezado y seleccionando ver casos cerrados. Busque el caso deseado en la vista de lista de casos eliminados y haga clic en y, a continuación, en abrir. El caso volverá a la vista de lista de casos abiertos.
- Exportar: exporte los mensajes a un archivo en formato PDF. Se descargará en su ordenador como archivo ZIP. Marque la casilla de los archivos adjuntos para exportarlos a una carpeta que encontrará en el mismo archivo ZIP.
La ventana de mensajes
En la ventana principal, situada en la parte central del espacio de trabajo del gestor de casos, encontrará los mensajes de todos los participantes con el nombre, la fecha y la hora y la categoría de registro de cada entrada. Puede filtrar los mensajes según las categorías de registro establecidas por el administrador, y puede adjuntar archivos e imágenes.
Barra de funciones
La barra superior de la ventana muestra el nombre del caso en la parte superior izquierda, y si el caso tiene activado el registro verá esto () al lado.
En la esquina superior derecha, puede acceder a estas dos funciones:
- Buscar: búsqueda simple. Todas las coincidencias se mostrarán en la ventana de mensajes. Haga clic en para cerrar la búsqueda.
- Descargar: exporte los mensajes y los archivos adjuntos a un archivo ZIP. Los mensajes se exportarán a un archivo PDF, y los archivos adjuntos, a una carpeta.
Filtrar caso
Todos los participantes pueden filtrar la visualización de los mensajes enviados. Estos filtros se encuentran justo debajo de la barra de funciones, bajo la pestaña filtrar caso. Haga clic en el filtro que desee; puede elegir uno o varios. Cuando esté activo, el color de fondo cambiará a negro. La ventana de visualización de mensajes solo mostrará los mensajes archivados según los filtros elegidos. Los filtros los selecciona el participante al enviar el mensaje al grupo.
Los filtros los define el administrador, pero CIM Essential viene con estos filtros de forma predeterminada: Decisión, medida adoptada e información importante.
Enviar mensaje
En la parte inferior del panel central, puede escribir mensajes y enviarlos a todos los participantes.
- Escriba el texto en el campo de texto libre.
- Elija, si lo desea, una categoría de registro de la lista desplegable elegir. A continuación, los participantes pueden optar por filtrar los mensajes en función de esta elección. Las categorías de registro las define el administrador de CIM Essential.
- Haga clic en para añadir un archivo adjunto (documento o imagen). Elija un archivo del ordenador o del almacenamiento de archivos de CIM Essential.
- Haga clic en o pulse INTRO para enviar el mensaje.
Participantes y archivos adjuntos
En el panel de la derecha del gestor de casos, encontrará una lista de los participantes existentes para el caso activo en la vista de lista. Junto al encabezado se muestra el número de participantes. Haga clic para añadir o invitar a usuarios o contactos de CIM o para añadir a participantes externos.
En la parte inferior del encabezado encontrará una lista de los participantes de este caso. Cuando está marcado en verde significa que este usuario está conectado al sistema y activo en este caso o incidente. Si aparece de color gris, significa que el usuario está desconectado.
En la lista archivos adjuntos encontrará una vista de lista de las imágenes y archivos cargados relacionados con este caso. Haga clic en la imagen para verla al completo y en el nombre del archivo para descargarlo.
