Saksbehandler

Saksbehandler

Om

Saksbehandleren kobler sammen brukere og deltakere i dedikerte chatterom, der informasjon kan deles mellom både interne brukere og kontakter og muligheten til å samhandle med eksterne brukere. Saksbehandleren kan brukes som kommunikasjonsplattform både for den aktive hendelsen og informasjonsutveksling på et mer generisk nivå mellom brukere med felles interesser, ansvar og oppgaver.

Saksbehandleren er plassert i systemlinjen, og du får tilgang til den ved å klikke på .

Den finner du også under menypunktet Tavler.

Modulen er bygget opp over tre arbeidsområder:

• Til venstre: Legg til ny sak, definer kategorier og en listevisning av alle aktive saker.
• I midten: Chatteromvinduet der du kan se alle meldinger for den valgte saken. Send meldinger og vedlegg, og filtrer visningen basert på loggkategorier.
• Til høyre: Vis og legg til deltakere i saken. En liste over vedleggene (filer og bilder) finner du også her.

Legg til ny sak

Klikk  øverst i arbeidsområdet i venstre kolonne. Et lysbilde i vinduet vises til høyre. Utfør følgende handlinger:

1. Skriv inn navnet på denne saken i det første fritekstfeltet.
2. Merk av i boksen Koble sak til hendelse hvis denne saken bare skal være tilgjengelig for den aktive hendelsen og de med tilgang til den. Hvis du ikke merker av denne boksen, vil ikke saken være tilknyttet hendelsen, men vil være tilgjengelig for alle deltakere.
3. Merk av i boksen Logg saken automatisk for å sende alle meldingene i denne chatten til hendelsesloggen.
4. Nivåer: Merk av i boksene for nivåene (strategisk, taktisk, operativt) som skal ha tilgang til denne saken. Du kan velge ett eller flere alternativer.
5. Klikk på Legg til deltakere for å legge til brukere fra kontaktlisten. Du kan bare velge brukere fra din organisasjon/ditt område. Velg ønskede brukere, og klikk deretter på OK.
6. Klikk på OK for å opprette den nye saken basert på innstillingene dine.

Inviter eksterne deltakere

Når du oppretter en sak, er det bare mulig å legge til interne brukere. Når saken er opprettet, kan du gå til panelet til høyre for å invitere flere interne brukere eller eksterne deltakere.

1. Klikk  ved siden av deltakeroverskriften øverst i listen over eksisterende deltakere.
2. Fyll ut fritekstfeltene Fornavn, Etternavn og E-post. Denne deltakeren vil nå motta en e-post med en lenke til denne saken, og vil kunne sende og motta meldinger og vedlegg.
3. Klikk på OK for å avslutte.

Listevisning for saken

Panelet til venstre for saksbehandleren består av en listevisning over alle aktive kasus. Visningen er todelt:

• Valgt hendelse: Viser alle saker som er tilknyttet den aktive hendelsen. Antall aktive saker vises bak overskriften.
• Ikke tilknyttet hendelsen: Viser alle saker som er opprettet utenfor en hendelse.

Detaljvisning av saken

Klikk  eller overskriften for saken i listevisningen i venstre panel til saksbehandleren for å se detaljene om den valgte saken. Dette er noen av dem:

• Opprettet av: Rollen og navnet på den som har opprettet saken.
• Opprettet : Dato og klokkeslett da saken først ble registrert.
• Hendelse: ID-en og navnet på hendelsen denne saken er tilknyttet.
• Nivåer: Viser hvilke nivåer som har tilgang til denne saken (strategisk, taktisk, operativt).

Sakspreferanser

For hvert sak i listevisningen kan du få tilgang til preferansene for den ønskede saken ved å klikke  til høyre for overskriften til saksnavnet. Her kan du gjøre følgende:

• Redigere: Rediger alle alternativene for denne saken, unntatt tilkoblingen til sakshendelsen, som ikke kan endres.
• Slette: Slett saken. Dette kan ikke angres.
• Lukke: Lukk saken. Dette kan om nødvendig åpnes igjen ved å klikke på  i overskriften og deretter velge Vis lukkede saker.. Finn ønsket sak i listevisningen over slettede saker og klikk   og deretter på Åpne. Saken er nå tilbake i listevisningen over åpne saker.
• Eksportere: Eksporter meldingene som en PDF-fil. Den blir lastet ned til datamaskinen din som en ZIP-fil. Merk av i avmerkingsboksen for vedlegg for å eksportere dem til en mappe i samme ZIP-fil.

Meldingsvinduet

I hovedvinduet midt i arbeidsområdet til saksbehandleren finner du meldinger fra alle deltakere med navn, dato/klokkeslett og loggkategori for hver oppføring. Du kan filtrere meldingene i loggkategorier som er angitt av administratoren, og kan legge ved filer og bilder.

Funksjonslinje

Den øverste linjen i vinduet viser saksnavnet øverst til venstre, og hvis saken har loggføring aktivert vil du se dette ved siden av.

Øverst til høyre har du tilgang til disse to funksjonene:

• Søk: Et enkelt søk. Alle treff vises i meldingsvinduet. Klikk  for å lukke søket.
• Last ned: Eksporter meldingene og vedleggene til en ZIP-fil. Meldingene eksporteres til en PDF-fil og vedleggene til en mappe.

Saksfiltre

Alle deltakere kan filtrere visningen av sendte meldinger. Disse filtrene er plassert rett under funksjonslinjen under merkingen Saksfiltre. Klikk på ønsket filter – du kan velge ett eller flere. Når den er aktiv, endres bakgrunnsfargen til svart. Melingsvinduet viser bare meldingene som er arkivert under valgte filtre. Filtrene velges av deltakeren når meldingen sendes til gruppen.

Filtrene defineres av administratoren, men som standard leveres CIM Essential med disse filtrene: Beslutning, iverksatte tiltak og viktig informasjon.

Send melding

Nederst i det midtre panelet kan du skrive meldinger og sende dem til alle deltakerne.

1. Skriv teksten i fritekstfeltet.
2. Velg en loggkategori hvis du ønsker det fra nedtrekkslisten Velg. Deltakerne kan deretter velge å filtrere meldingene basert på dette valget. Loggkategoriene defineres av CIM Essential-administratoren.
3. Klikk  for å legge til et vedlegg (fil eller bilde). Velg en fil fra datamaskinen eller fra filarkivet i CIM Essential.
4. Klikk på eller trykk ENTER for å sende meldingen.

Deltakere og vedlegg

I panelet til høyre i Saksbehandler finner du en liste over eksisterende deltakere for den aktive saken i listevisningen. Antall deltakere vises ved siden av overskriften. Klikk  for å legge til/invitere brukere/kontakter fra CIM eller for å legge til eksterne deltakere.

Under overskriften finner du en liste over deltakerne i denne saken. Når den er grønn, betyr det at brukeren er logget på systemet og aktiv i denne saken/hendelsen. Hvis den er grå, betyr det at brukeren er logget av.

I listen over Vedlegg finner du en listevisning over de opplastede bildene og filene som er tilknyttet denne saken. Klikk på bildet for å se det i fullversjon, og klikk på filnavnet for å laste ned filen.