Der Case Manager

Über den Case Manager

Case Manager verbindet Benutzer und Teilnehmer in speziellen Chat-Räumen, in denen Informationen zwischen internen Benutzern und Kontakten ausgetauscht werden können, und bietet die Möglichkeit, mit externen Benutzern zu interagieren. Case Manager kann als Kommunikationsplattform sowohl für den aktiven Incident  als auch für den Informationsaustausch auf einer allgemeineren Ebene zwischen Nutzern mit gemeinsamen Interessen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben verwendet werden.

Der Case Manager befindet sich in der Systemleiste und kann über die Schaltfläche aufgerufen werden.

Sie ist auch unter dem Menüpunkt Boards zu finden.

Das Modul setzt sich aus drei Arbeitsbereichen zusammen:

• Auf der linken Seite: Neuen Case hinzufügen, Kategorien definieren und eine Listenansicht aller aktiven Fälle.
• In der Mitte: Das Chat-Room-Fenster, in dem Sie alle Nachrichten in dem ausgewählten Case sehen können. Senden Sie Nachrichten und Anhänge, und filtern Sie die Anzeige nach Protokollkategorien.
• Auf der rechten Seite: Anzeigen und Hinzufügen von Teilnehmern zum Case. Hier befindet sich auch eine Listenansicht der Anhänge (Dateien und Bilder).

Neuen Case hinzufügen

Klicken Sie in der linken Spalte auf den oberen Rand des Arbeitsbereichs. Auf der rechten Seite erscheint ein Einblendfenster. Führen Sie diese Aktionen aus:

1. Geben Sie den Namen für diesen Case in das erste freie Textfeld ein.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Case mit Incident  verbinden, wenn dieser Case nur für den aktiven Incident  und diejenigen, die Zugriff darauf haben, verfügbar sein soll. Wenn Sie dieses Kästchen nicht ankreuzen, wird der Case nicht mit dem Incident  verbunden, sondern ist für alle Teilnehmer verfügbar.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Case automatisch protokollieren, um alle in diesem Chat gesendeten Nachrichten an das Laufende Protokoll zu senden.
4. Ebenen: Markieren Sie die Kästchen für die Ebenen (strategisch, taktisch, operativ), die Zugang zu diesem Case haben sollen. Sie können eine oder mehrere auswählen.
5. Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen, um Benutzer aus Ihrer Kontaktliste hinzuzufügen. Sie können nur Benutzer aus Ihrer Organisation/Ihrem Bereich auswählen. Wählen Sie die gewünschten Personen aus und klicken Sie dann auf OK.
6. Klicken Sie auf OK, um den neuen Case auf der Grundlage Ihrer Einstellungen zu erstellen.

Externe Teilnehmer einladen

Wenn Sie einen Case erstellen, können Sie nur interne Benutzer hinzufügen. Wenn der Case erstellt ist, können Sie auf der rechten Seite weitere interne Benutzer oder externe Teilnehmer einladen.

1. Klicken Sie auf neben der Überschrift Teilnehmer, oben in der Liste der vorhandenen Teilnehmer.
2. Füllen Sie die Freitextfelder Vorname, Nachname und E-Mail aus. Dieser Teilnehmer erhält nun eine E-Mail mit einem Link zu diesem Case und kann Nachrichten und Anhänge senden und empfangen.
3. Klicken Sie auf OK, um das Hinzufügen abzuschließen.

Die Ansicht der Caseliste

Die linke Seite des Case Managers besteht aus einer Listenansicht aller aktiven Fälle. Die Ansicht ist in zwei Teile geteilt:

• Ausgewählter Incident : Zeigt alle Fälle an, die mit dem aktiven Incident  verbunden sind. Die Anzahl der aktiven Fälle wird hinter der Kopfzeile angezeigt.
• Nicht mit dem Incident  verbunden: Zeigt alle Fälle an, die außerhalb eines Incident s erstellt wurden.

Die Case-Detailansicht

Klicken Sie auf die Kopfzeile des Cases in der Listenansicht auf der linken Seite des Case Managers, um die Details des ausgewählten Cases anzuzeigen. Dies sind die verfügbaren Details:

• Erstellt von: Die Rolle und der Name des Erstellers des Casees.
• Erstellt: Datum und Uhrzeit, zu der der Case erstmals registriert wurde.
• Incident : Die ID und der Name des Incident s, mit dem dieser Case verbunden ist.
• Ebenen: Zeigt an, welche Ebenen auf diesen Case zugreifen können (strategisch, taktisch, operativ).

Präferenzen für den Case

Für jeden Case in der Listenansicht können Sie die Einstellungen für den gewünschten Case aufrufen, indem Sie rechts neben der Kopfzeile des Casenamens klicken. Hier können Sie die folgenden Aktionen durchführen:

• Bearbeiten: Bearbeiten Sie alle Optionen für diesen Case, mit Ausnahme der Verbindung zum Case, die nicht geändert werden kann.
• Löschen: Löschen Sie den Case. Er kann nicht wiederbelebt werden.
• Schließen: Schließen Sie den Case. Er kann bei Bedarf wieder geöffnet werden, indem Sie in die Kopfzeile klicken und dann Geschlossene Fälle anzeigen wählen. Suchen Sie den gewünschten Case in der Listenansicht der gelöschten Fälle und klicken Sie auf und dann auf Öffnen. Der Case erscheint dann wieder in der Listenansicht der offenen Fälle.
• Exportieren: Exportieren Sie die Nachrichten als PDF-Datei. Sie wird als .zip-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen. Markieren Sie das Kontrollkästchen für Anhänge, um diese in einen Ordner zu exportieren, der sich in derselben Zip-Datei befindet.

Das Nachrichtenfenster

Im Hauptfenster in der Mitte des Case Manager-Arbeitsbereichs finden Sie die Nachrichten aller Teilnehmer mit Namen, Datum/Uhrzeit und Protokollkategorie für jeden Eintrag. Sie können die Nachrichten nach den vom Administrator festgelegten Protokollkategorien filtern, und Sie können Dateien und Bilder anhängen.

Funktionsleiste

In der oberen Leiste des Fensters wird links oben der Name des Cases angezeigt, und wenn die Protokollierung aktiviert ist, sehen Sie daneben dieses (.

In der rechten oberen Ecke können Sie auf diese beiden Funktionen zugreifen:

•   Suche : Eine einfache Suche. Alle Treffer werden im Nachrichtenfenster angezeigt. Klicken Sie auf , um die Suche zu schließen.
•   Download : Exportieren Sie die Nachrichten und die Anhänge in eine Zip-Datei. Die Nachrichten werden in eine PDF-Datei und die Anhänge in einen Ordner exportiert.

Filtergehäuse

Alle Teilnehmer können die Anzeige der gesendeten Nachrichten filtern. Diese Filter befinden sich direkt unter der Funktionsleiste unter dem Tag FilterCase. Klicken Sie auf den gewünschten Filter - Sie können einen oder mehrere auswählen. Wenn der Filter aktiv ist, ändert sich die Hintergrundfarbe zu schwarz. In der Nachrichtenansicht werden nur die Nachrichten angezeigt, die unter dem/den gewählten Filter(n) abgelegt sind. Die Filter werden vom Teilnehmer ausgewählt, wenn er die Nachricht an die Gruppe sendet.

Filter werden vom Administrator definiert, aber standardmäßig wird CIM Essential mit diesen Filtern geliefert: Entscheidung, Getroffene Maßnahmen und Wichtige Informationen.

Nachricht senden

Im unteren Teil des mittleren Fensters können Sie Nachrichten schreiben und an alle Teilnehmer senden.

1. Schreiben Sie den Text in das freie Textfeld.
2. Wählen Sie gegebenen Cases eine Protokollkategorie aus der Dropdown-Liste Wählen. Die Teilnehmer können dann wählen, ob sie die Meldungen nach dieser Auswahl filtern möchten. Die Protokollkategorien werden vom CIM Essential Administrator definiert.
3. Klicken Sie auf , um einen Anhang (Datei oder Bild) hinzuzufügen. Wählen Sie eine Datei vom Computer oder aus dem Dateiarchiv in CIM Essential.
4. Klicken Sie auf oder drücken Sie ENTER, um die Nachricht zu senden.

Teilnehmer und Anhänge

Auf dem Panel rechts im Case Manager finden Sie in der Listenansicht eine Liste über die vorhandenen Teilnehmer für den aktiven Case. Neben der Kopfzeile wird die Anzahl der Teilnehmer angezeigt. Klicken Sie auf , um Benutzer/Kontakte aus CIM hinzuzufügen/einzuladen oder um externe Teilnehmer hinzuzufügen.

Unter der Kopfzeile finden Sie eine Liste der Teilnehmer an diesem Case. Wenn sie grün markiert ist, bedeutet dies, dass dieser Benutzer im System angemeldet und in diesem Case aktiv ist. Wenn sie grau ist, bedeutet dies, dass der Benutzer abgemeldet ist.

In der Liste der Anhänge finden Sie eine Listenansicht der hochgeladenen Bilder und Dateien, die mit diesem Case verbunden sind. Klicken Sie auf das Bild, um es in der Vollversion zu sehen, und klicken Sie auf den Dateinamen, um die Datei herunterzuladen.