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Gestor de conferencias
Recibirá el número de acceso telefónico de la plataforma de conferencias cuando solicite y reciba el acceso administrativo a la misma. Este número de acceso telefónico será el mismo para todas sus conferencias.
Configuración de usuarios para la conferencia
Para el uso exclusivo de la función de conferencia de la herramienta, se podrá asignar exclusivamente la autorización de conferencia a un usuario en caso necesario.
Deberá crear un nuevo usuario que solo tenga acceso al panel de conferencias.
A este usuario se le asignará el perfil «FUNCIÓN_CONFERENCIA».
Para evitar que grupos de usuarios visualicen y editen las conferencias de otros grupos de usuarios, el administrador principal podrá crear Departamentos con antelación.
Vista general de la conferencia
En la vista general de la conferencia se mostrarán:
- Todas las conferencias previstas y anteriores.
- Nombre del creador de la conferencia.
- Departamento en el que se haya creado la conferencia.
- Número de participantes/línea reservados.
- Duración de la conferencia desde la hora de inicio.
- Estado de las conferencias.
PROGRAMADO | La conferencia está prevista en un futuro. | |
INICIALIZADO | La conferencia no se puede modificar; es posible llamar a la sala de espera. | |
EN CURSO | El participante principal ha accedido; se ha iniciado la conferencia. | |
FINALIZADO | La conferencia ha finalizado. | |
ERROR | Se ha producido un error durante la conferencia. |
Nota: Una conferencia con estado «Programado» pasará al estado «Inicializado» 15 minutos antes de su comienzo, dado que, a partir de este momento, los participantes ya podrán llamar a la sala de espera. A partir de entonces, ya no será posible modificar la conferencia.
Planificación de una conferencia
Con la ayuda del panel de conferencias, todos los canales de telefonía disponibles de la plataforma se podrán planificar para todos los usuarios.
- Conferencia principal: En una conferencia principal, un participante de la conferencia podrá recibir autorización administrativa por adelantado. Mediante esta autorización, podrá bloquear o desbloquear la conferencia para futuras llamadas telefónicas utilizando los tonos DTMF. Además, la conferencia no comenzará hasta que este participante haya entrado en la misma. Si, al comienzo de la conferencia, el participante principal todavía no ha accedido, el resto de participantes también permanecerá en la «sala de espera». Si el participante principal desconecta la conexión telefónica de la conferencia, la sala de conferencias finalizará también para el resto de los participantes.
- Conferencia recurrente: Las conferencias se pueden programar con intervalos fijos. Los intervalos de repetición son: diario, semanal y mensual. La referencia para el día y la hora se deriva de la fecha de inicio. La «Fecha de finalización» define la fecha de finalización de la serie.
- Llamada para acceder a una conferencia: Los datos de acceso telefónico a una conferencia se envían a través de los canales especificados en «Sending Conference Invitations through the Following Channels» (Envío de invitaciones a la conferencia a través de los siguientes canales):
- Correo electrónico: invitación por correo electrónico con datos de acceso telefónico y entrada de calendario.
- Aplicación: notificación push con entrada de calendario.
- SMS: mensaje con datos de acceso telefónico.
Todos los datos de contacto disponibles se utilizan para esta finalidad.
El participante podrá llamar al número de conferencia mencionado en la invitación y se le pedirá el ID de la conferencia y, si lo conoce, su PIN personal.
Los participantes sin PIN se añadirán a la conferencia como «Unknown» (Desconocidos).
Si el participante de la conferencia llama con su propio número de teléfono, que está registrado en la configuración de personas, el panel de conferencias lo reconocerá y remitirá directamente a la sala de conferencias a la que esté asignado. En este caso no será necesario introducir el ID de la conferencia ni el PIN.
Funcionamiento de una conferencia activa
El icono de persona delante del nombre del tema de la conferencia ofrece una visión general rápida de las personas que ya se encuentran en la sala de conferencias.
- Durante la configuración: Icono de persona negro: Inmediatamente después de la configuración inicial o de un cambio, no se visualizará ningún icono, dado que solo aparece cuando el sistema haya enviado una invitación.
- Durante una conferencia:
- Icono de persona negro: La persona ha sido invitada pero aún no ha entrado en la sala de conferencias.
- Icono de persona verde: La persona está activa en la conferencia.
- Icono de persona rojo: La persona estaba en la conferencia y la ha abandonado.
Durante una conferencia en curso, determinadas funciones se pueden configurar inmediatamente. Otras funciones como «Name» (Nombre), «Department» (Departamento), «Language» (Idioma), «Start & End Time» (Hora de inicio y finalización), «Master Conference» (Conferencia principal) o «Record Name» (Registrar nombre) no se pueden modificar posteriormente.
El usuario web tiene un control total sobre una conferencia en curso y puede utilizar inmediatamente las siguientes funciones:
- Permitir acceso telefónico: Durante una conferencia en curso, la opción «Allow Dial-in» (Permitir acceso telefónico) se puede utilizar en cualquier momento para impedir o activar el acceso telefónico a la conferencia actual. Cada usuario recibirá una notificación de audio.
- Participantes de la conferencia: Los participantes podrán:
- Añadirse durante la planificación de una conferencia o durante una conferencia en curso.
- Eliminarse de la conferencia en cualquier estado.
- Ser silenciados o dejar de ser silenciados individualmente por el usuario web. El usuario recibirá una notificación de audio al respecto. - Finalización de la llamada de conferencia: Detiene la conferencia actual y desconecta a todos los participantes inmediatamente.
- Personas: Muestra una lista de todas las personas guardadas en el sistema (según el departamento que el usuario web conectado pueda visualizar). Estas personas pueden ser invitadas directamente a una conferencia utilizando los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico guardados.
Funcionamiento por teléfono
Al introducir secuencias de tonos DTMF, la conferencia se podrá realizar sin la interfaz web. Para ello estarán disponibles los siguientes comandos:
→ 1#: silenciar
→ 2#: dejar de silenciar
→ 8#: bloqueo de acceso telefónico (solo disponible como participante principal)
→ 9#: desbloqueo de acceso telefónico (solo disponible como participante principal)
Las opciones «Mute»/«Unmute» (Silenciar/Dejar de silenciar) las podrá activar cada participante mediante secuencia de tonos DTMF. En este caso, se impedirá la transmisión de voz del participante en la conferencia, pero el participante podrá seguir escuchando.
Tan pronto como una persona se silencie a sí misma o lo haga un participante principal, recibirá una información de audio al respecto.
Si el participante principal ha silenciado a un participante en la conferencia a través de la interfaz web, el participante no podrá «silenciarse» de nuevo.
