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Conference manager
Vous recevez le numéro à composer de la plateforme de conférence lorsque vous commandez et recevez votre accès administratif à la plateforme. Ce numéro à composer est alors le même pour toutes vos conférences.
Configuration des utilisateurs pour la conférence
Pour utiliser la fonction de conférence de l’outil, il est possible qu’un utilisateur se voie uniquement affecter l’autorisation conférence.
Pour cela, il faut créer un nouvel utilisateur qui doit uniquement avoir accès au tableau des conférences.
Le profil « ROLE_CONFERENCE » est affecté à cet utilisateur.
Pour empêcher les groupes d’utilisateurs de voir et de modifier les conférences d’autres groupes d’utilisateurs, l’administrateur principal peut créer à l’avance des « départements ».
Vue d’ensemble de la conférence
La vue d’ensemble de la conférence vous fournit les informations suivantes :
- toutes les conférences planifiées et passées ;
- nom du créateur de la conférence ;
- département dans lequel la conférence a été créée ;
- nombre de lignes/participants réservés ;
- durée de la conférence à partir de l’heure de début ;
- statut de la conférence.
SCHEDULED | La conférence est planifiée | |
INITIALIZED | La conférence ne peut pas être modifiée ; il est possible d’accéder à la salle d’attente | |
RUNNING | Le participant principal est connecté ; la conférence a démarré | |
TERMINATED | La conférence est terminée | |
ERROR | Une erreur s’est produite pendant la conférence |
Remarque : une conférence au statut « Scheduled » passe au statut « Initialized » 15 minutes avant le début, car à partir de ce moment, les participants peuvent déjà accéder à la salle d’attente. Il n’est alors plus possible de déplacer la conférence.
Planifier une conférence
Le tableau des conférences permet de planifier tous les canaux téléphoniques disponibles de la plateforme pour tous les utilisateurs.
- Master Conference : lors d’une conférence de type Master Conference, un participant peut recevoir une autorisation administrative à l’avance. Grâce à cette autorisation, il peut alors bloquer et débloquer les nouvelles connexions à la conférence effectuées via des appels téléphoniques à l’aide des tonalités DTMF. En outre, la conférence ne démarre pas tant que ce participant ne s’est pas lui-même connecté. Les autres participants restent dans la « salle d’attente » tant que le participant principal ne s’est pas connecté. Si le participant principal interrompt la connexion téléphonique à la conférence, cela est également le cas pour les autres participants.
- Recurring conference : il est possible de planifier des conférences à intervalles fixes. Les intervalles de répétition sont les suivants : tous les jours, toutes les semaines et tous les mois. La référence pour le jour et l’heure est dérivée de la date de début. Le paramètre « End date » définit la date de fin de la série.
- Dialing into a conference : les données pour se connecter à une conférence sont envoyées via les canaux spécifiés dans « Sending Conference Invitations through the Following Channels » :
- E-mail : invitation par e-mail avec données de connexion et entrée de calendrier
- Application : notification push avec entrée de calendrier
- SMS : message contenant les données de connexion
Toutes les coordonnées disponibles sont utilisées à cette fin.
Le participant peut appeler le numéro de conférence mentionné dans les invitations. Il est ensuite invité à fournir l’identifiant de la conférence et, s’il le connaît, son PIN personnel.
Les participants sans PIN sont ajoutés à la conférence avec l’étiquette « Inconnu ».
Si le participant passe l’appel avec son propre numéro de téléphone qui est enregistré dans la configuration de personne, le tableau des conférences le reconnaît et transfère directement le participant à la salle de conférence à laquelle il est affecté. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de saisir un identifiant de conférence et un PIN.
Gérer une conférence active
L’icône personne située en regard du nom de la conférence donne un aperçu rapide des participants qui se trouvent déjà dans la salle de conférence.
- Pendant la configuration : icône personne noire : immédiatement après la configuration initiale ou une modification, aucune icône n’est visible, car cette icône n’apparaît que lorsqu’une invitation a été envoyée par le système.
- Pendant une conférence :
- Icône personne noire : la personne a été invitée, mais n’est pas encore entrée dans la salle de conférence.
- Icône personne verte : la personne est active dans la conférence.
- Icône personne rouge : la personne était dans la conférence, mais est partie.
Pendant une conférence en cours, certaines fonctions peuvent être définies immédiatement. Les autres fonctions telles que « Name », « Organizational unit », « Language », « Start & End Time », « Master Conference » ou « Record Name » ne peuvent pas être modifiées ultérieurement.
L’utilisateur Web a un contrôle total sur la conférence en cours et peut immédiatement utiliser les fonctions suivantes :
- Allow dial-in : au cours d’une conférence en cours, cette option peut être utilisée à tout moment pour bloquer ou débloquer la connexion à la conférence en cours. Chaque utilisateur recevra une notification audio.
- Conference participants : les participants peuvent :
- être ajoutés pendant la planification de la conférence ou pendant la conférence en cours ;
- être retirés de la conférence indépendamment du statut ;
- être mis en sourdine/réactivés individuellement par l’utilisateur Web. L’utilisateur reçoit une notification audio à ce sujet. - End conference call : ce paramètre arrête la conférence en cours et déconnecte immédiatement tous les participants.
- Personnes : répertorie toutes les personnes enregistrées dans le système (en fonction du département que l’utilisateur Web connecté est autorisé à voir). Ces personnes peuvent être invitées directement à une conférence à l’aide des numéros de téléphone et des adresses e-mail enregistrés.
Gérer par téléphone
En entrant des séquences de tonalités DTMF, il est possible de gérer la conférence sans l’interface Web. Les commandes suivantes sont disponibles à cette fin :
→ 1# : désactiver le son
→ 2# : réactiver le son
→ 8# : bloquer les connexions (disponible uniquement pour le participant principal)
→ 9# : débloquer les connexions (disponible uniquement pour le participant principal)
Chaque participant peut désactiver le son et le réactiver pour lui-même à l’aide d’une séquence de tonalités DTMF. Dans ce cas, la transmission vocale est bloquée côté participant, mais le participant peut toujours écouter.
Lorsque vous désactivez le son pour vous ou pour le participant principal, vous recevez une notification vocale à ce sujet.
Si le participant principal a désactivé le son d’un participant via l’interface Web, le participant ne peut pas réactiver le son lui-même.
