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Konferenz Manager
Die Einwahlnummer des Konferenz Managers erhalten Sie mit der Beauftragung und der Zusendung Ihres administrativen Zugangs zur FACT24 ENS+ Cloud Plattform. Diese Einwahlnummer ist dann für all Ihre Konferenzen gleichbleibend.
Nutzer für die Konferenz einrichten
Für die reine Nutzung der Konferenzfunktion des FACT24 ENS+ Cloudservers kann einem Nutzer bei Bedarf ausschließlich die Konferenz-Berechtigung zugeteilt werden.
Erstellen Sie zunächst einen neuen Benutzer, der ausschließlich Zugang zum Konferenz Manager haben soll.
Dieser User bekommt als Profil «ROLE_CONFERENCE» zugewiesen.
Um zu unterbinden, dass Benutzergruppen die Konferenzen anderer Benutzergruppen sehen und bearbeiten können, können bereits vorab durch den Hauptadministrator «Abteilungen» gebildet werden.
Konferenzübersicht
Die Konferenzübersicht zeigt Ihnen:
- alle geplanten und vergangenen Konferenzen
- Namen des Erstellers der Konferenz
- Abteilung, in der die Konferenz erstellt wurde
- Anzahl der reservierten Teilnehmer/Leitungen
- Dauer der Konferenz ab dem Startzeitpunkt
- Status der Konferenzen
Scheduled | Konferenz ist in der Zukunft geplant |
Initialized | Konferenz kann nicht mehr geändert werden, Einwahl in Warteraum möglich |
Running | Master ist eingewählt, Konferenz ist gestartet |
Terminated | Konferenz ist beendet |
Error | Bei der Konferenz ist ein Fehler aufgetreten (siehe Troubleshooting) |
Hinweis: Eine geplante («Scheduled») Konferenz geht 15 Minuten vor dem Konferenzbeginn in den Status gestartet («Initialized») über, da sich ab diesem Zeitpunkt bereits die Teilnehmer in den Warteraum einwählen können. Ab diesem Zeitpunkt ist das Verschieben der Konferenz nicht mehr möglich.
Eine Konferenz planen
Mit Hilfe des FACT24 ENS+ Konferenzboards können alle zur Verfügung stehenden Telefonkanäle der Plattform über alle Anwender hinweg planbar gemacht werden.
Beim Erstellen einer Konferenz und dem Planen von benötigten Leitungen wird geprüft, ob für die geplante Zeit genügend Kanäle zur Verfügung stehen. Hierdurch wird sichergestellt, dass die Konferenzen mit den geplanten Ressourcen immer stattfinden können.
Masterkonferenz
Bei einer Masterkonferenz kann einem Konferenzteilnehmer vorab die administrative Berechtigung gegeben werden. Hierüber kann dieser dann mittels der DTMF Tonfolgen die Konferenz für weitere telefonische Einwahlen sperren oder entsperren. Des Weiteren startet die Konferenz erst, wenn sich dieser Teilnehmer selbst eingewählt hat. Ist der Master-Teilnehmer zum Start der Konferenz noch nicht eingewählt, bleiben auch die anderen Konferenzteilnehmer so lange im «Warteraum». Trennt der Master-Teilnehmer die Telefonverbindung zur Konferenz, wird der Konferenzraum auch für die übrigen Teilnehmer beendet.
Wiederkehrende Konferenz
Konferenzen können mit festen Intervallen geplant werden. Die Wiederholungsintervalle sind:
- täglich
- wöchentlich
- monatlich
Die Referenz für Tag und Uhrzeit ergibt sich aus dem Startdatum. «End Datum» legt das Datum des Serienendes fest.
Einwahl in eine Konferenz
Die Einwahldaten für die Konferenz werden über die in «Verschicke Konferenzeinladungen über die folgenden Kanäle» festgelegten Kanäle versendet:
- E-Mail: E-Mail-Einladung mit Einwahldaten und Kalendereintrag
- APP: Push-Benachrichtigung mit Kalendereintrag
- SMS: Nachricht mit Einwahldaten
Dabei werden sämtliche zur Verfügung stehen Kontaktdaten genutzt.
Der Teilnehmer kann die in den Einladungen genannte Konferenznummer anrufen und wird dann nach der Konferenz-ID sowie, falls bekannt, der PIN gefragt.
Teilnehmer ohne PIN werden als «Unbekannt» zur Konferenz hinzugefügt.
Ruft der Konferenzteilnehmer mit der eingetragenen Telefonnummer an, erkennt das Konferenzboard diesen und leitet ihn direkt in den Konferenzraum weiter. Hierbei ist keine Eingabe von Konferenz-ID und PIN notwendig.
Aktive Konferenz bedienen
Über das Personen-Icon vor dem Namen des Konferenzteilnehmers erhält man eine schnelle Übersicht darüber, wer sich bereits im Konferenzraum befindet.
- Während der Einrichtung: Schwarzes Personen-Icon: Direkt nach der Ersteinrichtung oder einer Änderung ist kein Icon zu sehen, da dieses erst erscheint, wenn eine Einladung vom System versendet wurde.
- Während einer Konferenz:
- Schwarzes Personen-Icon: Person wurde eingeladen aber hat den Konferenzraum bisher nicht betreten
- Grünes Personen-Icon: Person ist aktiv in Konferenz
- Rotes Personen-Icon: Person war in der Konferenz und hat diese wieder verlassen
Während einer laufenden Konferenz können bestimmte Funktionen unmittelbar eingestellt werden. Andere Funktionen, wie z.B. «Name», «Abteilung», «Sprache», «Start- & Endzeitpunkt», «Masterkonferenz» oder «Aufzeichnen des Namens», können nachträglich nicht modifiziert werden.
Der Web-User hat die vollständige Kontrolle über eine laufende Konferenz und kann folgende Funktionen unmittelbar nutzen:
Einwahl zulassen | Bei einer laufenden Konferenz kann über den Umschalter «Einwahl zulassen» zu jeder Zeit die Einwahl in die aktuelle Konferenz unterbunden oder freigeschaltet werden. Jeder Nutzer erhält hierüber eine Audiobenachrichtigung. |
Konferenzteilnehmer | Teilnehmer können: - bei der Konferenzplanung oder auch während einer laufenden Konferenz hinzugefügt werden - in jedem Zustand von der Konferenz entfernt werden - vom Web-User einzeln stumm bzw. wieder laut geschaltet werden. Der Nutzer erhält hierüber eine Audiobenachrichtigung. |
Telefonkonferenz beenden | Beendet die aktuelle Konferenz und trennt alle Teilnehmer unmittelbar. |
Personen | Listet alle im System hinterlegten Personen auf (abhängig von der Abteilung, die der angemeldete Web-User sehen darf). Diese Personen können mit den hinterlegten Rufnummern und Emailadressen direkt in eine Konferenz eingeladen werden. |
Bedienung per Telefon
Mittels der Eingabe von DTMF-Tonfolgen kann die Konferenz ohne die Weboberfläche bedient werden. Hierzu stehen folgende Befehle zur Auswahl:
→ 1#: Stummschaltung
→ 2#: Stummschaltung aufheben
→ 8#: Einwahl sperren (steht nur als «Master» zur Verfügung)
→ 9#: Einwahlsperrung aufheben (steht nur als «Master» zur Verfügung)
«Stummschaltung»/«Stummschaltung aufheben» kann per DTMF Tonfolge von jedem Teilnehmer für sich selbst aktiviert werden. Hierbei wird dann die Sprachübertragung vom Teilnehmer in die Konferenz unterbunden, er kann jedoch noch mithören.
Sobald man selbst oder ein Master die «Stummschaltung»/«Stummschaltung aufheben» geschaltet hat, erhält man eine Sprachinformation hierüber.
Hat der Master in der Konferenz per Weboberfläche einen Teilnehmer stumm geschaltet, kann der Teilnehmer diese nicht selbst aufheben.
