Krisehåndtering

Operasjonssentralen for hendelser muliggjør sentral registrering og behandling av hendelser med mulighet for fordeling av oppgaver og registrering av informasjon, vedtak og loggføring av alle prosesser.

→ En hendelse kan inneholde flere oppgaver, informasjon og beslutninger.

→ En hendelse kan tilordnes flere avdelinger («+»).

→ En hendelse kan behandles av flere team på ulike hierarkiske nivåer.

→ Alle endringer innenfor en hendelse lagres i systemet. Dette gjøres ved hjelp av uavhengige versjoner av informasjonen, vedtak og oppgaver og opprettelse av systeminformasjon ved generell informasjon om hendelsen.

Oversikt

Oversikten viser brukeren alle hendelser som er relevante for vedkommende.

En hendelse kan ses eller redigeres av en bruker, hvis brukeren enten har opprettet en hendelse uavhengig eller er medlem av et team som har blitt tildelt en hendelse.

Et filter kan brukes på feltene «Status», «Navn», «Sted», «Kategori» og «Start- og sluttdato». «Øye»-ikonet lar deg lese en hendelse. Hendelsen kan redigeres med «Penn-Ikonet». Brukere som kun har en revisorrolle kan kun lese om en hendelse.

En hendelse kan ha to forskjellige statuser:

Bare hovedbrukere kan slette fullførte hendelser.

I det nedre området finner brukeren oppgavene som er tildelt ham. Disse oppgavene kan være fra ulike hendelser. Hvis en gjennomføringstid overskrides innenfor en oppgave, utheves hendelsen med en rød bakgrunnsfarge. Brukeren kan redigere oppgaven direkte ved å klikke på «Penn-ikonet».

Hendelsesdetaljer

Innenfor en hendelse er det fem underkategorier

Dokumentasjon

Dokumentasjonen inneholder fire underseksjoner, disse er «Generell informasjon», «Tildeling av oppgavelister», «Rask registering» og «Oppføringer» Løsningen støtter også fire typer oppføringer:

Generell informasjon

• Navn: Dette brukes til å registrere navnet på en hendelse.
• Eskaleringsnivå: Her kan viktigheten av en hendelse defineres og man kan dermed også oppgi ønsket arkivering av en prosess. Det er fire nivåer å velge mellom, disse er «Hendelse», «Kritisk hendelse», «Nødssituasjon» og «Krise».
• Kategori: En kategori kan tildeles hver hendelse. Denne brukes til å gruppere hendelser av samme type og er relevant for evaluering av statistikk.
• Startdato: Starttidspunktet for en hendelse er definert her. Som standard brukes gjeldende systemtid. Denne tiden kan manuelt overskrives av brukeren, for eksempel hvis hendelsen fant sted på et tidligere tidspunkt og legges inn senere. Den faktiske systemtiden lagres som systeminformasjon under oppføringene.
• Sluttdato: Sluttdatoen for en hendelse er definert her. Som standard brukes gjeldende systemtid. Denne tiden kan manuelt overskrives av brukeren, for eksempel hvis hendelsen ble gjennomført på et tidligere tidspunkt. Den faktiske systemtiden lagres som systeminformasjon under oppføringene.
• Avdeling: Avdelingene som er berørt av en hendelse kan defineres her.
• Status: En hendelse kan lukkes eller gjenåpnes her. Vær oppmerksom på at en hendelse bare kan lukkes hvis det ikke er en oppgave som pågår. Ved arkivering av hendelser, vær oppmerksom på at lagringsperioden på 2 eller 10 år starter etter at status er satt til «stengt». Viktig - her vurderes systemtidspunktet for stengingen og ikke den eventuelt avvikende angitte tiden. Hvis en hendelse gjenåpnes og deretter lukkes igjen, starter arkiveringen av dataene fra systemtidspunktet fra siste lukking av en hendelse. Dermed forlenges arkiveringsperioden ved gjenåpning og lukking av en hendelse.
• Språk: Som standard vil dette være systemspråket til brukeren eller det valgte språket. Systeminformasjonen vises på det tilsvarende språket.
• Beskrivelse: Dette feltet gir en detaljert beskrivelse av hendelsen.
• Sted: Stedet for hendelsen kan legges inn her.

Tildeling av oppgavelister

Innenfor dette området kan tidligere definerte oppgavelister for en hendelse lastes inn. Du kan søke etter en oppgaveliste på navn eller på nøkkelord.

Etter at oppgavelisten er lastet inn, lagres oppgavene direkte under det fjerde punktet som er «Oppføringer».

Et teammedlem ser alltid bare den tilgjengelige oppgavelisten for sin avdeling. Hvis flere team jobber med en hendelse, kan de respektive teamene tildele gjøremålslister fra sin organisasjonsenhet til en hendelse. Etter tildeling av listen kan oppgavene redigeres av alle tildelte team, uavhengig av organisasjonsenheten.

Hurtigoppføring

I dette området har brukeren mulighet til å legge inn informasjon, beslutninger og oppgaver manuelt. Alle oppføringer har følgende felt:

• Type: Type oppføring velges her.
• Opprettingstid: Det er her opprettelsestidspunktet for oppføringen er definert. Som standard brukes gjeldende systemtid. Denne tiden kan manuelt overskrives av brukeren. Tidspunktet for siste endring legges inn rett under oppføringen. Navnet på brukeren som gjorde den siste endringen vises også her.
• Navn: Her kan du tildele et navn for oppføringen.
• Rask e-post: Brukeren kan dra og slippe en e-post i feltet. Systemet kopierer automatisk teksten til feltet «Navn» fra emnelinjen. E-posten lagres også som et vedlegg.
• Beskrivelse: Her kan du legge inn en beskrivelse av oppføringen.
• Kilde: Her kan kilden til oppføringen legges inn. Alle personer som ble registrert i hendelsen er tilgjengelig her. I tillegg kan en person opprettes manuelt eller automatisk importeres via vCard Import ved hjelp av dra og slipp-funksjonen. Formatene «.vcard» og «.vcf» støttes. Som standard vil det være brukeren som oppretter oppføringen i systemet som er valgt.
• Vedlegg: Brukeren kan tilordne vedlegg til oppføringen ved hjelp av dra og slipp-funksjonen. Maksimal filstørrelse per vedlegg er 10 MB. Opptil 10 vedlegg kan lagres i en oppføring.
• Lagre: Denne knappen brukes til å lagre en oppføring i systemet. Oppføringen lagres automatisk under punktet «Oppføringer». Når en oppgave er lagret, settes oppgavens status direkte til Rediger.

  

• Hurtigoppføringen «Oppgaver» tilbyr flere felt for redigering.
  I området «Oppdragstaker» kan du angi en person som skal være ansvarlig for en oppgave. Alle brukere som har tilgangsrettigheter til den dedikerte hendelsen vil være tilgjengelig for å bli valgt. Hendelsen kan sees av den ansatte i oversikten over hans personlige oppgaver. Videre kan det settes en sluttdato for oppgaven.
  I området «Kontakter» kan kontaktpersoner for en oppgave lagres. Alle tilgjengelige kontakter i systemet vil være tilgjengelige for å bli valgt. I tillegg kan en person opprettes manuelt eller automatisk importeres via vCard Import ved å bruke dra og slipp-funksjonen. Formatene «.vcard» og «.vcf» støttes for dette formålet. Det er mulig å importere kontaktene via en CSV-fil. medfunksjonen «Importer kontakter».

Hendelsesartikler

Dette området inneholder alle prosesser innenfor en hendelse.

• Eksport: I det øvre området kan en automatisk eksport av en hendelse finne sted. Systemet vil generere et PDF-dokument. Det er mulig å velge hvilke oppføringer som skal importeres. De forskjellige registeringsfeltene vil være tilgjengelige. Etter å ha valgt ønskede oppføringstyper, kan man gjøre et utvalg av de ønskede registreringene. For å velge og eksportere alle registeringen, velger man «Velg alle». Alternativt kan individuelle oppføringer også velges. For å velge oppføringer kan et flerfilter brukes på feltene «Status», «Type», «Siste endring», «Navn», «Beskrivelse» og «Kilde». Et filter for vedleggene er ikke tilgjengelig.

  

• Viktig: For eksport via sorteringsfunksjonen i feltet «siste endring» kan du velge i hvilken kronologisk rekkefølge dataene skal eksporteres.

  

  Hvis de ønskede oppføringene er merket, kan eksportprosessen startes ved å klikke på «Eksporter»-knappen. I neste trinn åpnes et vindu hvor du kan velge ulike alternativer:

  

• Redigering av oppføringer: Informasjon, beslutninger og oppgaver kan redigeres når som helst. Hvis det er opprettet en ny versjon av en oppføring, opprettes et nytt versjonsnummer for oppføringen.
  Hvis en oppføring har en versjonshistorikk, er blir dette vist med et ikon på slutten. Ved å klikke på ikonet kan man lese eldre versjoner av en oppføring.

Her er detaljert informasjon om de ulike ikonene:

De forskjellige statustypene:

• Siste endring: I feltet «siste endring» kan du velge i hvilken periode siste endring ble gjort på en hendelse. Systemtidspunktet for endringen vurderes ikke her, men tidspunktet som er lagt inn. Dette kan avvike fra systemtiden. Endringene til en oppføring er markert i farger.
• Ytterligere felt: Feltene «Navn», «Beskrivelse», «Kilde» og vedlegg er allerede forklart i detalj i hurtigregistrerings funksjonen.
  Systeminformasjon brukes til å dokumentere en hendelse og kan ikke redigeres. Følgende informasjon er dokumentert i en systeminformasjon.
  ➔ Oppretting, endring og sletting av generell informasjon om en hendelse
  ➔ Legge til og slett lag
  ➔ Alarmrapporter, hvis en alarm ble utløst i en hendelse eller en ad-hoc-rapport ble utløst via Messenger, er rapporten tilgjengelig en time etter at en alarm har blitt avsluttet

Alarmer

Alle alarmer som er klare for å bli utløst er plassert i dette området. Via «Oppgave»-filteret vises alarmer som er knyttet til en oppgave. Hvis det ikke er satt inn et filter, vises alle tilgjengelige alarmer for utløsning for brukeren i henhold til dennes autorisasjon.

Når en alarm er fullført, genereres systeminformasjon med den detaljerte alarmrapporten.

Meldinger

Hendelsesmeldingen fungerer på nøyaktig samme måte som beskrevet i «Send melding». I tillegg tilbyr hendelsesmeldinger muligheten til å filtrere personer og grupper basert på oppføringene som er gjort. Dermed kan ad hoc-meldinger raskt sendes til kontakter for en bestemt oppføring.

Lag

Lag kan tildeles en hendelse via denne undersiden. Bare «ulåste» team kan redigere en hendelse. Så snart et team legges til eller fjernes fra en hendelse, oppretter systemet automatisk en systemoppføring. Det kan opprettes flere team innenfor én organisasjonsenhet.

Deltakere

Dette menypunktet tillater manuell inntasting av personer som har deltatt innenfor definerte kriseteam eller telefonkonferanser. Økter kan opprettes uavhengig. I tillegg kan du manuelt markere hvem som har deltatt på denne økten.

Deltakerlisten kan også nås via eksporten i dokumentasjonen